B. PHẦN NỘI DUNG
1.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền
Ủy quyền là trao tạm thời hoặc lâu dài cho cấp dưới quyền lực cần thiết để họ hành động và quyết định nhằm thực hiện một nhiệm vụ và để họ chịu trách nhiệm về kết quả nhiệm vụ đó [1; 37].
“Trong quan hệ hành chính, ủy quyền là việc một cơ quan hay một quan chức ủy quyền cho một cơ quan, một phái đoàn hay một cán bộ sử dụng một số quyền của mình làm một số việc nhất định như điều tra, thanh tra, giám sát hay dự hội nghị.” [2; 224].
Giao quyền được hiểu theo cách đơn giản nhất đó là hoạt động nhằm phân tán các quyền ra quyết định của lãnh đạo trong một đơn vị.
Giao quyền, ủy quyền trong quản lý, điều hành hoạt động văn phòng là việc giao quyền trực tiếp hay gián tiếp của nhà quản trị văn phòng cho người dưới quyền trong văn phòng để thực hiện một số công việc, nhiệm vụ văn phòng trong thời gian nhất định.
Việc giao quyền, ủy quyền là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng bởi lẽ:
- Một là, hoạt động văn phòng bao gồm rất nhiều công việc, khối lượng công việc lớn, nhà quản trị không thể tự mình cùng một lúc giải quyết tất cả các công việc của văn phòng. Hoặc có những lúc lãnh đạo văn phòng đi vắng thì họ cũng không thể trực tiếp thực hiện công việc của văn phòng. Vì vậy, muốn quản lý, điều hành và duy trì hoạt động của văn phòng được thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị văn phòng cần giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới của mình để tập trung giải quyết những nhiệm vụ quan trọng.
- Hai là, để hoạt động của văn phòng được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong quản lý, điều hành công tác văn phòng thì mỗi cá nhân, đơn vị trong văn phòng phải biết rõ ràng về công việc của mình, đồng thời họ phải có quyền hạn nhất định để thực hiện công việc. Điều đó đòi hỏi phải có sự giao quyền, ủy quyền của người lãnh đạo văn phòng trong hoạt động của văn phòng.
- Ba là, trong hoạt động của cơ quan nói chung, hoạt động của văn phòng nói riêng vấn đề đào tạo cán bộ, lãnh đạo cũng là một yếu tố quan trọng. Việc phân quyền, ủy quyền còn nhằm mục đích đào tạo, tập dượt cho người dưới quyền trở thành người lãnh đạo, tạo cơ hội cho cấp dưới thể hiện được năng lực của bản thân.
Chính vì thế có thể khẳng định rằng: giao quyền, ủy quyền là nội dung tất yếu trong hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng.