7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.6. Tổ chức bộ máy kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán tại đơn vị HCSN cần tổ chức một bộ máy kế toán hợp lý. Quan hệ giữa các cán bộ trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách tổ chức: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu tập trung; Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu phân tán; Bộ máy tổ chức theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán (Phụ lục 7, Phụ lục 8, Phụ lục 9).
Tùy thuộc vào tình hình thực tế tại đơn vị mà lựa chọn một trong ba mô hình kế toán trên cho phù hợp và đạt hiệu quả. Đối với các đơn vị HCSN với quy mô hoạt động nhỏ, bộ máy kế toán thường được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung.
Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng, các đơn vị HCSN cần thiết phải nghiên
39
cứu tổ chức, phân công nhân sự kế toán thực hiện công việc của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ta có thể thấy thông tin mà kế toán tài chính cung cấp là các tài liệu phản ánh các sự kiện đã phát sinh trong quá khứ nên số liệu không có tính thời sự và chưa đủ đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị. Do đó, việc tổ chức bộ máy kế toán phụ trách kế toán quản trị bên cạnh phần việc của kế toán tài chính thông thường là việc cần làm. Có thể bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị được thực hiện kết hợp theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng. Như vậy, tác giả cho rằng tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, khoa học là yếu tố quyết định tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị. Bởi vậy ngoài việc đảm bảo các nguyên tắc trong tổ chức công tác kế toán thì việc nắm rõ năng lực của từng cán bộ kế toán là điều hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó, bộ máy kế toán được xây dựng gọn nhẹ, hợp lý, phân công công việc đúng năng lực và xây dựng quy chế hoạt động của bộ máy kế toán.
40
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế toán trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Như vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ góp phần quan trọng vào quá trình thu thập, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định đúng đắn, kịp thời và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị HCSN.
Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN. Tác giả đã nghiên cứu việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN từ khâu lập dự toán hàng năm, tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, ghi sổ, lập báo cáo, tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu đến công tác kiểm kê, quyết toán, kiểm tra và tổ chức bộ máy kế toán. Đây sẽ là nền tảng lý thuyết cho chương thứ hai khi tác giả đi vào phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Kiểm lâm tỉnh Bình Định.
41
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1. TỔNG QUAN VỀ CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1.1. Tổng quan về Chi cục Kiểm lâm tỉnh Bình Định
Chi cục Kiểm lâm tỉnh Bình Định (sau đây gọi tắt là Chi cục Kiểm lâm) là tổ chức hành chính trực thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, giúp Giám đốc Sở tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước chuyên ngành và tổ chức thực thi pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng
42
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Kiểm lâm tỉnh Bình Định
LÃNH ĐẠO CHI CỤC
VĂN PHÒNG CHI CỤC
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
PHÒNG HÀNH CHÍNH, TỔNG HỢP
ĐỘI KIỂM LÂM CƠ ĐỘNG VÀ PCCCR
PHÒNG THANH TRA, PHÁP CHẾ
HẠT KIỂM LÂM LIÊN HUYỆN TUY PHƯỚC – TP
QUY NHƠN PHÒNG QUẢN LÝ, BẢO VỆ
RỪNG VÀBẢO TỒN THIÊN NHIÊN
HẠT KIỂM LÂM HUYỆN VÂN CANH PHÒNG SỬ DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN RỪNG HẠT KIỂM LÂM THỊ XÃ AN NHƠN PHÒNG TỔ CHỨC, TUYÊN TRUYỀN VÀ XÂY DỰNG LL
HẠT KIỂM LÂM HUYỆN TÂY SƠN
HẠT KIỂM LÂM HUYỆN VĨNH THẠNH HẠT KIỂM LÂM HUYỆN PHÙ CÁT HẠT KIỂM LÂM HUYỆN PHÙ MỸ HẠT KIỂM LÂM HUYỆN HOÀI NHƠN
HẠT KIỂM LÂM HUYỆN HOÀI ÂN
HẠT KIỂM LÂM HUYỆN AN LÃO
43
Chi cục Kiểm lâm có trụ sở, tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Nông nghiệp và PTNT; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Tổng cục Lâm nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc là những đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và đều chịu sự quản lý trực tiếp của Chi cục Kiểm lâm, bao gồm:
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc gồm: Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR, Hạt Kiểm lâm liên huyện Tuy Phước – TP Quy Nhơn, Hạt Kiểm lâm huyện Vân Canh, Hạt Kiểm lâm Thị xã An Nhơn, Hạt Kiểm lâm huyện Tây Sơn, Hạt Kiểm lâm huyện Vĩnh Thạnh, Hạt Kiểm lâm huyện Phù Cát, Hạt Kiểm lâm huyện Phù Mỹ, Hạt Kiểm lâm huyện Hoài Ân, Hạt Kiểm lâm huyện Hoài Nhơn, Hạt Kiểm lâm huyện An Lão. Các đơn vị thuộc Chi cục Kiểm lâm được thành lập xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn khác nhau của ngành trên địa bàn tỉnh Bình Định.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động các đơn vị trực thuộc Chi cục Kiểm lâm
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ tự chủ tài chính theo quy định tại Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước. Các đơn vị này là những đơn vị dự toán cấp 3 (đơn vị sử dụng ngân sách), chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ; nhận kinh phí và quyết toán kinh phí trực tiếp với Chi cục.
2.1.2.2. Đặc điểm hoạt động của Chi cục Kiểm lâm:
a. Văn phòng Chi cục Kiểm lâm:
44
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý, thực hiện công tác về phát triển rừng, giống cây lâm nghiệp, sử dụng rừng, bảo vệ rừng, xây dựng lực lượng và tuyên truyền theo Quyết định số 1809/QĐ-UBND tỉnh Bình Định ngày 27/5/2016 về việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Kiểm lâm trực thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Văn phòng Chi cục Kiểm lâm bao gồm các phòng ban như: Phòng Hành chính, tổng hợp (trong đó: kế toán Chi cục - đơn vị dự toán cấp 2); Phòng Tổ chức, tuyên truyền và xây dựng lực lượng; Phòng Thanh tra, pháp chế; Phòng Quản lý, bảo vệ rừng và bảo tồn thiên nhiên; Phòng Sử dụng và phát triển rừng. Thực hiện chế độ thu, chi cho các phòng ban này do kế toán Chi cục Kiểm lâm đảm nhiệm.
Các phòng chức năng này thực hiện các công việc chính sau: Thanh toán chi phí, chi trả tiền lương, tổ chức cán bộ, quản lý hoạt động thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án rừng, giống cây lâm nghiệp, động vật quý hiếm, và phòng cháy chữa cháy rừng; Thanh tra chuyên ngành về lâm nghiệp, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng trong lĩnh vực lâm nghiệp.
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm là đơn vị dự toán cấp 2, được NSNN cấp toàn bộ kinh phí, không có hoạt động SXKD dịch vụ có thu, chỉ có thu các khoản phí, lệ phí theo quy định nhưng không nhiều, thực hiện tiếp nhận dự toán kinh phí từ Quyết định giao dự toán của Sở để trang trải chi phí thường xuyên và chi các hoạt động sự nghiệp do nhà nước giao. Cuối năm thực hiện quyết toán kinh phí với Sở.
45
Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR và các Hạt Kiểm lâm chịu sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Chi cục trưởng, đồng thời chịu sự kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Chi cục Kiểm lâm.
Các hoạt động chính như: Tham mưu cho Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền huy động các đơn vị vũ trang; huy động lực lượng, phương tiện khác của các tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn để kịp thời ngăn chặn, ứng cứu cháy rừng và phá rừng nghiêm trọng trong những tình huống cần thiết và cấp bách; Tổ chức thực hiện các biện pháp chống chặt, phá rừng trái phép và các hành vi trái pháp luật xâm hại đến rừng và đất lâm nghiệp; Dự báo nguy cơ cháy rừng, xây dựng lực lượng phòng cháy, chữa cháy rừng chuyên ngành, thống kê, kiểm kê rừng và đất lâm nghiệp, tham gia phòng, trừ sâu bệnh hại rừng; Tổ chức bảo vệ các khu rừng đặc dụng, rừng phòng hộ thuộc địa phương quản lý; Phối hợp hoạt động bảo vệ rừng đối với lực lượng bảo vệ rừng của các chủ rừng và lực lượng bảo vệ rừng của cộng đồng dân cư trên địa bàn; Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm quản lý nhà nước về rừng và đất lâm nghiệp trên địa bàn; Tổ chức thực hiện các hoạt động xử lý, xử phạt vi phạm hành chính; khởi tố, điều tra hình sự các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý rừng, bảo vệ rừng, quản lý lâm sản theo quy định của pháp luật.
Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR và các hạt kiểm lâmlà đơn vị dự toán cấp 3 được Nhà nước đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động, trực tiếp nhận kinh phí và quyết toán toàn bộ kinh phí sử dụng với Chi cục Kiểm lâm.
2.2. ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH LÂM TỈNH BÌNH ĐỊNH
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc Chi cục Kiểm lâm thực hiện chế độ tự chủ theo quy định tại Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ, chịu sự quản lý trực tiếp của Sở
46
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định từ khâu lập dự toán, phân bổ nguồn kinh phí và quyết toán nguồn kinh phí NSNN và nguồn thu phí, lệ phí. Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ theo đúng dự toán được giao, quyết toán kinh phí NSNN và nguồn thu phí, lệ phí, báo cáo trực tiếp Chi cục Kiểm lâm, và Chi cục Kiểm lâm tổng hợp báo cáo với Sở Nông nghiệp và PTNT.
Mỗi đơn vị còn xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ cho đơn vị mình. Định mức chi trong Quy chế chi tiêu nội bộ do thủ trưởng đơn vị quyết định nhưng không vượt quá định mức quy định của nhà nước và chịu trách nhiệm với những quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm bao gồm các phòng ban như: Văn phòng (trong đó bao gồm cả kế toán Chi cục Kiểm lâm - đơn vị dự toán cấp 2), Phòng Hành chính, tổng hợp, Phòng Thanh tra pháp chế, Phòng Quản lý Bảo vệ rừng và Bảo tồn thiên nhiên, Phòng Tổ chức, tuyên truyền và xây dựng lực lượng. Thực hiện chế độ thu chi cho các phòng này do kế toán Văn phòng Chi cục Kiểm lâm đảm nhiệm.
Các phòng chức năng này thực hiện các công việc chính sau: Thanh toán chi phí, chi trả tiền lương, tổ chức cán bộ, quản lý hoạt động bảo vệ rừng, phòng cháy chữa cháy rừng, hoạt động đo đạc bản đồ, diễn biến rừng và đất lâm nghiệp; giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về hoạt động lâm nghiệp …
Văn phòng Chi cục Kiểm lâm, Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR, các Hạt Kiểm lâm trực thuộc Chi cục Kiểm lâm quản lý trực tiếp từ khâu lập dự toán, phân bổ và quyết toán nguồn kinh phí NSNN. Nguồn kinh phí gồm:
Kinh phí do NSNN cấp, gồm: Kinh phí chi trả tiền lương và các khoản trích theo lương, kinh phí khoán chi theo biên chế được giao, kinh phí hoạt động Đảng bộ cơ sở, Chi bộ cơ sở; Kinh phí hoạt động Kiểm lâm địa bàn; Kinh phí phục vụ xử phạt vi phạm hành chính theo Thông tư 153/2013/TT- BTCngày 31/10/2013 của Bộ Tài chính về việc Quy định về thủ tục thu, nộp
47
tiền phạt, biên lai thu tiền phạt và kinh phí từ ngân sách nhà nước bảo đảm hoạt động của các lực lượng xử phạt vi phạm hành chính; Kinh phí mua sắm, sửa chữa tài sản; Kinh phí phục vụ Ban chỉ đạo bảo vệ và phát triển rừng.
Các khoản chi của Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc dựa trên cơ sở:
Các đơn vị thực hiện việc chi tiêu tại đơn vị trên tinh thần tự chủ tài chính và tiết kiệm theo các quy định của Nhà nước và quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Quy chế chi tiêu nội bộ do Thủ trưởng đơn vị ban hành sau khi tổ chức thảo luận rộng rãi dân chủ, công khai trong đơn vị và có ý kiến thống nhất của tổ chức công đoàn đơn vị.
Quy chế chi tiêu nội bộ các đơn vị gửi Chi cục Kiểm lâm để theo dõi, giám sát thực hiện; gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát chi. Trường hợp có các quy định không phù hợp với quy định của Nhà nước thì đơn vị điều chỉnh lại cho phù hợp; đơn vị gửi quy chế điều chỉnh, bổ sung cho Chi cục Kiểm lâm, đồng thời gửi cho Kho bạc Nhà nước tỉnh Bình Định và Kho bạc các huyện, thị xã để kiểm soát.
Các khoản chi chính tại các đơn vị: Chi thanh toán cá nhân; chi quản lý hành chính (chi tiền điện, nước, mua vật tư văn phòng…); chi nghiệp vụ chuyên môn (Phòng cháy, chữa cháy rừng, tuyên truyền, theo dõi diễn biến rừng…); và các khoản chi khác (tiền làm ngoài giờ…)
Xử lý chênh lệch thu – chi hàng năm:
Các đơn vị đã thực hiện quản lý tài chính trên tinh thần tiết kiệm và thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định tại Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP ngày 07/10/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 130/2005/NĐ-CP của Chính phủ. Hàng năm các đơn vị tạo ra được một khoản chênh lệch thu - chi. Khoản chênh lệchnày được các đơn vị xử lý như sau:
48
- Đối với khoản tiết kiệm chi từ nguồn NSNN cấp thì các đơn vị chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ theo biên chế Nhà nước giao trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng người trong đơn vị (Hoàn thành tốt nhiệm vụ, xếp loại A: hệ số K=1;Hoàn thành tốt nhiệm vụ và thời gian công tác không đủ 12 tháng, xếp loại B: hệ số K=0,9;Hoàn thành nhiệm vụ, xếp loại C: hệ số K=0,8; Dưới mức hoàn thành nhiệm vụ, xếp loại D: hệ số K=0,5).
Đối với khoản chênh lệch thu - chi từ nguồn thu phí lệ phí thì đơn vị được chi trợ cấp cho cán bộ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thẩm định, tiền làm ngoài giờ
Nguồn thu phí, lệ phí được trích để lại theo quy định. Cụ thể như sau (xemBảng 2.1):
Bảng 2.1. Bảng tổng hợp các loại phí, lệ phí và tỷ lệ trích nộp NSNN