B. PHẦN NỘI DUNG
1.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan
Công tác văn thư
Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. [20; 11-12].
Theo cuốn “Giáo trình văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do PGS.TS Triệu Văn Cường thì khái niệm “Công tác văn thư được đề cập ở các tài liệu trong nước và ngoài nước. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất nhưng nội hàm đều giải thích công tác văn thư bao gồm các công việc đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: “Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.” [6; 13]
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ
hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác lưu trữ
Có nhiều khái niệm khác nhau về công tác lưu trữ tuy nhiên để tổng kết các khái niệm đó, cuốn giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị Hậu (chủ biên) đã đưa ra khái niệm công tác lưu trữ theo hướng hội nhập quốc tế cũng và tinh thần đổi mới được đề ra ở Luật Lưu trữ nước ta, đó là: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sửa dụng tài liệu lưu trữ.” [10; 46].
Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nội dung quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, thực hiện cải cách hành chính, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, ... Hiện nay, tại các cơ quan Nhà nước, công tác này được
quản lý bởi văn phòng của mỗi cơ quan đó. Như vậy, muốn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ thì phải tổ chức, quản lý, điều hành công tác này một cách khoa học, thống nhất. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan bao gồm các nội dung sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT; - Quản lý công tác kiểm tra, thi đua khen thưởng trong công tác VT, LT.