7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, những thủ tục nhằm hạn chế rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ. Để đạt hiệu quả cao đòi hỏi hoạt động kiểm soát phải phù hợp, dễ hiểu, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, đáng tin cậy.
Hoạt động kiểm soát bao gồm: Hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Việc cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thường là sự phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Một tổ chức có quy mô nhỏ, trong một số trường hợp có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia, phân nhiệm thì người lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như luân phiên, luân chuyển nhân viên. Việc làm này đảm bảo rằng trong một thời gian dài một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ.
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: Việc tiếp cận tài sản và sổ sách của Chi cục phải được giới hạn cho những công chức mà họ được người lãnh đạo giao trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản. Trách nhiệm này được thể hiện qua phân quyền sử dụng các ứng dụng, các chương trình, máy tính.
- Kiểm tra, đối chiếu: Chứng từ, sổ sách kế toán phải được đối chiếu thường xuyên và định kỳ theo quy định. Các nghiệp vụ, sự kiện phát sinh phải được kiểm tra trước, trong và sau khi xử lý.
- Giám sát: Khi tiến hành giao công việc cần phải thông báo rõ ràng, cụ thể về nghĩa vụ, về trách nhiệm và chịu trách nhiệm công việc được giao cho mỗi công chức. Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của công chức phải đảm bảo nguyên tắc là có các hệ thống công việc trong phạm vi và thời gian cần thiết.
Khi giao việc cần dựa theo những tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng, đúng mục tiêu đã được xác định.
- Rà soát việc thực hiện, xử lý và điều hành các hoạt động: Việc thực hiện, xử lý và điều hành các hoạt động được rà soát dựa trên nhiều chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và tính thực thi. Đối với việc xử lý cũng như điều hành hoạt động cần được rà soát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những quy định hiện hành khác.