B. PHẦN NỘI DUNG
1.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan
Hiểu một cách chung nhất, thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Tuy nhiên thông tin là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tùy vào từng lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những quan niệm khác nhau về thông tin.
Thông tin có mặt ở tất cả các khâu trong hoạt động quản lý, điều hành. Thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định. Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của các đơn vị. Lãnh đạo văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt động của cơ quan, họ giữ một vai trò quan trọng trong lĩnh vực này.
Lãnh đạo văn phòng thông qua bộ máy văn phòng của mình thu thập và tiếp nhận thông tin có liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị bằng cách giao phó cho các bộ phận trong văn phòng thu thập thông tin, sau đó bộ phận này sẽ phản hồi lại thông tin cho lãnh đạo văn phòng qua các kênh như văn bản, báo chí, hội họp.
Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng sau khi thu thập phân tích, xử lý thông tin liên quan tới hoạt động của các đơn vị liên quan sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cơ quan nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Trong quá trình hoạt động, lãnh đạo văn phòng tiếp nhận thông tin quản lý từ lãnh đạo, thông tin có liên quan từ các đơn vị, bộ phận khác. Các thông tin đó là cơ sở để giải quyết công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Các thông tin này được lãnh đạo văn phòng truyền đạt đến đơn vị, cá nhân trong văn phòng và các đơn vị có liên quan để đơn vị, cá nhân dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ của mình.