B. PHẦN NỘI DUNG
3.5. Giải về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành
đạo, điều hành công tác văn phòng của Lãnh đạo Văn phòng. Chính vì vậy, để đổi mới hoạt động lãnh đạo, điều hành công tác văn phòng của Lãnh đạo Văn phòng Bộ KH&CN thì Chánh Văn phòng Bộ cần tham mưu cho Bộ trưởng trong việc ban hành các văn bản để công tác văn phòng được thực hiện thống nhất, có hiệu quả:
- Sửa đổi Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN;
- Xây dựng Quy chế về tuyển dụng mới, điều động, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức và người lao động trong Văn phòng Bộ;
- Sửa đổi Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ trong đó quy định rõ về vấn đề ứng dụng CNTT;
- Xây dựng Thông tư ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ;
- Sửa đổi Quy chế chi tiêu nội bộ, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các khoản chi tiêu thường xuyên và đột xuất theo chế độ Nhà nước quy định và thực hiện tốt việc tiết kiệm và tự chủ ngân sách.
- Xây dựng văn bản quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của Chánh Văn phòng và từng Phó Chánh Văn phòng.
3.5. Giải về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng công tác văn phòng
Công nghệ thông tin với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho công tác văn phòng nói chung, công tác quản lý, điều hành công tác văn phòng nói riêng nhanh chóng, hiện đại về cả chất lượng và số
phòng nhằm nâng cao hiệu quả công tác này cũng chính là nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng. Cụ thể:
- Trong xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch công tác:
Trong nội dung khóa luận tốt nghiệp này tác giả không tập trung đề xuất một phần mềm cụ thể mà đề xuất Lãnh đạo Văn phòng nói chung, Chánh Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng cần nghiên cứu tình hình thực tiễn tại Bộ và Văn phòng Bộ để tham mưu, đề xuất với Bộ trưởng trong việc xây dựng phần mềm làm công cụ hỗ trợ, đảm bảo thống nhất việc thực hiện, triển khai chương trình, kế hoạch công tác trong cả Bộ. Có thể tham khảo phần mềm phục vụ xây dựng kế hoạch của Bộ Tư pháp.
- Trong công tác công tác văn thư, lưu trữ:
Hoàn thiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đặc biệt là việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để khi tìm kiếm thông tin cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này. Ngoài ra, cần nghiên cứu việc thống nhất cơ sở dữ liệu giữa phần mềm hiện tại và VPNet. Đồng thời, không ngừng nắm bắt sự thay đổi của khoa học, công nghệ để chỉnh sửa hoặc là xây dựng các phần mềm ứng dụng khác phù hợp với thực tiễn khoa học, công nghệ và cơ quan.
Công tác lưu trữ tại Bộ đang áp dụng phần mềm NeoARCHIVE tuy nhiên do thời gian xây dựng cũng đã khá lâu, ít cập nhật và thay đổi nên phần mềm đã có nhiều lỗi, chưa đáp ứng được yêu cầu lưu trữ. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ cần tham mưu cho Bộ trưởng trong việc phối hợp Trung tâm Tin học để chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm hiện tại hoặc xây dưng một phần mềm mới trên nền tảng phần mềm đã có.
- Về công tác nhân sự trong văn phòng Bộ
Chánh Văn phòng Bộ cần nghiên cứu việc xây dựng cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức trong Văn phòng Bộ để có cơ sở xây dựng các kế hoạch về nhân sự trong thời gian tới.
- Về công tác tổ chức, phục vụ các hội nghị, cuộc họp
+ Việc ứng dụng công nghệ phải tiến hành đồng bộ trong tất cả các khâu của công tác tổ chức, phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp.
+ Đầu tư mua mới hoặc tiến hành sửa chữa bảo trì thường xuyên các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn,
máy chiếu; hạn chế sự hỏng hóc của các thiết bị và tiến hành xử lý kịp thời để phục vụ cho các hội nghị tiếp theo.
+ Đẩy mạnh mô hình hội nghị trực tuyến (truyền hình) mà Bộ đã triển khai năm 2017 nhằm rút nâng cao quả hiệu suất, chất lượng công việc; thông tin được truyền đạt nhanh chóng, chính xác, kịp thời và trực quan nhằm giúp Bộ ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời. Ngoài ra, hội nghị trực tuyến còn có thể giải quyết các vấn đề sau: khả năng lưu trữ nội dung hội nghị vào sever để tiện cho việc truy cứu; khả năng tích hợp với hệ thống Camera giám sát cho phép các điểm cầu có thể quan sát trực quan hình ảnh của điểm cầu khác; khả năng truy cập vào hội nghị từ bất cứ đâu, phương tiện gì có kết nối mạng.
Để có thể ứng dụng mô hình họp trực tuyến thì phải có phần mềm công nghệ về tổ chức hội nghị trực tuyến. Hiện nay có 03 loại công nghệ hội họp trực tuyến chủ yếu: video conference, Web conference, Audio conference (Bảng so sánh: Phụ lục số 15).
Tùy theo mục đích, yêu cầu của hội nghị và tình hình thực tiễn của cơ quan mà Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng trong chọn loại công nghệ thích hợp.
Ngoài ra, tác giả mạnh dạn đề xuất các khuyến nghị sau: trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị đơn vị chủ trì có thể phối hợp với Trung tâm Tin học của Bộ để đăng tải toàn bộ tài liệu liên quan đến nội nghị thông qua cổng thông tin điện tử của Bộ KN&CN hoặc đối với các hội nghị phức tạp hơn thì mở một diễn đàn trên cổng thông tin điện tử hoặc hộp thư điện tử, nhóm email.
- Về công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan
Hoàn thiện công tác tài chính, kế toán là giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng việc lập kế hoạch dự toán ngân sách hằng năm của Bộ và nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí ngân sách hằng năm của Bộ trong đó ứng dụng công nghệ trong công tác này là biện pháp hiệu quả.
Hiện nay, phần mềm mà Bộ đang sử dụng đã được ứng dụng lâu nên chưa cập nhật được văn bản pháp luật và xuất hiện nhiều lỗi. Chính vì vậy, Văn phòng Bộ cần tham mưu cho Lãnh đạo Bộ đầu tư mua sắm phần mềm quản lý tài sản mới đảm bảo công tác này phát huy được hiệu quả tốt nhất.