B. PHẦN NỘI DUNG
2.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng Bộ
Theo Điều 4 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN (Phụ lục số 03), thì Văn phòng Bộ được tổ chức và làm việc theo
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 2011 2012 2013 2014 2015 2016 800 900 1490 1070 1200 1278
phòng và giúp việc Chánh Văn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng và 09 phòng ban trực thuộc (Phụ lục 04). Lãnh đạo Văn phòng dựa vào tổ chức bộ máy để phân công nhiệm vụ, giao quyền, ủy quyền cũng như theo dõi, kiểm tra đánh giá thực hiện công việc của các đơn vị để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Nhân sự của Văn phòng Bộ căn cứ vào văn bản quy định của Nhà nước, của Bộ và khối lượng, độ phức tạp của công việc vì thế cán bộ, công chức Văn phòng Bộ được định biên là 96 cán bộ công chức (50 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp đồng), làm việc trong 08 Phòng, 02 Ban trực thuộc (tính đến 15/12/2016)9.
Bảng 2.1. Số lượng cán bộ, công chức tại các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai đoạn 2011 – 2016 (Đơn vị: người)
STT Phòng, ban Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 1 Lãnh đạo Văn phòng 4 4 4 4 4 5 2 Phòng Tổng hợp 7 7 7 7 6 6 3 Phòng Hành chính – Tổ chức 16 16 16 16 16 16 4 Phòng Lưu trữ 4 4 4 4 4 4 5 Phòng Tài vụ 5 5 5 5 5 5 6 Phòng Quản trị - Y tế 16 16 16 16 15 14 7 Phòng Lễ Tân 6 7 7 7 8 9 8 Phòng Quản lý xe 16 16 16 16 14 15
9 Phòng Quản lý đầu tư xây dựng 7 7 7 8 8 7
10 Ban Quản lý Trụ sở 2 (Chưa thành lập) 9 9 9
11 Ban Quản lý Trụ sở Bộ (Chưa thành lập) 3 2 6
Như vậy, có thể thấy số lượng cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ ít có sự biến động trong giai đoạn này. Năm 2016, Lãnh đạo Văn phòng Bộ có sự thay đổi khi Tiếp nhận Thư ký Lãnh đạo Bộ từ Vụ Tổ chức cán bộ làm Phó Chánh Văn phòng Bộ. Trong tổng số 96 cán bộ, công chức thuộc văn phòng có 12 chuyên viên chính và 35 chuyên viên và tương đương (tính đến 15/12/2016).
- Về trình độ chuyên môn:
Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN
STT Trình độ Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
1 Tiến sĩ 01 1,04
2 Thạc sĩ 13 13,54
3 Cử nhân 43 44,79
4 Khác 39 40,63
Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ
Như vậy, có thể thấy nhân sự thuộc Văn phòng Bộ có trình độ khá cao tỷ lệ cán bộ, công chức từ trình độ cử nhân trở lên đạt 59,37%,. Trong đó, tỷ lệ cán bộ, công chức có trình độ tiến sĩ, thạc sĩ chủ yếu là Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Văn phòng. Cán bộ, công chức này đa số được đào tạo đúng chuyên ngành với công việc, nhiệm vụ đang đảm nhiệm.
2.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan quan
Trong hoạt động của cơ quan đơn vị việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các hội nghị, cuộc họp có vai trò rất quan trọng. Bộ KH&CN là cơ quan quản lý Nhà nước về khoa học, công nghệ trong phạm vi cả nước nên ngoài việc tổ chức các cuộc họp cơ quan, đơn vị thì việc tổ chức diễn ra thường xuyên với nhiều hình thức và quy mô khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế. Chính vì vậy, Văn phòng Bộ nói chung, Chánh Văn phòng Bộ cần quản lý, điều hành tốt đảm bảo tính khoa học
1,04% 13,54% 44,79% 40,63% Tiến sỹ Thạc sỹ Cử nhân Trình độ khác
Theo Điều 43, 44 Quy chế làm việc của Bộ thì hiện nay Bộ KH&CN phải tổ chức các loại hình hội họp sau:
- Các hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì: Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ; Hội nghị giao ban Bộ hàng tuần, tháng, tổng kết công tác năm của Bộ; Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối; Hội nghị làm việc với lãnh đạo cơ quan Trung ương và lãnh đạo thành phố trực thuộc Trung ương; Hội nghị khác để giải quyết công việc.
- Hội nghị do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chủ trì: Hội nghị để giải quyết công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ; Hội nghị làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ.
- Hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức: Hội nghị toàn ngành; Hội nghị tập huấn chuyên đề; Hội nghị tổng kết công năm năm; hội nghị cán bộ chủ chốt; các loại hội nghị khác.
Như vậy, ngoài việc Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành các hội nghị cho chính Văn phòng tổ chức thì còn quản lý, điều hành công tác phối hợp tổ chức hội nghị với các đơn vị khác, đảm bảo công tác tham mưu tổng hợp và hậu cần phục vụ hoạt động này.
2.3.5.1. Giai đoạn chuẩn bị tổ chức hội nghị
Lập kế hoạch hội nghị
Đối với các hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị đã được quy chuẩn hóa bằng các quy định của Nhà nước, quy chế làm việc của Bộ thì kế hoạch là không bắt buộc, ví dụ: hội nghị giao ban tuần, tháng, năm,.... được quy định tại Điều 51 Quy chế làm việc của Bộ. Chánh Văn phòng sẽ tổ chức triển khai các quy định này tới các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ để thực hiện đúng các quy định. Chẳng hạn như: Hội nghị giao ban tuần sẽ được diễn ra vào thứ hai của tuần làm việc thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, Chánh Văn phòng Bộ giao nhiệm vụ cho các Chuyên viên phòng Tổng hợp xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về thành phần, địa điểm tổ chức và lập danh sách, thông báo cho cán bộ đó biết.
Trong năm 2016, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo các đơn vị trực thuộc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, cơ sở vật chất và tổ chức các hội nghị như: Hội nghị Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Hội nghị cán bộ chủ chốt và Hội
nghị tổng kết công tác của Bộ; tổ chức Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu, chuỗi sự kiện Ngày Khoa học và Công nghệ Việt Nam 18/5/2016, Ngày Hội Khởi nghiệp. Ngoài những sự kiện diễn ra thường xuyên, Phòng Tổng hợp đã phối hợp chuẩn bị các công việc đột xuất như: các Hội thảo “Tìm hiểu nguyên nhân hải sản chết bất thường ở Miền Trung” và các công việc đột xuất khác được giao từ Văn phòng Chính phủ. Đồng thời, thường xuyên tham dự các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì phân công để nắm bắt thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ cũng như đôn đốc, phối hợp với các đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện.
Việc ứng dụng CNTT đã bước đầu được quan tâm, Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng thí điểm họp trực tuyến năm 2017 (Phụ lục số 13).
Còn đối với những hội nghị với quy mô lớn, quan trọng mang tính nghi thức thì phải lập kế hoạch, ví dụ: Hội nghị tổng kết công tác năm 2016 và triển khai phương hướng, nhiệm vụ năm 2017, Hội nghị trực tuyến khoa học và công nghệ phục vụ phát triển kinh tế, xã hội.
Các hội nghị được giao cho Văn phòng Bộ thì Chánh Văn phòng Bộ chủ động trong việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để tổ chức hội nghị.
Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
Chánh Văn phòng sẽ phân công cho Phòng Tổng hợp xây dựng tờ trình. Chánh Văn phòng Bộ căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị. Chánh Văn phòng Bộ đảm bảo rằng cán bộ được phân công làm là người có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
Khi cán bộ được giao xác định được các nội dung cụ thể như: tên hội nghị, thời gian tổ chức hôi nghị, thành phần tham dự,… thì tiến hành lập tờ trình hoàn chỉnh theo đúng thể thức sau đó trình Chánh Văn phòng xem xét lại nội dung và cho ý kiến chỉ đạo chỉnh sửa lại nội dung sao cho phù hợp trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký. Cán bộ chuyên môn sửa lại nội dung theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Như vậy, trong khâu này, Chánh Văn phòng Bộ có thể kiểm soát được nội dung từng hội nghị quan trọng và đưa ra được những hướng giải quyết phù hợp hơn.
Gửi tờ trình đã phê duyệt cho cán bộ liên quan
chức hội nghị cho các đơn vị có liên quan 20 ngày trước khi diễn ra hội nghị. Thành lập Ban Tổ chức và phân công công việc
Tùy theo tính chất, nội dung, quy mô của hội nghị mà có thể quyết định thành lập Ban Tổ chức hay không. Đối với các hội nghị lớn Chánh Văn phòng Bộ phân công cán bộ soạn thảo quyết định thành lập Ban Tổ chức. Thông thường Ban Tổ chức bao gồm: Bộ trưởng/Thứ trưởng – Trưởng Ban; Chánh Văn phòng – Phó Ban; Thứ trưởng các đơn vị có liên quan – thành viên. Ví dụ: Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ KH&CN năm 2016 tại Ninh Bình, Văn phòng Bộ là đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, Chánh Văn phòng Bộ quyết định thành lập Ban Tổ chức hội nghị và các Ban giúp việc:
- Bộ trưởng Nguyễn Quân – Trưởng Ban: chịu trách nhiệm chung;
- Chánh Văn phòng Bùi Thế Duy- Phó Ban: triển khai nội dung công việc;
- Trưởng Phòng Tổng hợp – Thành viên: tổng hợp báo cáo, đề xuất các giải pháp, ý tưởng, nội dung mới;
- Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp: lập danh sách đại biểu, soạn thảo và gửi giấy mời;
- Trưởng Phòng Lễ tân – Thành viên: chuẩn bị: địa điểm, nước giải khát, đồ ăn, nơi ăn ngủ đại biểu…
Công tác chuẩn bị khác
Tùy vào nội dung, tính chất của hội nghị mà việc chuẩn bị nội dung cuộc họp sẽ được phân công cho các đơn vị khác nhau thực hiện (Khoản 2 Điều 46 Quy chế làm việc của Bộ có quy định về chuẩn bị nội dung hội nghị). Nội dung chương trình cho Văn phòng Bộ chủ trì, Phòng Tổng hợp sẽ chuẩn bị nội dung và các văn phòng phẩm phục vụ hội nghị.
Xây dựng các chương trình nghị sự thì đơn vị sẽ xây dựng 02 bản (01 bản cho khách mời, 01 bản cho Ban Tổ chức). Đối với những hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo Phòng Tổng hợp xác định các nghi thức, bài phát biểu,… trong hội nghị (Mẫu chương trình nghị sự: Phụ lục số 14).
Đối với việc lập danh sách, soạn thảo và gửi giấy mời hội nghị thì Chánh Văn phòng Bộ giao cho Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức. Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng các giấy mời hội nghị này.
Ngoài ra, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị Chánh Văn phòng giao cho Phòng Tổng hợp thực hiện liên hệ và khảo sát địa điểm. Ví dụ: Hội nghị cán bộ chủ
chốt của Bộ KH&CN năm 2016 tổ chức tại Ninh Bình, thì trưởng Phòng Tổng hợp sau khi tìm kiếm và liên hệ được địa điểm sẽ liên hệ Trưởng phòng Quản trị, Trưởng Phòng Lễ tân để tiến hành công tác tiền trạm10. Nếu hội nghị được tổ chức tại trụ sở Bộ thì phải xây dựng các bản chỉ dẫn từ sảnh chính lên khu vực hội nghị.
Đối với các hội nghị do Văn phòng tổ chức thì việc thiết kế, in maket, áp phích tuyên truyền giao cho giao cho Phòng Quản trị thực hiện và phải được Chánh Văn phòng Bộ phê duyệt, đồng ý. Các công việc khác: y tế, dự trù kinh phí,… được các đơn vị thực hiện dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.
2.3.5.2. Giai đoạn tổ chức hội nghị
Tùy theo tính chất, quy mô mà có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau. Hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức công tác này được giao cho Phòng Lễ tân và Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện. Chánh Văn phòng Bộ cũng quản lý, chỉ đạo việc vận hành, điều khiển các thiết bị kỹ thuật và triển khai chương trình hội nghị. Tuy nhiên, đối với các hội nghị không do Văn phòng tổ chức thì Chánh Văn phòng vẫn quản lý việc theo dõi diễn biến hội nghị để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh: sự cố về âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,…Ngoài ra, việc bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị được quy định tại Điều 48 Quy chế làm việc của Bộ. Ban Tổ chức, đơn vị chủ trì sẽ tham khảo ý kiến của Chánh Văn phòng về hình thức và phương tiện kỹ thuật hỗ trợ hội nghị.
2.3.5.3. Giai đoạn kết thúc hội nghị
Sau khi hội nghị kết thúc, Ban Tổ chức tiến hành rút kinh nghiệm, đánh giá kết quả và thông báo ban hành kết luận hội nghị. Sau khi có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Bộ về nội dung thông báo kết luận, Phòng Tổng hợp trình Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành và gửi đến các đơn vị có liên quan.
Đơn vị chủ trì hội nghị phối hợp với Văn phòng Bộ hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý tài chính. Trường hợp hội nghị do Văn phòng tổ chức thì Chánh Văn phòng giao cho Trưởng Phòng Tài vụ thực hiện quyết toán các khoản chi tiêu. Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc viết thư cảm ơn (nếu có) đến các đại biểu tới tham dự.
Cuối cùng, các đơn vị trong Văn phòng Bộ có trách nhiệm thu thập, lập hồ sơ hội nghị và báo cáo với Chánh Văn phòng Bộ.
2.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan
Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng Bộ KH&CN. Yêu cầu, nhiệm vụ của công tác này là phải đảm bảo kinh phí, điều kiện, cơ sở vật chất cho việc thực hiện những chương trình, kế hoạch công tác và những nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất mà Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao.
Quốc hội phân bổ nguồn kinh phí cho khoa học và công nghệ cho Bộ KH&CN thì Bộ KH&CN quản lý 12% còn 88% nguồn kinh phí còn lại chi cho phát triển khoa học và công nghệ ở 63 tỉnh/thành phố do Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch – Đầu tư quản lý. Từ 12% nguồn kinh phí trên Vụ Kế hoạch – Tổng hợp giúp Bộ trưởng phân bổ kinh phí cho các đơn vị bằng việc căn cứ vào lĩnh vực: quản lý hành chính, sự nghiệp khoa học, đầu tư cho xây dựng cơ bản, hợp tác quốc tế, đào tạo,… Trong các đơn vị thuộc Bộ được phân bổ kinh phí thì Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo, điều hành việc xây dựng kế hoạch triển khai kế hoạch, kinh phí cho hoạt động của Bộ trong năm đã định trước và xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí cho các hoạt động năm sau của Bộ.
Như vậy, việc xây dựng kế hoạch tài chính, dự toán ngân sách hằng năm của Bộ KH&CN gắn bó hữu cơ với việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Chính vì vậy, để đảm bảo được công tác này thì Chánh Văn phòng Bộ trước tiên phải quản lý, điều hành tốt trong việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác năm của Bộ để có thể bao quát hết được các nhiệm vụ phải thực hiện theo quy định tại Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm