7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.3 Tổ chức công tác kế toán một số phần hành chủ yếu
1.3.3.1. Tổ chức kế toán nguồn thu đơn vị hành chính sự nghiệp
Tại các đơn vị HCSN, nguồn thu bao gồm các nguồn chủ yếu sau: Kinh phí NSNN cấp để trang trải các hoạt động hàng năm bao gồm các khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên; Thu các khoản phí, lệ phí theo quy định; Các khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ các nước, các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài trực tiếp cho các đơn vị HCSN để thực hiện các dự án, các chương trình mục tiêu quốc gia; Thu từ hoạt động SXKD dịch vụ đặc thù
30
của từng ngành; Các khoản thu khác như thu phí thẩm định theo chức năng, thu tiền xử phạt vi phạm hành chính được trích để lại…
a. Tổ chức chứng từ kế toán nguồn thu đơn vị hành chính sự nghiệp: Tại các đơn vị HCSN, thủ trưởng đơn vị hay kế toán trưởng phân công cho một cán bộ kế toán trực tiếp theo dõi các nguồn thu của đơn vị. Ngoài nguồn NSNN cấp theo dự toán, các khoản thu khác cán bộ kế toán phải trực tiếp thu theo quy định (như thu phí, lệ phí, viết biên lai theo quy định của Nhà nước). Đối với khoản thu từ NSNN thì kế toán sử dụng Giấy rút dự toán, hay dùng Ủy nhiệm chi kiêm chuyển khoản trong trường hợp rút tiền từ NSNN và chuyển thẳng cho người thụ hưởng…
Đối với các khoản thu khác như: thu phí, lệ phí… thì cán bộ kế toán thực hiện nguồn thu có nhiệm vụ hướng dẫn người nộp tiền nộp trực tiếp vào tài khoản của Kho bạc cho NSNN, sử dụng mẫu Giấy nộp tiền vào NSNN phải thực hiện đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính thống nhất tổ chức phát hành, quản lý.
Trường hợp người nộp tiền nộp tiền mặt trực tiếp cho đơn vị HCSN thì kế toán theo dõi nguồn thu phải lập Biên lai thu tiền và kế toán giao một liên Biên lai thu tiền cho người nộp tiền. Đơn vị HCSN phải phát hành, quản lý Biên lai thu tiền theo quy định của Bộ Tài chính. Theo quy định đơn vị nộp số tiền đã thu vào Kho bạc nhà nước, phải lập Bảng kê biên lai thu tiền và viết Giấy nộp tiền vào NSNN. Đơn vị phải tính toán, xác định mức thu và ra thông báo thu; chịu trách nhiệm về tính chính xác về mức thu, chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo mục lục NSNN đối với từng khoản thu ghi trong thông báo thu và theo dõi, quản lý, đôn đốc đối tượng nộp tiền vào NSNN. Hướng dẫn việc lập Giấy nộp tiền vào NSNN của đối tượng nộp.
Đối với nguồn thu từ hoạt động SXKD dịch vụ theo đặc thù của từng ngành, kế toán phải theo dõi các khoản phải thu của khách hàng theo đúng tiến độ như đã cam kết, đối chiếu số thực thu và số đã xuất hóa đơn cho khách
31
hàng. Chừng từ kế toán áp dụng cho trường hợp này là: Phiếu thu, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có của ngân hàng… Kế toán theo dõi nguồn thu phải đôn đốc, nhắc nhở khách hàng trả tiền đầy đủ, đúng hạn… nhằm tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
b. Tổ chức tài khoản kế toán nguồn thu đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán dùng các tài khoản sau để hạch toán nguồn thu tại các đơn vị HCSN: Tài khoản 511 –Nguồn kinh phí thu hoạt động do NSNN cấp;
Tài khoản 512 - Nguồn kinh phí thu viện trợ, vay nợ nước ngoài;
Tài khoản 514 - Nguồn kinh phí thu phí được khấu trừ, để lại; … Đơn vị sử dụng các tài khoản này khi rút dự toán NSNN giao và chi tiết các tài khoản trên theo từng nội dung phù hợp quy định và thực tế phát sinh tại đơn vị.
Tài khoản 515 – Doanh thu tài chính.
Tài khoản 531 - Thu hoạt động SXKD để phản ánh các khoản thu từ hoạt động SXKD, dịch vụ và chi tiết theo yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Tổ chức sổ sách và báo cáo nguồn thu:
Tại các đơn vị HCSN, kế toán phải lập các sổ sách và báo cáo chủ yếu sau để phản ánh tình hình thu NSNN, thu phí, lệ phí, thu hoạt động SXKD, dịch vụ và nguồn thu khác của đơn vị:
Bảng kê tình hình thu phí, lệ phí; Sổ chi tiết theo dõi các khoản thu; Sổ chi tiết doanh thu; Sổ theo dõi tình hình rút dự toán NSNN; Sổ theo dõi nhận nguồn kinh phí viện trợ…
Báo cáo chi tiết các khoản phải thu; Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD…
Sơ đồ hạch toán nguồn thu phí, lệ phí tại các đơn vị HCSN được quy định như sau (xem Hình 1.4):
32
Hình 1.4. Sơ đồ kế toán nguồn thu phí, lệ phí được khấu trừ, để lại và sử dụng chi hoạt động thu phí, lệ phí
1.3.3.2. Tổ chức kế toán các khoản chi đơn vị hành chính sự nghiệp
Trên cơ sở nguồn thu, các đơn vị tiến hành chi tiêu theo dự toán được phê duyệt, bao gồm các khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên. Các khoản chi này được thực hiện trên cơ sở dự toán và phải tuân thủ các quy định về quản lý tài chính hiện hành. Thực hiện dự toán thu - chi là một công việc có khối lượng lớn trong tổng số khối lượng công việc của bộ máy kế
33
toán. Do vậy, để đảm bảo hiệu quả quản lý tài chính đòi hỏi các công việc này phải được phân công phù hợp và tuân thủ đầy đủ các quy định trong kiểm tra, giám sát.
a. Tổ chức chứng từ kế toán các khoản chi đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán thanh toán phụ trách việc chi tiêu tại các đơn vị HCSN căn cứ các chứng từ kế toán sau để theo dõi và hạch toán các khoản chi phí tại đơn vị HCSN: Giấy đề nghị mua hàng hóa, tài sản…; Hóa đơn mua hàng; Giấy đề nghị thanh toán; Phiếu nhập kho hàng hóa mua về; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng kê trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…; Phiếu chi… và kiểm tra tất cả các chứng từ trên về tính hợp pháp, hợp lệ theo chế độ quản lý tài chính - ngân sách, chế độ kế toán nhà nước, Quy chế chi tiêu nội bộ và có trách nhiệm ngăn ngừa, phát hiện và kiến nghị thủ trưởng đơn vị, các cơ quan liên quan xử lý đối với những trường hợp vi phạm, sau đó thực hiện đúng quy trình luân chuyển chứng từ quy định tại đơn vị.
b. Tài khoản kế toán áp dụng đối với kế toán các khoản chi đơn vị hành chính sự nghiệp
Tại các đơn vị HCSN, kế toán sử dụng các tài khoản chính sau để hạch toán các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị như: Tài khoản 611 - Chi phí hoạt động; Tài khoản 612–Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nước ngoài; Tài khoản 614–Chi phí hoạt động thu phí; Tài khoản 615 - Chi phí tài chính; Tài khoản 632 –Giá vốn hàng bán; Tài khoản 642 - Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ. Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 này, kế toán các đơn vị mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi nhằm phục vụ theo yêu cầu quản lý tại đơn vị mình. Ngoài ra, đối với một số trường hợp kế toán phải hạch toán qua tài khoản trung gian như: Tài khoản 141 - Tạm ứng; Tài khoản 331 - Các khoản phải trả…
34
mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước, chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính và Kho bạc nhà nước trong quá trình thanh toán, sử dụng kinh phí. Trường hợp được mở tài khoản tại ngân hàng thương mại để thực hiện một số khoản thu - chi thì phải quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
c. Tổ chức sổ sách và báo cáo các khoản chi đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị HCSN phải mở sổ theo dõi các khoản chi theo đúng quy định của Bộ Tài chính về công tác mở sổ, ghi sổ và khóa sổ, các sổ chính như: Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp các TK 611, TK 612, TK 614…; Sổ chi tiết chi hoạt động; Sổ chi tiết chi dự án; Sổ theo dõi chi phí SXKD; Sổ theo dõi chi phí trả trước…
Hệ thống báo cáo đơn vị HCSN sử dụng để báo cáo các khoản chi như: Báo quyết toán kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại; Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án…
35
36