B. PHẦN NỘI DUNG
2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế
Thứ nhất, nhận thức của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng còn nhiều hạn chế. Chính vì vậy công tác văn phòng nói chung, hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng nói riêng chưa thật sự được quan tâm, đầu tư đúng mức: hệ thống các văn bản quy định, nguồn tài chính, cơ sở,… và chưa thường xuyên kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm trong việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Lãnh đạo Văn phòng Bộ không được đào tạo bài bản về công tác văn phòng nên chưa nắm vững các nghiệp vụ tổ chức điều hành công tác này và chưa có cái nhìn đầy đủ, sâu sắc và gắn trách nhiệm quản lý, điều hành công tác văn phòng với trách nhiệm thực hiện mục tiêu chung của cả Bộ.
Thứ hai, phong cách lãnh đạo, quản lý của Chánh Văn phòng Bộ chưa có sự thay đổi phù hợp với tình hình thực tế tại Văn phòng Bộ từ việc ra quyết định quản lý đến việc xây dựng kế hoạch, bố trí phân công công việc và giao quyền và ủy quyền. Lãnh đạo Văn phòng nhiều khi chưa chủ động trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình mà còn phụ thuộc nhiều vào sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng Bộ đã sử dụng một số phương thức quản lý, điều hành công tác văn phòng tuy nhiên các phương thức này chưa được kết hợp sử dụng triệt để, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Văn phòng Bộ.
Thứ ba, công tác quản lý, điều hành nhân sự làm công tác văn phòng chưa được chú trọng. Việc phân công công việc chưa thật sự phù hợp với năng lực, trình độ được đào tạo của cán bộ, công chức.
Thứ tư, hệ thống văn bản hướng dẫn do Bộ ban hành còn chậm, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng với yêu cầu thực tế. Ví dụ: Quy chế chi tiêu nội bộ chưa đáp ứng đầy đủ các khoản chi tiêu thường xuyên và đột xuất theo chế độ Nhà nước quy định và thực hiện tốt việc tiết kiệm và tự chủ ngân sách. Hay chưa có văn bản nào quy định về áp dụng CNTT trong công tác văn phòng tạo ra sự thiếu đồng nhất khi thực tế áp dụng so với quy chế đã ban hành trước đó.
Thứ năm, ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý, điều hành công tác văn phòng thì chưa được triển khai sâu, rộng trong các lĩnh vực của văn phòng và chưa được đầu tư đúng mức. Những nội dung đã được ứng dụng công nghệ thông tin thì còn nhiều vấn đề bất cập: dữ liệu không đồng bộ, còn nhiều tính năng chưa được sử dụng, hệ thống mạng còn nhiều trục trặc, không gian lưu trữ còn thiếu hay bị lỗi mạng, phần mềm sử dụng lâu nhiều lỗi chưa khắc phục được,…
Thứ sáu, nguồn tài chính phục vụ công tác văn phòng còn hạn hẹp, chưa đáp ứng được nhiệm vụ đột xuất, phát sinh trong công tác văn phòng và thiếu thốn về cơ sở vật chất, trang thiết bị,… phục vụ công tác này.
Tiểu kết chương 2
Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Bộ KH&CN, Văn phòng Bộ KH&CN, cùng với thực trạng các vấn đề về quản lý, điều hành công tác văn phòng: quản lý, điều hành thông qua các chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong Văn phòng Bộ; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp của cơ quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, tác giả nhận thấy: hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế từ nhiều nguyên nhân khác nhau chính vì vậy cần tìm ra những giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm đã đạt được và khắc phục, cải thiện những hạn chế hiện nay để đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và uy tín của Văn phòng, Bộ KH&CN.
Chương 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ,
ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2011-2016, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới hoạt động này như sau: