7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.2. Tổ chức xử lý thông tin theo quy trình kế toán các đơn vị hành
chính sự nghiệp
Tổ chức xử lý thông tin theo quy trình kế toán tại đơn vị HCSN bao gồm các bước công việc như: tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
1.3.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về việc hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp được áp
23
dụng trong cả nước từ ngày 01/01/2018. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực hoạt động cụ thể đơn vị sẽ sử dụng các mẫu chứng từ đặc thù để phù hợp yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Để tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị HCSN thì một mặt phải căn cứ chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng một cách thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động và cách thức tổ chức tại đơn vị. Tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị
HCSN bao gồm các bước sau (xem Hình 1.3.): Xác định danh mục chứng từ kế toán Lập và ký chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Bảo quản, lưu trữ và hủy chừng từ kế
toán
Hình 1.3. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị HCSN
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán: Danh mục chứng từ được thiết kế phải đạt các yêu cầu tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị HCSN thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tại đơn vị mình.
Thứ hai, lập và ký chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị HCSN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phải tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Ký chứng từ kế toán: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ thì chứng từ mới có giá trị và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định.
Thứ ba, trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập
24
trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Thứ tư, tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán. Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại Phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ có thể khác nhau có thể là: Lưu trữ tối thiểu 5 năm: đối với các tài liệu không trực tiếp ghi sổ kế toán và BCTC; Lưu trữ tối thiểu 10 năm: đối với các tài liệu kế toán dùng để ghi sổ và BCTC nhưng không thuộc loại tài liệu bắt buộc phải lưu trữ vĩnh viễn; Lưu trữ vĩnh viễn: đối với báo cáo ngân sách năm được quốc hội phê chuẩn; chứng từ, BCTC của các dự án thuộc nhóm A và tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
25
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán mà pháp luật quy định, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị HCSN cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị HCSN có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị HCSN được thể hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Hệ thống tài khoản áp dụng tại các đơn vị HCSN ngành lâm nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh của đơn vị, phù hợp với các quy định thống nhất của nhà nước, văn bản hướng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên.
Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, phân cấp tài chính; đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin trên máy tính và đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính (BCTC).
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giúp cho công tác quản lý tài chính của đơn vị được dễ dàng, thuận lợi và phản ánh chính xác bản chất tài chính của đơn vị đó.
1.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
26
toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gianvà đối
kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Hiện nay, có các hình thức kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN là:
Hình thức kế toán Nhật ký chung (Phụ lục 4) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái (Phụ lục 5) Hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ (Phụ lục 6)
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Cần phải thực hiện các bước công việc sau: Mở sổ kế toán: thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính; Ghi sổ kế toán: ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh; Khóa sổ kế toán: Phải kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán và tiến hành khóa sổ kế toán.
1.3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị HCSN trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
27
phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo. Số liệu trên BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán. Các đơn vị kế toán có trách nhiệm lập, nộp BCTC và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách như sau:
Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp BCTC quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê.
Đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán trực thuộc và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC năm của các đơn vị kế toán trực thuộc.
BCTC của các đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm.
Chế độ kế toán quy định cụ thể danh mục các BCTC và Báo cáo quyết toán áp dụng ở các đơn vị trực tiếp sử dụng dự toán NSNN (xem Bảng 1.1) và các BCTC tổng hợp và Báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I và cấp II (xem Bảng 1.2).
Bảng 1.1. Danh mục Báo cáo tài chính áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp III và cấp II
S T T
Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập Nơi nhận Cơ quan Tài Cơ quan Cơ quan cấp báo cáo chính (1) Thuế (2) trên (1) 1 2 3 4 5 6 7
I Mẫu báo cáo tài chính đầy đủ
28
S T T
Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập Nơi nhận Cơ quan Tài Cơ quan Cơ quan cấp báo cáo chính (1) Thuế (2) trên (1) 2 B02/BCTC Báo cáo kết quả hoạt động Năm x x x 3 B03a/BCTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
(theo phương thức trực tiếp) Năm x x x 4 B03b/BCTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
(theo phương thức gián tiếp) Năm x x x 5 B04/BCTC Thuyết minh báo cáo tài
chính Năm x x x
II Mẫu báo cáo tài chính giản đơn
6 B05/BCTC Báo cáo tài chính Năm x x x
Ghi chú: (1) Đơn vị hành chính, sự nghiệp không có đơn vị cấp trên thì nộp báo cáo cho cơ quan Tài chính cùng cấp và KBNN nơi giao dịch.
(2) Các đơn vị sự nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải nộp cơ quan Thuế.
Bảng 1.2. Danh mục Báo cáo tổng hợp quyết toánáp dụng cho đơn vị kế toán cấp III và cấp II
Số
TT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Cơ quan tài chính Cơ quan cấp trên 1 2 3 4 5 6
1 B01/BCQT Báo cáo quyết toán kinh phí Năm x x 2 F01-01/BCQT Báo cáo chi tiết từ nguồn NSNN và
29
Số
TT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Cơ quan tài chính Cơ quan cấp trên 3 F01-02/BCQT Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình,
dự toán Năm x x
4 B02/BCQT Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của
kiểm toán, thanh tra, tài chính Năm x x 5 B03/BCQT Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x
Trong các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị HCSN ngành lâm nghiệp nói riêng thì số liệu phản ánh trong các báo cáo kế toán đòi hỏi kế toán trưởng phải tiến hành phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí; tình hình thực hiện dự toán; tiêu chuẩn định mức chi tương ứng với từng hoạt động đặc thù của mỗi đơn vị theo quy định của Nhà nước. Điều này nhằm cung cấp thông tin mộtcách chính xác, đầy đủ và cụ thể về tình hình tài chính cho thủ trưởng đơn vị, trên cơ sở đó có biện pháp kịp thời để quản lý tốt hơn, có hiệu quả hơn tài sản và kinh phí nhà nước và thực hiện chế độ công khai tài chính trong cơ quan.