7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.1. Tổ chức xử lý thông tin theo quy trình kế toán
2.3.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại Chi cục Kiểm lâm thực hiện theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Đồng thời các đơn vị áp dụng theo hướng dẫn của các văn bản pháp luật khác của nhà nước có liên quan.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Chi cục Kiểm lâm được thể hiện qua các bước sau (xem Hình 2.2):
Hình 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Chi cục Kiểm lâm
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức lập chứng từ Tổ chức kiểm tra Lưu chứng từ, bảo quản, hủy chứng từ Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ
54
a. Đối với các đơn vị có nguồn kinh phí từ NSNN cấp:
Tổ chức lập chứng từ: Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc lập đúng mẫu biểu quy định và phản ánh chính xác và đầy đủ các nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh những mẫu chứng từ đã được Bộ Tài chính quy định, các đơn vị còn lập thêm một số mẫu chứng từ khác để phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị như: Bảng kê thanh toán xăng xe đi công tác, Giấy đề xuất cho đi máy bay, Dự trù chi phí đi công tác, giấy tự báo thuê phòng ngủ theo định mức khoán khi đi công tác…..
Giấy đề xuất cho đi máy bay: được lập bởi người đi công tác xa để xử lý những công việc gấp nhưng không đủ điều kiện đi lại bằng phương tiện máy bay (theo quy định của Bộ Tài chính thì những cán bộ có hệ số phụ cấp từ 0,7 trở lên mới được đi công tác bằng máy bay) thì phải lập Giấy đề xuất cho đi máy bay trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt trước khi đi. Mẫu Giấy đề xuất cho đi máy bay được đơn vị thiết kế như sau:
Đơn vị:... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Bộ phận:... Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
GIẤY ĐỀ XUẤT CHO ĐI MÁY BAY
Ngày... tháng………năm... Kính gửi: ... Tên tôi là: ... Bộ phận (hoặc địa chỉ): ... Nội dung đề nghị: ... Lý do đề nghị: ... Thời gian thực hiện: ...
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận Người đề xuất
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dự trù chi phí đi công tác: khi có kế hoạch đi công tác hay có Giấy mời, Giấy triệu tập từ các tổ chức khác do Thủ trưởng đơn vị cử đi thì người được
55
cử đi công tác phải lập Dự trù chi phí đi công tác để kèm Giấy đề nghị tạm ứng trình Thủ trưởng đơn vị phê duyệt trước khi chuyển hồ sơ tạm ứng này cho bộ phận kế toán.
Tổ chức kiểm tra chứng từ: Việc kiểm tra chứng từ, tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc thực hiện chủ yếu là giao cho bộ phận kế toán trước khi tiến hành ghi sổ và thanh toán. Kế toán thanh toán tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm kiểm tra chứng từ và làm hồ sơ thanh toán, sau đó trình kế toán trưởng kiểm tra lại trước khi ký và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt chứng từ , còn tại các đơn vị trực thuộc, kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ, làm hồ sơ thanh toán, sau đó kiểm tra lại trước khi ký và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt chứng từ.
Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ: Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút dự toán, Chứng từ ngân hàng… Hiện nay, các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi và tổng hợp nên công tác ghi sổ được tiến hành trên phần mềm kế toán, kế toán chỉ cần hạch toán chứng từ chi tiết đúng tài khoản, nội dung, mục lục NSNN, nguồn vốn… phần mềm tự động lên sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
Tổ chức lưu, bảo quản và hủy chứng từ: Hiện nay, Chứng từ kế toán tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm được lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan theo phân loại tính chất của từng chứng từ, còn tại các đơn vị trực thuộc đều lưu và bảo quản chứng từ tại Phòng kế toán của từng đơn vị. Chứng từ được đóng thành từng tập, phân theo từng loại chứng từ và lưu theo trình tự thời gian. Điều này thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin khi có nhu cầu.
Nhìn chung, Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc tổ chức hệ thống chứng từ tương đối khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, tại các đơn vị này công tác tổ chức chứng từ kế toán vẫn còn
56 hạn chế, cụ thể:
Thứ nhất, chứng từ thanh toán chi phí không có Bảng kê đề nghị thanh toán của người đề nghị thanh toán (người mua hàng, người đi công tác…), chưa bổ sung đầy đủ các chữ ký cần thiết, mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng chưa có Giấy đề xuất mua, không có Phiếu giao nhận công cụ, dụng cụ (đối với trường hợp giao trực tiếp cho người sử dụng), không có Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ (đối với trường hợp mua xuất dùng dần dần). Chỉ có tại kế toán Văn phòng Chi cục Kiểm lâm thì có đầy đủ các thủ tục này.
Thứ hai, trường hợp cán bộ đi công tác xa không được hưởng chế độ đi máybay mà kế toán tại các đơn vị trực thuộc vẫn thanh toán tiền vé máy bay đi và về nhưng lại thiếu Giấy đề xuất cho đi máy bay được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
Thứ ba, công tác kiểm tra chứng từ kế toán Văn phòng Chi cục kiểm lâm thực hiện thường xuyên, hàng tuần, còn tại các đơn vị trực thuộc công tác kiểm tra chứng từ không được kế toán tiến hành thườngxuyên, thường đến cuối tháng mới kiểm tra và hạch toán vào máy, lúc này kế toán mới phát hiện những chứng từ còn sai sót do người đề nghị thanh toán chưa hiểu rõ về quy định chứng từ. Bây giờ kế toán mới yêu cầu người đề nghị thanh toán hoàn thiện lại chứng từ, hủy chứng từ sai và lập lại chứng từ đúng. Điều này làm cho ngày lập chứng từ bị chậm trễ so với ngày phát sinh nghiệp vụ, không đúng chế độ kế toán đã quy định là phải lập chứng từ ngay khi nghiệp vụ kinh kế phát sinh.
Thứ tư, việc hạch toán và ghi sổ chứng từ đã được bộ phận kế toán của Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và kế toán các đơn vị trực thuộc quan tâm. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy vẫn còn một số yếu tố chưa được thực hiện tốt như nội dung nghiệp vụ kinh tế trên Phiếu thu, Phiếu chi chưa bao quát
57
được nội dung của các chứng từ gốc kèm theo, người nhận tiền trên Phiếu thu và Phiếu chi chưa ghi rõ bằng chữ số tiền thực nhận, điều này vẫn còn tồn tại ở hầu hết các đơn vị trực thuộc.
Thứ năm, chưa phân loại chứng từ lưu một cách hợp lý, cụ thể tại một số đơn vị trực thuộc Chi cục Kiểm lâm như: Hạt Kiểm lâm huyện Tây Sơn, Hạt Kiểm lâm huyện Hoài Nhơn…: Chứng từ thu tiền mặt, chi tiền mặt, giấy rút dự toán, … lưu chung, đơn vị lưu chứng từ theo nguồn kinh phí mà không phân loại theo phần hành kế toán, không có bảng kê chứng từ gốc cùng loại, không in Chứng từ ghi sổ, không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…. Khi tìm một chứng từ chi từ quỹ hay một chứng từ thu tiền, chứng từ chi tiền gửi ngân hàng… thì không thể tìm ngay vì chứng từ phân loại theo nguồn kinh phí. Do đó, công tác kiểm tra, rà soát số liệu kế toán tại đơn vị rất khó khăn. Khi cơ quan kiểm tra tiến hành kiểm tra chứng từ thực tế thì rất khó tìm kiếm các khoản chi.
b. Đối với đơn vị có nguồn kinh phí từ nguồn thu phí, lệ phí:
Tổ chức lập chứng từ: Văn phòng Chi cục Kiểm lâm đã chấp hành tốt công tác tổ chức chứng từ kế toán bằng việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ. Các chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu quy định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Trong quá trình hoạt động, đơn vị đã tự bổ sung thêm chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý như “Bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ”. Đơn vị dùng số liệu ở Bảng này để theo dõi chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho các hoạt động thu phí, lệ phí thì ghi tăng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và phần chi phí khấu hao TSCĐ đơn vị dùng cho các nhiệm vụ Nhà nước giao thì không tính vào chi phí để quyết toán vì Nhà nước đã trang bị TSCĐ cho đơn vị để thực hiện nhiệm vụ. Phiếu chuyển thu phí, lệ phí: Khi cán bộ Phòng Sử dụng và Phát triển rừng (tại Văn phòng Chi cục) tính toán số tiền thu phí, lệ phí thẩm định
58
nguồn giống, rừng trồng … của các tổ chức, đơn vị thì lập Phiếu chuyển thu phí, lệ phí chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán tiến hành thu các khoản phí, lệ phí theo nội dung của phiếu chuyển này. Mẫu Phiếu chuyển thu phí, lệ phí được xây dựng như sau:
Đơn vị:... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Bộ phận:... Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
PHIẾU CHUYỂN THU PHÍ, LỆ PHÍ
Kính gửi: Kế toán Chi cục Kiểm lâm
- Căn cứ ... - Căn cứ ... Phòng ... đề nghị Kế toán Sở thu phí/lệ phí ... của...với số tiền là ... Bình Định, ngày tháng năm PHÒNG... (Ký, ghi rõ họ tên) Tổ chức kiểm tra chứng từ: Công tác kiểm tra chứng từ được kế toán Văn phòng Chi cụcKiểm lâm tiến hành thường xuyên, liên tục khi có chứng từ phát sinh. Qua đó, các thông tin ghi trên chứng từ được xác nhận là đúng đắn, chính xác, đảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán.
Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ: Chứng từ kế toán được phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian chứng từ phát sinh từ nguồn thu phí, lệ phí để lại.
Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm chứng từ về tiền mặt, về vật tư, giấy rút dự toán, thu - chi hoạt động thu phí,
59
lệ phí, thanh toán với ngân hàng… nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh đúng nội dung, bản chất phát sinh một cách kịp thời.
Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nên việc ghi sổ trở nên gọn nhẹ cho kế toán. Kế toán hạch toán chứng từ chi tiết vào phần mềm, kế toán chỉ cần kích vào nút Ghi sổ thì sẽ tự động ghi số liệu vào sổ sách kế toán.
Tổ chức lưu, bảo quản và hủy chứng từ: Đơn vị lưu chứng từ theo thời điểm kinh tế phát sinh, các chứng từ phát sinh của các tháng, sau khi đã ghi sổ kế toán đều được đóng thành tập ghi rõ chứng từ tháng đó và lưu trữ, bảo quản tại phòng kế toán của đơn vị. Chứng từ được sắp xếp khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Nhìn chung công tác tổ chức chứng từ tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm thực hiện tương đối khoa học. Tuy nhiên, tại các đơn vị này công tác tổ chức chứng từ kế toán vẫn còn hạn chế, cụ thể:
Thứ nhất, tại các đơn vị này còn xảy ra trường hợp Thủ quỹ vừa là người đi mua hàng (như mua: văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ…) và cũng là người đề nghị thanh toán. Điều này là không được phép vì vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, vừa mua hàng vừa chi tiền rất dễ xảy ra gian lận, thất thoát tài sản.
Thứ hai, chứng từ kế toán không điền đầy đủ thông tin như trên Phiếu thu và Phiếu chi người nhận tiền không ghi rõ bằng chữ số tiền thực nhận. Còn yếu tố ngày, tháng, số hiệu của một số chứng từ gốc chưa đầy đủ.
Thứ ba, công tác lưu trữ chứng từ chưa thực hiện lưu trữ theo quy định. Theo chế độ sau khi kết thúc năm và hoàn thành việc kiểm tra, quyết toán thì chứng từ chuyển qua kho lưu trữ nhưng thực tế chứng từ kế toán các đơn vị này không chuyển qua cho bộ phận lưu trữ mà lưu tại Phòng kế toán chứng từ của rất nhiều năm. Điều này dễ xảy ra rủi ro mất mát và Phòng kế toán càng ngày càng chật hẹp, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt.
60
2.3.1.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy, Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
a. Đối với các đơn vị có nguồn thu từ NSNN cấp:
Trên cơ sở xác định các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Bộ Tài chính quy định, các đơn vị quản lý hành chính đã tổ chức chi tiết các tài khoản cấp 3 cho một số loại tài khoản. Cụ thể như sau:
Tài khoản 1111 – Tiền mặt VNĐ, đơn vị theo dõi chi tiết: Tài khoản 1111.1 - Tiền mặt VNĐ (kinh phí tự chủ)
Tài khoản 1111.2 - Tiền mặt VNĐ (kinh phí không tự chủ) Tài khoản 1111.3 - Tiền mặt VNĐ (Các khoản thu khác)
Tài khoản 1121 – Tiền gởi NH, Kho bạc – VNĐ, đơn vị chi tiết: Tài khoản 11212 - Tiền gởi Kho bạc – VNĐ (Tiền gởi khác)
Cách phân loại này giúp đơn vị có số liệu chính xác về từng nguồn tiền cụ thể từ đó có kế hoạch sử dụng kinh phí hợp lý.
Về cơ bản Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc đã vận dụng tương đối chuẩn xác hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy hệ thống tài khoản tại các đơn vị này còn tồn tại một số hạn chế như sau:
Một là, các đơn vị trực thuộc Chi cục Kiểm lâm chưa sử dụng Tài khoản 332 – Các khoản phải nộp theo lương và các tài khoản chi tiết của tài khoản 332, Tài khoản 334 – Phải trả công chức viên chức để hạch toán các khoản thanh toán lương, thu nhập tăng thêm và các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… Các đơn vị này khi thanh toán các khoản trên đều hạch toán trực tiếp qua tài khoản chi phí như: TK 611… Điều này làm cho công tác
61
quản lý tài chính tại đơn vị gặp nhiều khó khăn như:
Đơn vị không thể có ngay thông tin kịp thời, chính xác về tiền lương đã trả cho cán bộ đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý và kiểm tra, kiểm toán. Đặc biệt là đơn vị sẽ tốn nhiều thời gian cho công tác Quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo định kỳ tháng, quý, năm vì số thu nhập chi trả cho cán bộ đơn vị không có sẵn trên TK 334 để kiểm tra, đối chiếu.
Đơn vị khó kiểm tra đối chiếu với cơ quan Bảo hiểm xã hội Bình Định theo định kỳ cuối tháng là đơn vị đã nộp đủ tiền hay chưa, số phải nộp của đơn vị là bao nhiêu về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Còn tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm kế toán thực hiện hạch toán các khoản trích nộp theo lương như Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp vào Tài khoản 332 và chi tiết Tài khoản 3321, 3322, 3323, 3324, đơn vị dễ dàng kiểm tra đối chiếu với cơ quan Bảo hiểm xã hội Bình Định theo định kỳ cuối tháng là đơn vị đã nộp đủ tiền hay chưa, số phải nộp của đơn vị là bao nhiêu về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Hai là, tại Văn phòng Chi cục Kiểm lâm và các đơn vị trực thuộc khi thực hiện các hoạt động nhà nước giao có thời gian thực hiện hơn một năm, ký hợp đồng thuê đơn vị bên ngoài thực hiện, khi các hạng mục công việc hoàn thành trong năm nhưng NSNN chưa cấp đủ kinh phí để trả cho đơn vị thuê ngoài các phần việc đã hoàn thành. Tại đơn vị lại không theo dõi công nợ phải trả, mà chỉ hạch toán vào tài khoản chi phí (TK 611…) đúng số tiền đã