7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó hệ thống hóa toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị.
Các đơn vị này đã vận dụng tài khoản tổng hợp và hạch toán nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh khá tốt. Tuy nhiên, tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc vẫn chưa sử dụng đầy đủ các tài khoản theo quy định và mở đầy đủ những tài khoản chi tiết cần thiết theo yêu cầu quản lý. Do đó, theo tác giả cần phải bổ sung thêm một số tài khoản sau để phản ánh đầy đủ và cung cấp những thông tin hữu ích cho nhu cầu quản lý tại đơn vị.
Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp:
Một là, khi thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập tăng thêm cho người lao động cần phải hạch toán qua các TK 3341, TK 332… chứ không được hạch toán vào chi phí, cụ thể như sau:
Hàng tháng, kế toán thực hiện trích chi phí để trả lương và các khoản trích theo lương (phần người sử dụng lao động chi trả):
Nợ TK Chi phí (611, 612,631, 635… )
Có TK Phải trả, phải nộp (334, 3321, 3322, 3323…)
Đồng thời trừ lương của người lao động để nộp BHXH, BHYT, KPCĐ (phần người lao động phải trả), kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 334 – Phải trả công chức, viên chức
Có TK phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323…)
Khi chi trả lương cho người lao động; nộp BHXH, BHYT cho tổ chức bảo hiểm và nộp KPCĐ cho tổ chức công đoàn, kế toán ghi:
92
Nợ TK 334 - Phải trả công chức, viên chức
Nợ TK phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323…)
Có TK 111 – Tiền mặt/TK 112 – Tiền gởi ngân hàng/TK 5111 – Nguồn kinh phí hoạt động…
Khi đơn vị hạch toán đầy đủ như vậy sẽ thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội Bình Định hàng tháng về số tiền đơn vị đã trích, đã nộp theo lương. Đồng thời, thuận lợi khi làm tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng quý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm cho cán bộ trong cơquan. Số liệu đơn vị phản ánh rõ ràng phục vụ cho các cơ quan kiểm tra, kiểm toán khi cần.
Hai là, vào cuối năm đơn vị còn nợ khách hàng, hay nhà cung cấp mà chưa có nguồn kinh phí chi trả thì kế toán phải hạch toán theo dõi công nợ phải trả và hạch toán vào chi phí phát sinh của đơn vị, cụ thể như sau:
Nợ TK chi phí (611, 612, 631, 635) (chi tiết theo dõi chi phí năm sau) Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (chi tiết theo từng nhà cung cấp) - Sang năm sau, khi có nguồn kinh phí chi trả, kế toán ghi:
Nợ TK chi phí (611, 612, 631, 635) (chi tiết theo dõi chi phí năm nay) Có TK chi phí (661, 662, 631, 635) (chi tiết theo dõi chi phí năm sau) Khi thanh toán tiền, hạch toán:
Nợ TK TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (chi tiết theo từng nhà cung cấp) Có TK 111 – Tiền mặt/TK 112 – Tiền gởi ngân hàng/TK 5111 – Nguồn kinh phí hoạt động…
Ba là, để phản ánh đầy đủ thông tin trên Bảng cấn đối kế toán, đáp ứng đúng chế độ quy định và cung cấp chính xác thông tin cho yêu cầu quản lý thì kế toán phải theo dõi đầy đủ các tài khoản ngoài bảng như sau:
Đơn vị phải theo dõi công cụ dụng cụ tại đơn vị trên TK 005 – Dụng cụ lâu bền đang sử dụng; và để đánh giá tình hình tiết kiệm chi tại đơn vị nên
93
phải theo dõi TK 004 – Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên. Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ nguồn thu phí, lệ phí:
Một là, đơn vị phải hạch toán theo đúng chế độ nhà nước quy định về lương và các khoản trích theo lương phải qua các tài khoản trung gian, và phải theo dõi đầy đủ các tài khoản ngoài bảng như các đơn vị quản lý hành chính đã nêu ở trên.
Hai là, hiện tại các khoản thu - chi hoạt động thu phí, lệ phí đều phản ánh chung trên TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại và TK 614- Chi phí hoạt động thu phí, gây khó khăn cho việc quản lý các khoản chi và không tính toán, phân tích, đánh giá riêng được kết quả từng hoạt động thu phí, lệ phí.. Để đáp ứng chính xác và kịp thời yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin tại đơn vị, kế toán phải theo dõi chi tiết như sau:
TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại (chi tiết từng hoạt động); TK 614- Chi phí hoạt động thu phí (chi tiết từng hoạt động);
Ba là, cách thức ghi nhận thu phí, lệ phí theo hướng dẫn của chế độ, theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam là đơn vị phải ghi nhận nguồn thu kịp thời khi chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng dịch vụ cho khách hàng. Tránh trường hợp khi nhận tiền thì mới xuất biên lai và ghi nhận doanh thu.