7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Chi cụcKiểm lâm được tổ chức gọn nhẹ, chỉ có một kế toán Chi cụcKiểm lâm tổng hợp chung báo cáo tài chính của toàn Chi cụcKiểm lâm và các dự án, đề tài, theo dõi BCTC của các đơn vị trực thuộc
83
và chịu trách nhiệm kiểm tra phê duyệt báo cáo quyết toán các đơn vị trực thuộc. Kế toán Chi cụcKiểm lâm làm việc trực tiếp với bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc về các nội dung của công tác kế toán; hướng dẫn thống nhất cách xây dựng dự toán, hạch toán, báo cáo tại đơn vị trực thuộc.
Văn phòng Chi cụcKiểm lâm và các đơn vị trực thuộc do tính chất đặc thù công việc nên phần lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị không phức tạp, chủ yếu là các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và một số nghiệp vụ khác nên bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, kế toán kiêm nhiều phần hành khác nhau như kế toán lương, kế toán bảo hiểm, kế toán quản lý tài sản … Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Bộ phận kế toán thuộc phòng Tổ chức, hành chính của đơn vị.
84
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Chương hai tập trung vào việc phản ánh thực trạng công tác kế Chi cục Kiểm lâm. Tác giả đi vào nội dung chính của chương hai là phản ánh thực trạng hệ thống tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Kiểm lâm. Phần này đi vào những nội dung chủ yếu gồm công tác lập dự toán thu chi hàng năm; công tác tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, và hệ thống báo cáo kế toán; công tác kế toán của một số phần hành chủ yếu; công tác kiểm kê, khóa sổ và quyết toán; công tác kiểm tra kế toán và tổ chức bộ máy kế toán, trên cơ sở đó đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này. Với những nội dung trên, chương hai chính là nền tảng cơ sở của chương ba để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Kiểm lâm.
85
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH 3.1. QUAN ĐIỂM VỀ HOÀN THIỆN
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm nhằm mục tiêu đảm bảo thông tin kế toán tin cậy, đầy đủ, chính xác và kịp thời. Đồng thời giúp người điều hành, quản lý đơn vị ra các quyết định quản lý phù hợp. Từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác công khai tài chính của đơn vị. Với cơ chế quản lý tài chính được quy định tại Nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định 117/2013/NĐ-CP đã tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động trong hoạt động của mình. Bên cạnh việc trao quyền tự chủ là vấn đề tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra tài chính kế toán, để công tác kế toán vừa phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng các nguồn thu, phân tích sâu sắc các hoạt động kinh tế, từ đó nâng cao kết quả hoạt động của đơn vị.
Tuy nhiên trong quá trình triển khai thực hiện thực tế tại đơn vị sẽ không tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc, ảnh hưởng đến quá trình thu thập, phản ảnh và xử lý thông tin của đơn vị. Đây là điều không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện và hoàn thiện không ngừng nên cần có sự nghiên cứu, phân tích nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm.
Xuất phát từ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán kết hợp với nghiên cứu thực tiễn hoạt động để đưa ra những giải pháp phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội, cơ chế chính sách kinh tế và nhu cầu của các đơn vị là yêu cầu căn bản của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm. Để công tác kế toán thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho
86
quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm cần được hoàn thiện theo quan điểm sau:
3.1.1. Tổ chức công tác kế toán trên cơ sở tuân thủ pháp luật kế toán hiện hành
Hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị này không có nghĩa là bác bỏ hoàn toàn chế độ kế toán HCSN. Ý nghĩa hoàn thiện ở đây là tiếp tục kế thừa những điểm mạnh trong tổ chức công tác kế toán hiện tại đồng thời sửa đổi những điểm không phù hợp, chưa thực sự phù hợp của đơn vị trong việc áp dụng các chế độ về kế toán HCSN của Nhà nước quy định.
Hiện nay Nhà nước ban hành các quy định làm căn cứ pháp lý quan trọng điều khiển mọi hoạt động về kinh tế tài chính của các đơn vị HCSN như Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán, các Thông tư, Quyết định… quy định cụ thể về chế độ kế toán HCSN phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội từng thời kỳ và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng ngành, từng lĩnh vực… Chính vì vậy khi nghiên cứu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm nhất thiết phải bám sát những quy định trên để điều chỉnh cho phù hợp.
Các lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán sẽ là kim chỉ nam cho các bước hoàn thiện. Hoàn thiện phải đảm bảo tối thiểu theo những nội dung đã trình bày ở phần lý luận; không xây dựng các giải pháp hoàn thiện đi ngược lại với những nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán từ trước đến nay.
3.1.2. Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với điều kiện cụ thể tại Chi cục Kiểm lâm cục Kiểm lâm
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc Chi cục Kiểm lâm phải được xuất phát từ chính yêu cầu quản lý tài chính tại đơn
87
khác nhau, mang những nét đặc thù riêng và có yêu cầu quản lý riêng. Do đó, để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào những đặc điểm riêng đó để phù hợp với yêu cầu thực tế của từng loại hình đơn vị. Tại Chi cục Kiểm lâm hiện nay có hai loại hình đơn vị chính là: đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp và đơn vị có nguồn kinh phí từ nguồn thu phí, lệ phí. Chỉ khi có sự phù hợp giữa tổ chức bộ máy kế toán, các phần công việc kế toán với các đặc điểm riêng của đơn vị thì hoạt động kế toán mới có hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
3.1.3. Tổ chức công tác kế toán trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại hiện đại
CNTT là phương tiện trợ giúp đắc lực và có hiệu quả cao trong nhiều lĩnh vực trong đó có quản lý. Đó là quá trình tạo dữ liệu thông tin điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác điều hành cũng như xử lý công việc cụ thể hàng ngày của các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm. Việc ứng dụng CNTT hiện đại sẽ thay thế các công việc mang tính thủ công, rút gọn thời gian, nâng cao tính chính xác, tạo sự liên kết, trao đổi thuận tiện dữ liệu, thông tin giữa các bộ phận. Hơn nữa việc ứng dụng CNTT còn góp phần hỗ trợ quá trình xử lý, tổng hợp thông tin, đảm bảo tính chính xác, logic của thông tin, làm gọn nhẹ bộ máy hoạt động và nâng cao năng suất lao động. Chính vì vậy hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trên cơ sở ứng dụng CNTT hiện đại, ứng dụng văn phòng điện tử… là một yêu cầu tất yếu của Chi cục Kiểm lâm.
3.1.4. Tổ chức công tác kế toán trên cơ sở các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán kế toán
Những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm phải dựa trên các nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN, từ đó cho phép đảm bảo được mức độ khả thi của
88 những giải pháp hoàn thiện.
Những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp về tổng thể hoạt động của đơn vị, những giải pháp hoàn thiện mới thực sự phát huy tác dụng. Giải pháp hoàn thiện để đi vào thực tiễn hoạt động và phát huy hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố: dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra và tiết kiệm chi phí.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH
Hệ thống pháp luật nói chung và hệ thống pháp luật về kế toán, kiểm toán nói riêng của nước ta trong những năm gần đây đã và đang được hoàn thiện và có những bước tiến đáng kể. Trong đó, đã đưa ra những khuôn khổ pháp lý tổ chức công tác kế toán của các đơn vị HCSN hoạt động tốt hơn để sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí của Nhà nước, mang lại quyền lợi thiết thực và hiệu quả nhất cho người dân. Tuy nhiên, các thông tin tài chính, kế toán hiện hành nói chung và kế toán HCSN nói riêng cho thấy chưa có sự nhất quán giữa các hệ thống kế toán hiện nay. Các chế độ quy định vẫn chưa đầy đủ, chưa phù hợp với yêu cầu thực tế, chưa có sự hướng dẫn cụ thể đối với từng loại hình đơn vị HCSN trong từng lĩnh vực.
Mặt khác, hiện tại tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN nói chung và Chi cục Kiểm lâm nói riêng vẫn còn nhiều điểm chưa thật hợp lý về thực trạng áp dụng khuôn khổ pháp lý hiện hành. Điều đó càng làm cho cơ chế quản lý tài chính của nhà nước đối với các đơn vị này trong giai đoạn hiện nay chưa phát huy được tác dụng, việc sử dụng NSNN chưa phát huy được hiệu quả và chưa thật sự là động lực để thúc đẩy các đơn vị này phát triển.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Kiểm lâm như xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí NSNN cấp, đồng thời quản lý chặt chẽ, có hiệu quả nguồn thu từ hoạt động thu phí, lệ phí để
89
tăng thu, tiết kiệm chi, gia tăng tỷ lệ trích lập quỹ và bổ sung thu nhập tăng thêm cho cán bộ trong đơn vị.
3.2.1.Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý, đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu. Do đó, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại Chi cục Kiểm lâm là phải nghiên cứu vận dụng các chứng từ kế toán được ban hành trong chế độ, xây dựng bổ sung chi tiết, cụ thể các biểu mẫu chứng từ đáp ứng yêu cầu hoạt động tại đơn vị nhằm khắc phục những thiếu sót tồn tại trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước và phù hợp yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Đối với các đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp:
Kế toán đơn vị phải hướng dẫn cán bộ triển khai thực hiện công việc liên quan đến thanh toán tại đơn vị về một bộ hồ sơ thanh toán đối với từng hoạt động cụ thể trước khi người đó ứng tiền hay thanh toán. Trước khi tiến hành thanh toán thì kế toán yêu cầu người đề nghị thanh toán phải hoàn thành đầy đủ các chứng từ gốc cần thiết cho một bộ chứng từ thanh toán thì mới chấp nhận thanh toán tiền, không được để xảy ra trường hợp thiếu hay nợ chứng từ gốc.
Công tác kiểm tra chứng từ kế toán phải được kế toán thanh toán tiến hành ngay khi có chứng từ phát sinh để kịp thời sửa chữa và bổ sung những sai sót nếu có. Nội dung hạch toán trên chứng từ phải phản ánh được nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tránh trường hợp hiểu nhầm hay không hiểu của các đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của đơn vị.
Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Việc lưu trữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ
90
kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Đơn vị phải sắp xếp chứng từ khoa học và hợp lý, đúng quy định để phục vụ cho việc tìm kiếm khi cần được dễ dàng, nhanh chóng.
Hình 2.7 Mẫu giấy đề nghị thanh toán
Đơn vị: Chi cục Kiểm lâm Bình Định Mẫu số C37-HD Mã QHNS:1010728
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày...tháng...năm...
Kính gửi :... Tên tôi là:
Đơn vị ( hoặc địa chỉ ): Nội dung thanh toán:
Số tiền:...Viết bằng chữ:... Hình thức thanh toán
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ nguồn thu phí, lệ phí:
Đơn vị phải quán triệt thực hiện các nguyên tắc kế toán đã được chế độ quy định, trong đó chú ý nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong đơn vị mình.
Kế toán đơn vị phải kiểm tra và yêu cầu các bộ phận liên quan khi thanh toán, nhận tiền… thì phải điền đầy đủ thông tin và chữ ký trên các chứng từ kế toán. Khi tất cả thông tin trên các chứng từ được thể hiện đầy đủ, rõ ràng thì đó mới là một bộ chứng từ hoàn chỉnh và mới tiến hành thanh quyết toán.
Căn cứ theo chế độ nhà nước hiện hành, đơn vị cần phải quy định rõ trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị về công tác lưu trữ chứng từ. Tùy theo từng loại chứng từ cụ thể mà đơn vị quy định sau khi hoàn thành công việc bao lâu thì phải đưa vào lưu trữ và quy định thời gian lưu trữ: 5 năm, 10
91
năm hay lưu vĩnh viễn. Ngoài ra, do sử dụng chương trình kế toán máy, nên cũng cần cung cấp thiết bị cho kế toán lưu trữ toàn bộ thông tin trên phần mềm kế toán để đảm bảo an toàn và bảo mật trong quá trình sử dụng, thuận lợi cho việc kiểm tra khi cần thiết.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó hệ thống hóa toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị.
Các đơn vị này đã vận dụng tài khoản tổng hợp và hạch toán nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh khá tốt. Tuy nhiên, tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc vẫn chưa sử dụng đầy đủ các tài khoản theo quy định và mở đầy đủ những tài khoản chi tiết cần thiết theo yêu cầu quản lý. Do đó, theo tác giả cần phải bổ sung thêm một số tài khoản sau để phản ánh đầy đủ và cung cấp những thông tin hữu ích cho nhu cầu quản lý tại đơn vị.
Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp:
Một là, khi thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập tăng thêm cho người lao động cần phải hạch toán qua các TK 3341, TK 332… chứ không được hạch toán vào chi phí, cụ thể như sau:
Hàng tháng, kế toán thực hiện trích chi phí để trả lương và các khoản trích theo lương (phần người sử dụng lao động chi trả):
Nợ TK Chi phí (611, 612,631, 635… )
Có TK Phải trả, phải nộp (334, 3321, 3322, 3323…)
Đồng thời trừ lương của người lao động để nộp BHXH, BHYT, KPCĐ (phần người lao động phải trả), kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
Có TK phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323…)
Khi chi trả lương cho người lao động; nộp BHXH, BHYT cho tổ chức