B. PHẦN NỘI DUNG
1.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng là việc xây dựng, sắp xếp, bố trí thành các bộ phận; thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận trong văn phòng để cùng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
Để tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng cần dựa trên các cơ sở: quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; con người làm việc trong văn phòng; điều kiện cơ sở vật chất; cơ chế hoạt động của văn phòng; nghiệp vụ văn phòng. Khi xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng phải tuân theo hệ thống các quan điểm (Quan điểm toàn diện; quan điểm phát triển yêu cầu; quan điểm lịch sử; quan điểm hệ thống) và các nguyên tắc (Nguyên tắc cơ cấu phù hợp với đối tượng quản lý, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; nguyên tắc tinh giản, gọn nhẹ, tiết kiệm; nguyên tắc pháp chế; nguyên tắc thứ bậc hành chính,…).
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, nhà quản trị văn phòng bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với từng bộ phận để có thể đảm nhiệm được chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó. Công tác bố trí, sử dụng nhân sự luôn là một vấn đề phức tạp nhưng có vai trò quan trọng trong các cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bố trí, sử dụng nhân lực ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị, cơ quan nên các cơ quan đặc biệt chú trọng công tác bố trí, sử dụng nhân lực theo hướng nâng cao hiệu quả và sử dụng tiết kiệm nguồn nhân lực.