7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Trong điều kiện hiện nay khi công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ thì Trung tâm cũng đã và đang tiếp thu những kỹ thuật công nghệ tin học mới nhất để đáp ứng phù hợp với yêu cầu đồi mới.
- Hiện nay, Phòng Taì chính - Kế toán đang ứng dụng nhiều phần mềm hỗ trợ nhƣ: phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET tích hợp nhiều phân hệ, phần mềm quản lý tài sản QLTS.VN, phần mềm quản lý tiền lƣơng GDT SALARY, phần mềm kê khai thuế HTKK, phần mềm bảo hiểm xã hội vBHXH-Viettel…...
- Từ những bộ hồ sơ chứng từ thanh toán đã đƣợc ký phê duyệt đầy đủ, kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các chứng từ kế toán nhƣ Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán. Đồng thời, phần mềm thực hiện xử lý dữ liệu, tính toán, phân bổ, đƣa vào các “chứng từ ghi sổ” tƣơng ứng và sổ kế toán có liên quan. Số liệu sẽ đƣợc tổng hợp tự động thành các báo cáo kế toán.
- Hiện tại, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán dƣới hình thức mạng nội bộ, một máy chủ và các máy con. Trung tâm đã thực hiện phân quyền hệ thống phần mềm kế toán cho các nhân viên phụ trách các phần hành thu học phí, thanh toán và quản lý tài sản của Phòng Tài chính - Kế toán để tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý.
75
- Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, Trung tâm cũng đã có kế hoạch bảo trì máy tính, diệt vi-rút, hàng tháng có kế hoạch định kỳ sao dữ liệu ra các thiết bị nhƣ đĩa từ, đĩa quang, đĩa VCD...
- Trung tâm đã có kế hoạch đào tạo cán bộ tin học, hiện nay đã có các giáo viên nghề tin học đang triển khai hệ thống mạng LAN trong toàn Trung tâm để ngày càng hiện đại hóa công tác quản lý và dạy học.
- Ban lãnh đạo Trung tâm cũng tạo điều kiện cho toàn bộ nhân viên Phòng Tài chính – Kế toán liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm nhằm quản lý chặt nguồn thu, tiết kiệm nguồn chi.
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính kế toán nói riêng giúp cho việc quản lý đƣợc chặt chẽ hơn, tránh đƣợc tình trạng thất thu hoặc không thể kiểm soát, giúp nâng cao năng lực hoạt động của đơn vị. Khi sử dụng phần mềm kế toán đã đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của Trung tâm phù hợp với các quy định của pháp luật giúp công việc kế toán trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian. Bên cạnh đó, ứng dụng CNTT giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho công tác chuyên môn tại Trung tâm đƣợc thực hiện nhanh chóng và thuận tiện.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƢỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN