7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Những tồn tại và hạn chế
Ngoài những ƣu điểm trên, sau khi nghiên cứu, tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm còn tồn tại một số hạn chế sau:
2.3.2.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Bên cạnh những thành công trong tổ chức bộ máy kế toán ở trên thì tổ chức công tác kế toán còn một số hạn chế nhất định liên quan đến việc phân công công việc giữa phần hành kế toán tại Trung tâm. Phân công nhiệm vụ giữa các kế toán viên trong phòng chƣa thực sự hợp lý, vẫn xảy ra hiện tƣợng, có kế toán phải chịu trách nhiệm quá nhiều mảng công việc, khối lƣợng công việc quá lớn, bên cạnh đó lại có những kế toán chịu trách nhiệm những mảng công việc có khối lƣợng công việc ít.
Nhân viên kế toán còn thụ động, chƣa chú trọng và dành thời gian để cập nhật các chế độ chính sách, chế độ mới. Đội ngũ cán bộ kế toán tuy đã đƣợc đào tạo cơ bản về chuyên môn kế toán nhƣng chƣa thực sự đƣợc đào tạo trình độ chuyên sâu về tin học nên khả năng chuyên sâu về nghiệp vụ còn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu
Chƣa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế toán nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính khi lập chứng từ.
Trƣớc thực trạng chủ trƣơng xã hội hóa đƣợc đẩy mạnh, cơ chế tự chủ đƣợc đề cao đặc biệt thông qua việc ban hành Nghị định 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ, việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị đang là yêu cầu tất yếu đối với Trung tâm. Phòng Tài chính - Kế toán mới chỉ đáp ứng đƣợc các nghiệp vụ kế toán tài chính mà chƣa tổ chức đƣợc xây dựng các báo cáo quản trị. Các kế toán viên chƣa có kỹ năng sử dụng số
81
liệu báo cáo kế toán quản trị để phân tích, đánh giá phục vụ công tác quản lý, lập và điều hành các kế hoạch của đơn vị. Do vậy, việc cung cấp thông tin tài chính cho việc đánh giá, lập kế hoạch còn thiếu, việc đề xuất các giải pháp quản lý tài chính hầu nhƣ còn rất hạn chế, việc lập các báo cáo bộ phận, xây dựng hệ thống phân tích thông tin phục vụ ra quyết định không đƣợc coi là nhiệm vụ thƣờng xuyên của bộ máy kế toán.
2.3.2.2. Về tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán
a) Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Khâu tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế toán đôi khi còn bị động ảnh hƣởng đến tính kịp thời và khách quan của chứng từ kế toán. Khâu kiểm tra chứng từ mang nặng tính hình thức, hiệu quả chƣa cao, không đƣa ra các điều chỉnh kịp thời.
Một số nghiệp vụ mua sắm vật tƣ, tài sản của Trung tâm phải đƣợc thực hiện với đầy đủ chứng từ kế toán bao gồm: tờ trình xin mua sắm, báo giá cạnh tranh, biên bản xét chọn, quyết định chỉ định đơn vị cung cấp, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý và hóa đơn mới đƣợc mua. Tuy nhiên, trong nhiều trƣờng hợp các bộ phận không thông qua Phòng Tài chính - Kế toán mà làm việc trực tiếp với ban Giám đốc chi trƣớc rồi mới lấy chứng từ về xin thanh toán gây bị động trong khâu tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vì thế chỉ đƣợc hoàn thiện tính pháp lý sau khi đã hoàn thành nghiệp vụ kế toán, không đảm bảo đƣợc tính kịp thời và khách quan.
Các chứng từ kế toán Trung tâm đang sử dụng hiện tại chỉ chủ yếu hƣớng đến đối tƣợng bên ngoài nhƣ: Sở Tài chính, Thanh tra, Kiểm toán, cơ quan thuế mà chƣa phục vụ các đối tƣợng bên trong đơn vị, vì vậy mới chỉ đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý Ngân sách và chi tiêu theo dự toán. Trung tâm chƣa thiết lập đƣợc các chứng từ kế toán quản trị cho từng bộ phận, từng nơi phát sinh để thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
Bên cạnh đó, công tác lƣu trữ và bảo quản chứng từ chƣa thật bảo đảm do điều kiện vật chất khó khăn, kho lƣu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không đƣợc bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Nhiều chứng từ đã quá thời hạn lƣu trữ theo quy định nhƣng vẫn chƣa đƣợc tiêu hủy.
b) Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
82
hành. Tuy nhiên, việc thiết kế các tài khoản chi tiết chƣa đƣợc quan tâm đúng mức nên khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời thông tin chính xác. Một số nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chƣa quy định phƣơng pháp kế toán cụ thể nên khi thực hiện hạch toán không thống nhất nhƣ các nghiệp vụ liên kết đào tạo với các tổ chức, cá nhân để đặt làm các máy móc thiết bị chuyên dùng, hiện đại; phƣơng pháp kế toán xác định và phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng đồng thời cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ; phƣơng pháp kế toán về xử lý các khoản thất thu học phí của học sinh, học viên bỏ học hoặc không có khả năng thanh toán, phƣơng pháp kế toán hoạt động dịch vụ…
Bên cạnh đó, Trung tâm chƣa quan tâm đến việc xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết hoặc việc mở các tài khoản kế toán chi tiết chƣa nhất quán, thiếu đồng bộ, chƣa bao quát hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thực tế. Các tài khoản kế toán chi tiết đƣợc xây dựng tại đơn vị chƣa đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ.
c) Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Danh mục sổ kế toán tại Trung tâm chƣa đầy đủ theo quy định hiện hành. Việc chƣa mở đầy đủ các sổ kế toán theo quy định hiện hành ảnh hƣởng lớn đến công tác tổng hợp doanh thu chi phí, xác định kết quả kinh doanh, công tác đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán, công tác thanh kiểm tra số liệu kế toán.
Công tác kiểm tra việc ghi chép sổ sách, đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và chi tiết tại Trung tâm hiện nay còn mang nặng tính hình thức, qua loa vì vậy sai sót hầu nhƣ vẫn chƣa đƣợc phát hiện một cách triệt để.
Trung tâm sử dụng phần mềm kế toán kết hợp công tác kế toán máy nên việc kiểm tra ghi chép sổ sách của kế toán Trung tâm trở nên thụ động, phụ thuộc nhiều vào công nghệ thông tin, sự phối kết hợp trong công tác đối chiếu sổ sách giữa kế toán viên với kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng vì thế thiếu đi sự chặt chẽ; một số sổ kế toán chỉ đƣợc in từ phần mềm vào cuối năm tài chính khiến cho thời điểm ghi chép sổ và kiểm tra sổ sách kéo dài, khó tránh khỏi việc bỏ sót các sai sót.
Trung tâm chƣa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lƣơng nhƣ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Điều này khiến đơn vị không thể thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm dẫn đến hiện tƣợng chuyển thừa quá nhiều bảo hiểm gây mất kinh phí không đáng có trong năm hoặc bị xử phạt hành chính, tính lãi chuyển chậm do chuyển thiếu bảo hiểm.
83
Hiện tại Trung tâm mới chỉ có hệ thống sổ phục vụ cho công tác kế toán tài chính, chƣa thực hiện hệ thống sổ phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
d) Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Chất lƣợng của báo cáo kế toán tại Trung tâm chƣa đƣợc đảm bảo. Hệ thống báo cáo kế toán của Trung tâm tuy tuân thủ đúng thời hạn lập và nộp báo cáo theo quy định của pháp luật, nhƣng chất lƣợng báo cáo không đƣợc quan tâm, chú trọng. Báo cáo kế toán của đơn vị chỉ tập trung ở việc thống kê số liệu, chƣa phân tích đƣợc tình hình sử dụng nguồn kinh phí cũng nhƣ tình hình sử dụng chi phí, tiết kiệm chi phí, chƣa phát huy hiệu quả cung cấp thông tin về tình hình hoạt động và tài chính của đơn vị. Nội dung, chất lƣợng của các Thuyết minh báo cáo kế toán còn sơ sài, chƣa chỉ ra đƣợc những kết quả đạt đƣợc trong công tác kế toán cũng nhƣ chƣa nêu ra đƣợc những khó khăn, vƣớng mắc của Trung tâm trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị tại Trung tâm còn rất hạn chế. Phòng Tài chính - Kế toán chủ yếu chỉ dừng lại ở việc lập, trình bày và công bố báo cáo tài chính. Khi Ban Giám đốc hoặc các lãnh đạo có yêu cầu số liệu quản trị nào sẽ đƣợc kế toán tổng hợp và kế toán trƣởng cung cấp nhƣng số liệu chỉ ở mức tƣơng đối, thông tin sơ sài và chỉ mang tính chất tham khảo chứ chƣa đi sâu thuyết minh chỉ ra các vƣớng mắc về tài chính tồn tại trong đơn vị, giải pháp cân đối thu chi, tiết kiệm chi, chƣa hoạch định đƣợc phƣơng hƣớng phát triển của đơn vị trong điều kiện cơ chế tự chủ một phần về tài chính.
2.3.2.3. Về tổ chức kiểm tra công tác kế toán
Hiện nay, Trung tâm chƣa thực hiện tốt việc kiểm tra kế toán, công tác kiểm tra còn buông lỏng, không mang tính thƣờng xuyên và đồng bộ. Chƣa có bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ mà do các nhân viên kế toán phần hành tự kiểm tra trƣớc khi ghi sổ kế toán. Vẫn còn tình trạng chứng từ đƣợc bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trƣớc khi chuyển đến Phòng Tài chính - Kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán nên khâu kiểm tra của đơn vị cũng còn hạn chế, không kỹ, do đó vẫn còn hiện tƣợng chứng từ chƣa đầy đủ, chƣa đúng thủ tục quy định. Nội dung tự kiểm tra kế toán thƣờng bao gồm các vấn đề nhƣ kiểm tra quá trình ghi chép trên các chứng từ, sổ kế toán, quá trình thiết lập các báo cáo tài chính; kiểm tra trách nhiệm, kết quả công việc của bộ máy kế toán; kiểm tra các chính sách
84
quản lý tài sản và việc sử dụng các nguồn kinh phí,… kế toán trƣởng thƣờng đảm nhiệm kiểm tra chung trƣớc khi lập báo cáo tài chính nên việc kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc phản ánh vào các tài khoản kế toán tổng hợp và các tài khoản kế toán chi tiết hàng tháng vẫn chƣa đƣợc thực hiện mà chủ yếu tập trung vào thời điểm cuối quý, cuối năm trƣớc khi lập báo cáo tài chính. Do đó vào thời điểm cuối quý, cuối năm có phát sinh các bút toán điều chỉnh.
2.3.2.4. Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Hệ thống công nghệ thông tin của Trung tâm chƣa có sự đồng bộ. Hiện nay tuy đã có sự tƣơng tác với nhau giữa 3 phần mềm hỗ trợ công tác kế toán tại Trung tâm gồm phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2020, phần mềm quản lý tài sản QLTS.VN và phần mềm quản lý tiền lƣơng GDT SALARY, tuy nhiên sự đồng nhất về biểu mẫu, nền tảng cơ sở dữ liệu và quy trình vận hành là chƣa cao. Một số công đoạn của kế toán vì thế vẫn cần kế toán thủ công gây tốn kém về thời gian, nhân lực cho đơn vị.
Khả năng khai thác tận dụng hết các chức năng của phần mềm kế toán của kế toán viên chƣa đƣợc triệt để. Kế toán viên chƣa khai thác đƣợc hết các tính năng nhƣ: tính hao mòn và trích khấu hao TSCĐ trên phần mềm, phân bổ chi phí trả trƣớc trên phần mềm, tính lƣơng. Kế toán viên đều phải thực hiện các phần hành thông qua file excel ngoài gây ảnh hƣởng đến tính chính xác của số liệu đồng thời tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Việc hạch toán của các bộ phận trên kế toán đôi khi sai phân hệ phần mềm khiến cho nghiệp vụ phát sinh không đƣợc phản ánh đúng trên sổ chi tiết, không lên báo cáo tài chính.
85
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Tổ chức kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của mọi đơn vị. Trong chƣơng này luận văn đã trình bày khái quát quá trình hình thành và phát triển cũng nhƣ thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục thƣờng xuyên thành phố Quy Nhơn bao gồm tổ chức nội dung công việc kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán của Trung tâm phần nào đáp ứng yêu cầu về cung cấp thông tin tài chính trung thực và có tác động tích cực đến công tác quản lý tài chính tại đơn vị. Tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc vẫn còn những hạn chế trong tổ chức kế toán cần phải khắc phục, nhất là để đáp ứng ngày càng tốt hơn với cơ chế tự chủ tài chính đòi hỏi công tác tổ chức kế toán phải có sự thay đổi để không ngừng nâng cao hiệu quả. Trên cơ sở thực trạng tổ chức kế toán của Trung tâm hiện nay, luận văn sẽ đƣa ra những giải pháp phù hợp góp phần cải tiến phƣơng pháp quản lý, điều hành cũng nhƣ hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị sao cho thật sự hiệu quả.
86
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC
THƢỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN
3.1. PHƢƠNG HƢỚNG, QUAN ĐIỂM VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƢỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN