Cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng

B. PHẦN NỘI DUNG

1.4. Cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng

 Các văn bản của Nhà nước ban hành

Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng trong thực tiễn cần có cơ sở pháp lý để công tác này được đảm bảo, duy trì thực hiện. Cơ sở pháp lý là hệ thống các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và các nội dung liên quan đến công tác quản lý, điều hành công tác văn phòng bao gồm các văn bản:

- Thứ nhất, Nghị định 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ: đây là cơ sở nhằm thực hiện mọi hoạt động của Bộ KH&CN.

- Thứ hai, văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: + Luật số 01/2011/QH13 11/11/2011 về Luật lưu trữ;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

+ Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;

+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Thứ ba, các văn bản quy định khác: Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/3006 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.

- Thứ tư, nhằm cụ thể hóa văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan cấp Bộ khác, Bộ KH&CN đã ban hành các văn bản liên quan đến quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ như:

+ Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN;

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013của Bộ Khoa học và Công nghệ;

+ Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tổng hợp; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Lưu trữ; Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Tài vụ,…

+ Quy chế về Thi đua, Khen thưởng của Văn phòng Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 240/QĐ-VP ngày 05/12/2016 của Chánh Văn phòng Bộ.

+ Quy chế quản lý và sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách và hội trường ban hành kèm theo Quyết định số 728/QĐ-BKHCN ngày 10/4/2015 của Bộ trưởng Bộ KH&CN.

Tiểu kết chương 1

Từ vấn đề lý luận, có thể thấy rằng công tác văn phòng ở các cơ quan có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới và sự thành lập của cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu đổi mới, cải cách hành chính, yêu cầu nâng cao uy tín và tăng cường công tác phục vụ, quản lý của công tác điều hành của Bộ KH&CN nói chung, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng thì đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng Bộ là vô cùng cần thiết. Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng theo hướng hiện đại, tích cực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vị thế của Văn phòng Bộ KH&CN và cải thiện vị trí về chỉ số cải cách hành chính của Bộ trong thời gian tới để xứng đáng là Bộ đi đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa học và công nghệ.

Chương 2.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN (Phụ lục số 01), theo đó:

“Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý Nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật.” [4; 1]

Bộ KH&CN thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/ 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Tuy nhiên, hiện nay Chính phủ chưa ban hành Nghị định mới quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN trên cơ sở Nghị định này.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ được quy định tại Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. Theo đó, Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, 27 đơn vị thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và 01 đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ. (Sơ đồ tổ chức bộ máy xem tại phụ lục số 03)

2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ KH&CN thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; Bộ trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ, quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ. Văn phòng Bộ có con dấu

riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước, để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật” [3; 1]. Để thực hiện các chức năng trên thì Văn phòng Bộ cần thực hiện những nhiệm vụ sau:

“- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ, đôn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ và của lãnh đạo;

- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;

- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng;

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ;

- Quản lý kinh phí của hoạt động cơ quan Bộ, lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của Cơ quan Bộ theo quy định; quản lý các nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao;

- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ;

- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị thuộc Bộ;

- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp;

- Chủ trì, tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão, phòng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ;

- Quản lý tài sản, cán bộ tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ và quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao” [3; 1- 3].

2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Theo Điều 4 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN (Phụ lục số 03), Văn phòng Bộ được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh Văn

phòng và giúp việc Chánh Văn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng. Với tổng số 967 cán bộ, công chức làm việc trong 098 Phòng, Ban trực thuộc, thực hiện các công tác tham mưu tổng hợp về hoạt động của cơ quan Bộ, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý đầu tư xây dựng, công tác phục vụ đảm bảo điều kiện làm việc cho khối cơ quan Bộ. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ: Xem tại phụ lục số 04)

2.3. Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

2.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác

2.3.1.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác của Bộ

Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác là một phương án của quá trình tổ chức công việc trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Nó là hoạt động thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và xác định phương pháp, cách thức nhằm xác định phương hướng, biện pháp thực hiện mục tiêu đó trong thời gian quy định. Chương trình, kế hoạch công tác là phương tiện giúp các nhà lãnh đạo cơ quan đơn vị tổ chức thực hiện công tác quản lý, điều hành hoạt động trong cơ quan, bộ phận mà họ quản lý.

Tại Bộ KH&CN hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một nhiệm vụ quan trọng nằm trong chức năng của Văn phòng Bộ. Đồng thời, nó còn là phương tiện để giúp Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành công tác văn phòng. Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm chung giúp Lãnh đạo Bộ việc tham gia xây dựng và tổ chức, báo cáo kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Văn phòng Bộ chỉ đạo, hướng dẫn chuyên viên Phòng Tổng hợp thực hiện công tác tham mưu, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp và phối hợp với đơn vị có, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, quy chế làm việc của Bộ.

 Chương trình, kế hoạch công tác năm

Để xây dựng được chương trình, kế hoạch này thì cần dựa trên các căn cứ sau: chương trình, chính sách của Nhà nước; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị thuộc Bộ; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; chương trình, kế hoạch công tác của các năm và kế hoạch công tác hằng năm của Bộ;

7 Gồm 50 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp đồng (trong đó có 2 chuyên viên chính, 35 chuyên viên và tương đương). Về trình độ chuyên môn, có 01 tiến sĩ, 13 thạc sĩ, 43 cử nhân,

8 Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Lưu trữ, Phòng Tài vụ, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Lễ tân, Phòng Quản lý xe, Phòng Quản lý đầu tư xây dựng, Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ, Ban Quản lý Trụ sở Bộ KH&CN

bản đăng ký khối lượng công việc của các đơn vị trực thuộc Bộ; thực tiễn yêu cầu công việc; các nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ quan. Sau đó thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Văn phòng Bộ gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký khối lượng công việc.

- Bước 2: Xác định mục tiêu công tác năm của Bộ.

- Bước 3: Đánh giá lại nguồn lực (nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất,…).

- Bước 4: Dự thảo kế hoạch.

- Bước 5: Xin ý kiến góp ý dự thảo bằng hình thức họp hoặc gửi công văn đề nghị;

- Bước 6: Hoàn thiện dự thảo trình Bộ trưởng phê duyệt.

- Bước 7: Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành.

- Bước 8: Thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo việc thực hiện kế hoạch.

Trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm thuộc về Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ là đơn vị chủ trì, phối hợp cùng Vụ Pháp chế, các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch công tác năm của Bộ (Đối với kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ thì Vụ Pháp chế chủ trì). Các danh mục công việc, đề án cần xây dựng, triển khai trong năm của các đơn vị để đăng ký vào kế hoạch công tác năm của Bộ cần gửi công văn Văn phòng Bộ và Vụ pháp chế trước ngày 05 tháng 11 hằng năm. Đối với danh mục, đề án văn bản quy phạm pháp luật cần trình trong năm sau của Vụ Pháp chế chậm nhất ngày 15 tháng 11 hằng năm phải gửi về Văn phòng Bộ. Trong đó Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo cho Phòng Tổng hợp thực hiện công việc có liên quan và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ này.

 Chương trình, kế hoạch công tác quý

Đối với chương trình, kế hoạch công tác quý của Bộ được xây dựng căn cứ trên kế hoạch công tác năm, sự chỉ đạo của Bộ trưởng. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác mà các đơn vị (chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý) gửi đến. Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý Văn phòng Bộ và Vụ Pháp chế tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác quý sau của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.

 Chương trình, kế hoạch công tác tháng

chương trình, kế hoạch công tác tháng mà chậm tiến độ thực hiện các đơn vị phải báo cáo cho Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng.

 Lịch công tác tuần

Cũng tương tự như chương trình, kế hoạch công tác trên lịch công tác tuần của Bộ KH&CN được xây dựng dựa trên chương trình kế hoạch (năm, quý, tháng), sự chỉ đạo của Bộ trưởng. Tuy nhiên, khác với chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng, lịch công tác tuần là một loại kế hoạch chi tiết nhất, rõ ràng nhất thời gian, người thực hiện, nội dung công việc. Văn phòng sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng lịch công tác tuần và gửi qua mạng máy tính nội bộ của Bộ và trong các cuộc họp giao ban đầu tuần nếu có sự thay đổi về bất kỳ nội dung liên quan gì thì Chánh Văn phòng sẽ chỉ đạo Phòng Tổng hợp cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị thuộc Bộ biết và thực hiện (Lịch công tác tuần: Xem tại phụ lục số 06).

Như vậy, xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của