7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
Hệ thống pháp luật nói chung và hệ thống pháp luật về kế toán, kiểm toán nói riêng của nước ta trong những năm gần đây đã và đang được hoàn thiện và có những bước tiến đáng kể. Trong đó, đã đưa ra những khuôn khổ pháp lý tổ chức công tác kế toán của các đơn vị HCSN hoạt động tốt hơn để sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí của Nhà nước, mang lại quyền lợi thiết thực và hiệu quả nhất cho người dân. Tuy nhiên, các thông tin tài chính, kế toán hiện hành nói chung và kế toán HCSN nói riêng cho thấy chưa có sự nhất quán giữa các hệ thống kế toán hiện nay. Các chế độ quy định vẫn chưa đầy đủ, chưa phù hợp với yêu cầu thực tế, chưa có sự hướng dẫn cụ thể đối với từng loại hình đơn vị HCSN trong từng lĩnh vực.
Mặt khác, hiện tại tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN nói chung và Chi cục Kiểm lâm nói riêng vẫn còn nhiều điểm chưa thật hợp lý về thực trạng áp dụng khuôn khổ pháp lý hiện hành. Điều đó càng làm cho cơ chế quản lý tài chính của nhà nước đối với các đơn vị này trong giai đoạn hiện nay chưa phát huy được tác dụng, việc sử dụng NSNN chưa phát huy được hiệu quả và chưa thật sự là động lực để thúc đẩy các đơn vị này phát triển.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Kiểm lâm như xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí NSNN cấp, đồng thời quản lý chặt chẽ, có hiệu quả nguồn thu từ hoạt động thu phí, lệ phí để
89
tăng thu, tiết kiệm chi, gia tăng tỷ lệ trích lập quỹ và bổ sung thu nhập tăng thêm cho cán bộ trong đơn vị.
3.2.1.Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý, đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu. Do đó, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại Chi cục Kiểm lâm là phải nghiên cứu vận dụng các chứng từ kế toán được ban hành trong chế độ, xây dựng bổ sung chi tiết, cụ thể các biểu mẫu chứng từ đáp ứng yêu cầu hoạt động tại đơn vị nhằm khắc phục những thiếu sót tồn tại trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước và phù hợp yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Đối với các đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp:
Kế toán đơn vị phải hướng dẫn cán bộ triển khai thực hiện công việc liên quan đến thanh toán tại đơn vị về một bộ hồ sơ thanh toán đối với từng hoạt động cụ thể trước khi người đó ứng tiền hay thanh toán. Trước khi tiến hành thanh toán thì kế toán yêu cầu người đề nghị thanh toán phải hoàn thành đầy đủ các chứng từ gốc cần thiết cho một bộ chứng từ thanh toán thì mới chấp nhận thanh toán tiền, không được để xảy ra trường hợp thiếu hay nợ chứng từ gốc.
Công tác kiểm tra chứng từ kế toán phải được kế toán thanh toán tiến hành ngay khi có chứng từ phát sinh để kịp thời sửa chữa và bổ sung những sai sót nếu có. Nội dung hạch toán trên chứng từ phải phản ánh được nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tránh trường hợp hiểu nhầm hay không hiểu của các đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của đơn vị.
Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Việc lưu trữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ
90
kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Đơn vị phải sắp xếp chứng từ khoa học và hợp lý, đúng quy định để phục vụ cho việc tìm kiếm khi cần được dễ dàng, nhanh chóng.
Hình 2.7 Mẫu giấy đề nghị thanh toán
Đơn vị: Chi cục Kiểm lâm Bình Định Mẫu số C37-HD Mã QHNS:1010728
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày...tháng...năm...
Kính gửi :... Tên tôi là:
Đơn vị ( hoặc địa chỉ ): Nội dung thanh toán:
Số tiền:...Viết bằng chữ:... Hình thức thanh toán
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ nguồn thu phí, lệ phí:
Đơn vị phải quán triệt thực hiện các nguyên tắc kế toán đã được chế độ quy định, trong đó chú ý nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong đơn vị mình.
Kế toán đơn vị phải kiểm tra và yêu cầu các bộ phận liên quan khi thanh toán, nhận tiền… thì phải điền đầy đủ thông tin và chữ ký trên các chứng từ kế toán. Khi tất cả thông tin trên các chứng từ được thể hiện đầy đủ, rõ ràng thì đó mới là một bộ chứng từ hoàn chỉnh và mới tiến hành thanh quyết toán.
Căn cứ theo chế độ nhà nước hiện hành, đơn vị cần phải quy định rõ trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị về công tác lưu trữ chứng từ. Tùy theo từng loại chứng từ cụ thể mà đơn vị quy định sau khi hoàn thành công việc bao lâu thì phải đưa vào lưu trữ và quy định thời gian lưu trữ: 5 năm, 10
91
năm hay lưu vĩnh viễn. Ngoài ra, do sử dụng chương trình kế toán máy, nên cũng cần cung cấp thiết bị cho kế toán lưu trữ toàn bộ thông tin trên phần mềm kế toán để đảm bảo an toàn và bảo mật trong quá trình sử dụng, thuận lợi cho việc kiểm tra khi cần thiết.