B. PHẦN NỘI DUNG
3.6. Giải pháp về đầu tài chính, tư cơ sở vật chất
- Về đầu tư tài chính
phí cho công tác văn phòng nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho công tác này. Ví dụ:
+Việc đầu tư ứng dụng các phần mềm và chi phí đào tạo, khi ứng dụng CNTT vào thực tiễn là một con số không hề nhỏ. Mặc dù hằng năm Bộ KH&CN đã có những dự toán cho việc ứng dụng CNTT nhưng trên thực tế vẫn còn nhiều công việc không thực hiện được do thiếu kinh phí. Bởi vậy Bộ KH&CN cần chú trọng, quan tâm đặc biệt hơn nữa trong việc xây dựng ngân sách cho hoạt động ứng dụng CNTT. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin ở Bộ nói chung, Văn phòng nói riêng để mua sắm các trang thiết bị hiện đại, máy tính có tốc độ xử lý cao, lưu trữ được nhiều thông tin, nâng cấp phần mềm đã lạc hậu;
+ Bổ sung kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu trong kho lưu trữ tránh tình trạng tài liệu bó gói như hiện tại;
+ Bố trí kinh phí để Văn phòng Bộ triển khai các hoạt động của công tác ISO trong khối cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.
- Về đầu tư cơ sở vật chất
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại:
Các trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng và hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, công chức trong việc hoàn thành công việc. Để Văn phòng Bộ đáp ứng được yêu cầu của cải cách hành chính, hiện đại hóa văn phòng thì đầu tư trang thiết bị là điều kiện tất yếu. Chính vì vậy, Lãnh đạo Văn phòng Bộ cần tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo Bộ trong việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại trong từng lĩnh vực cụ thể.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng như: máy cắt phong bì, máy bóc phong bì, máy đánh chữ,… Lãnh đạo Văn phòng Bộ căn cứ vào tình hình thực tiễn của công việc, Văn phòng Bộ, Bộ tiến hành đề xuất với Lãnh đạo Bộ.
Ngoài ra, Lãnh đạo Văn phòng Bộ cần tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo Bộ trong việc nâng cấp, thay thế, bổ sung máy tính hoạt động chậm, bị lỗi; đầu tư thêm kinh phí để nâng cấp, sửa sữa hệ thống mạng LAN tránh những lỗi còn mắc phải tạo ra sự nhanh chóng, an toàn, hiệu quả cho công tác quản lý của Bộ. Đồng thời, Lãnh đạo Văn phòng cần cung cấp đầy đủ các trang thiết bị văn phòng phẩm.
Cần đầu tư hệ thống kiểm soát an ninh, quản lý cán bộ ra, vào và khách đến làm việc tại trụ sở Bộ và trang bị các trang thiết bị liên lạc cho nhân viên bảo vệ để tiện cho
việc liên lạc, trao đổi giúp nhân viên kiểm soát công việc một cách chặt chẽ, phối hợp hài hòa với nhau.
Cuối cùng, Văn phòng Bộ cần tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác văn phòng: máy chiếu, máy in, máy tính,… để hạn chế sự hỏng hóc và có phương án kịp thời. Đồng thời, Chánh Văn phòng Bộ cần chỉ đạo việc điều hành việc lập kế hoạch cụ thể cho việc mua sắm, bảo trì các thiết bị. Ví dụ: năm 2017 sẽ mua thêm 02 máy chiếu, đường truyền mạng để phục vụ tổ chức hội nghị thì Chánh Văn phòng Bộ cần lập kế hoạch một cách cụ thể.
+ Cải thiện môi trường làm việc
Môi trường làm việc của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Cải thiện, nâng cao môi trường làm việc được hiểu là tạo bầu không khí tâm lý thoải mái cho cán bộ, công chức. Để làm được điều này, trước hết cần bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo của cán bộ. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Văn phòng cần tạo ra và duy trì một khung cảnh làm việc thuận lợi, khoa học, bố trí, sắp xếp chỗ làm việc một cách khoa học, đẹp mắt có tác dụng lớn đến năng suất lao động trong do đó cần bố trí chỗ làm việc của cán bộ công chức theo hướng: tất cả các giấy tờ, tài liệu không liên quan đến việc xử lý công việc hiện tại thì cần loại bỏ ra khỏi bàn,… Ngoài ra, cũng cần chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đế tâm sinh lý con người như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tiếng ồn để tạo cảm giác thoải mái trong công việc, trồng nhiều cây xanh tại nơi làm việc.
Tiểu kết chương 3
Như vậy, để phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế của công tác văn phòng và nâng cao chất lượng, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng hiện nay của Bộ KH&CN, tác giả đề xuất các giải pháp: nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn phòng, quản lý, điều hành công tác văn phòng; đổi mới phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng; giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự; giải pháp về thể chế; giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng; giải pháp về đầu tài chính, tư cơ sở vật chất. Trong đó, giải pháp nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn phòng, quản lý, điều hành công tác văn phòng và giải pháp đổi mới phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng là giải pháp quan trọng nhất.