B. PHẦN NỘI DUNG
2.3. Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn
phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
2.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác
2.3.1.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác của Bộ
Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác là một phương án của quá trình tổ chức công việc trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Nó là hoạt động thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và xác định phương pháp, cách thức nhằm xác định phương hướng, biện pháp thực hiện mục tiêu đó trong thời gian quy định. Chương trình, kế hoạch công tác là phương tiện giúp các nhà lãnh đạo cơ quan đơn vị tổ chức thực hiện công tác quản lý, điều hành hoạt động trong cơ quan, bộ phận mà họ quản lý.
Tại Bộ KH&CN hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một nhiệm vụ quan trọng nằm trong chức năng của Văn phòng Bộ. Đồng thời, nó còn là phương tiện để giúp Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành công tác văn phòng. Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm chung giúp Lãnh đạo Bộ việc tham gia xây dựng và tổ chức, báo cáo kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Văn phòng Bộ chỉ đạo, hướng dẫn chuyên viên Phòng Tổng hợp thực hiện công tác tham mưu, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp và phối hợp với đơn vị có, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, quy chế làm việc của Bộ.
Chương trình, kế hoạch công tác năm
Để xây dựng được chương trình, kế hoạch này thì cần dựa trên các căn cứ sau: chương trình, chính sách của Nhà nước; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị thuộc Bộ; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; chương trình, kế hoạch công tác của các năm và kế hoạch công tác hằng năm của Bộ;
7 Gồm 50 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp đồng (trong đó có 2 chuyên viên chính, 35 chuyên viên và tương đương). Về trình độ chuyên môn, có 01 tiến sĩ, 13 thạc sĩ, 43 cử nhân,
8 Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Lưu trữ, Phòng Tài vụ, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Lễ tân, Phòng Quản lý xe, Phòng Quản lý đầu tư xây dựng, Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ, Ban Quản lý Trụ sở Bộ KH&CN
bản đăng ký khối lượng công việc của các đơn vị trực thuộc Bộ; thực tiễn yêu cầu công việc; các nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ quan. Sau đó thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Văn phòng Bộ gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký khối lượng công việc.
- Bước 2: Xác định mục tiêu công tác năm của Bộ.
- Bước 3: Đánh giá lại nguồn lực (nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất,…).
- Bước 4: Dự thảo kế hoạch.
- Bước 5: Xin ý kiến góp ý dự thảo bằng hình thức họp hoặc gửi công văn đề nghị;
- Bước 6: Hoàn thiện dự thảo trình Bộ trưởng phê duyệt.
- Bước 7: Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành.
- Bước 8: Thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo việc thực hiện kế hoạch.
Trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm thuộc về Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ là đơn vị chủ trì, phối hợp cùng Vụ Pháp chế, các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch công tác năm của Bộ (Đối với kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ thì Vụ Pháp chế chủ trì). Các danh mục công việc, đề án cần xây dựng, triển khai trong năm của các đơn vị để đăng ký vào kế hoạch công tác năm của Bộ cần gửi công văn Văn phòng Bộ và Vụ pháp chế trước ngày 05 tháng 11 hằng năm. Đối với danh mục, đề án văn bản quy phạm pháp luật cần trình trong năm sau của Vụ Pháp chế chậm nhất ngày 15 tháng 11 hằng năm phải gửi về Văn phòng Bộ. Trong đó Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo cho Phòng Tổng hợp thực hiện công việc có liên quan và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ này.
Chương trình, kế hoạch công tác quý
Đối với chương trình, kế hoạch công tác quý của Bộ được xây dựng căn cứ trên kế hoạch công tác năm, sự chỉ đạo của Bộ trưởng. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác mà các đơn vị (chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý) gửi đến. Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý Văn phòng Bộ và Vụ Pháp chế tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác quý sau của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.
Chương trình, kế hoạch công tác tháng
chương trình, kế hoạch công tác tháng mà chậm tiến độ thực hiện các đơn vị phải báo cáo cho Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng.
Lịch công tác tuần
Cũng tương tự như chương trình, kế hoạch công tác trên lịch công tác tuần của Bộ KH&CN được xây dựng dựa trên chương trình kế hoạch (năm, quý, tháng), sự chỉ đạo của Bộ trưởng. Tuy nhiên, khác với chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng, lịch công tác tuần là một loại kế hoạch chi tiết nhất, rõ ràng nhất thời gian, người thực hiện, nội dung công việc. Văn phòng sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng lịch công tác tuần và gửi qua mạng máy tính nội bộ của Bộ và trong các cuộc họp giao ban đầu tuần nếu có sự thay đổi về bất kỳ nội dung liên quan gì thì Chánh Văn phòng sẽ chỉ đạo Phòng Tổng hợp cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị thuộc Bộ biết và thực hiện (Lịch công tác tuần: Xem tại phụ lục số 06).
Như vậy, xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ là một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng Bộ mà chịu trách nhiệm cao nhất là Chánh Văn phòng Bộ. Thông qua việc xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác Lãnh đạo Văn phòng nắm được nội dung của từng đơn vị, từng công việc theo thời gian, thời gian thực hiện, đơn vị nào chủ trì, đơn vị nào chịu trách nhiệm, đơn vị nào phối hợp thực hiện,…
Tất cả đều giúp cho Lãnh đạo Văn phòng chủ động chỉ đạo công việc, bố trí cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật, địa điểm, … và có cơ sở để điều hành hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Ví dụ: theo lịch công tác tuần 02 tháng 3 năm 2017 thì 8h30p ngày 10/3 Vụ Hợp tác Quốc tế họp Hội đồng tại Phòng họp 704, Chánh Văn phòng sẽ nắm được các thông tin như: thời gian (8h30p ngày 10/3/2017); nội dung công việc (họp Hội đồng); đơn vị chủ trì (Vụ Hợp tác Quốc tế); địa điểm (phòng 704) …
Trên cơ sở lịch công tác này Lãnh đạo Văn phòng điều hành bộ phận liên quan thuộc Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp phòng họp cho Vụ Hợp tác Quốc tế, chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ, photo tài liệu,…
Ngoài ra, trong quá trình xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, thông qua quá trình phân tích, xử lý, tổng hợp thông tin thì Chánh Văn phòng Bộ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho Lãnh
đạo Bộ để phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo Bộ nhằm hướng tới mục tiêu chung của Bộ. Chánh Văn phòng điều hành việc xây dựng, triển khai và theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác của các đơn vị thuộc Bộ nhằm quản lý, liên kết, phối hợp thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ giữa Văn phòng với các đơn vị thuộc Bộ, đảm bảo Văn phòng “là bộ máy điều hành tổng hợp” của Bộ.
2.3.1.2. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ
Với chức năng, nhiệm vụ mà Văn phòng Bộ được quy định thì Văn phòng Bộ không chỉ xây dựng kế hoạch công tác cho Bộ KH&CN mà còn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (năm, quý, tháng, tuần) cho Văn phòng Bộ. Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng.
Đối với chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng Bộ
Chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng Bộ được coi là khung cho toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ, là cơ sở để Lãnh đạo Văn phòng quản lý, điều hành công tác văn phòng.
Nội dung kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ thể hiện những nội dung bao gồm trách nhiệm, nhiệm vụ mà các đơn vị thuộc Văn phòng phải thực hiện như: các công việc thuộc chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần; các nhiệm vụ về cải cách hành chính của Nhà nước; các nhiệm vụ tương ứng với các chức năng của các đơn vị thuộc Văn phòng như trong công tác văn thư, lưu trữ, tài vụ, lễ tân, quản trị - y tế, tổng hợp, đội xe và công tác bảo vệ,… Hằng năm, kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ có hai nội dung bao gồm các công việc thường xuyên của bộ máy như: tổ chức, phối hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ, chế độ lương, đảm bảo cơ sở vật chất và các công việc đặc thù về khoa học và công nghệ.
Công việc xây dựng kế hoạch này được Chánh Văn phòng giao cho Phòng Tổng hợp thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng Bộ, các đơn vị có liên quan phối hợp thực hiện. Đồng thời, Lãnh đạo Văn phòng cũng phân công Phòng Tổng hợp theo dõi, đôn đốc, tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của các bộ phận thuộc Văn phòng; báo cáo kịp thời để Lãnh đạo Văn phòng nắm được tình hình và có hướng giải quyết nhanh chóng, phù hợp nhằm đảm bảo Văn phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Quy trình lập kế hoạch công tác năm của Văn phòng Bộ tương tự quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác năm của Bộ.
Đối với chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, lịch công tác tuần của Văn phòng Bộ
Chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của Bộ xây dựng, triển khai dựa trên kế hoạch công tác của Bộ và những công việc cấn bổ sung. Trong đó, lịch công tác tuần nội dung cụ thể về công việc, bộ phận thực hiện, thời gian,… được quy định rõ ràng, cụ thể, chi tiết.
Trong các cuộc họp giao ban hàng tuần của Bộ thường có các văn bản nhắc nhở công việc của tuần tiếp theo cho các đơn vị thuộc Bộ trong đó thể hiện các nhiệm vụ mà các đơn vị phải thực hiện theo ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ hay đó chính là những kết luận của họp giao ban tuần của Lãnh đạo Bộ được đăng trên cổng thông tin điện tử của Bộ.
Những chương trình, kế hoạch công tác trên là cơ sở để cán bộ, công chức thực hiện công việc và là căn cứ để Lãnh đạo Văn phòng quản lý điều hành mọi hoạt động trong Văn phòng hằng ngày. Mặt khác, chương trình, kế hoạch công tác này cũng là cơ sở để Chánh Văn phòng đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, kết quả đạt được của Văn phòng, đơn vị thuộc Văn phòng nói chung, cán bộ, công chức nói riêng. Đồng thời, đây cũng là công cụ để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng nắm bắt được tình hình hoạt động của Văn phòng để kịp thời điều chỉnh để công tác này đạt được hiệu quả tốt nhất.
Nhìn chung, chương trình, kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng để người lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức, đơn vị nói chung, Lãnh đạo Bộ KH&CN, Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng. Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều nhiệm vụ xây dựng chương trình kế hoạch công tác cũng chính là việc đảm bảo chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng. Chánh Văn phòng điều hành việc thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin báo cáo trình Lãnh đạo Bộ thông tin về xây dựng và thực chương trình, kế hoạch công tác nhằm góp phần giúp lãnh đạo ra quyết định kịp thời, đúng đắn trong việc điều phối các hoạt động của Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và thực hiện công tác hành chính, quản trị đối với hoạt động của Bộ.
Ngoài ra, chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ KH&CN giúp Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng một cách thống nhất, chặt chẽ, đảm bảo tiến độ và các yêu cầu đề ra, giúp các đơn vị trong Văn phòng
phối hợp với nhau trong giải quyết nhiệm vụ chung của Văn phòng có hiệu quả.
2.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền
Giao quyền, ủy quyền là một hoạt động không thể thiếu trong tổ chức đặc biệt là các tổ chức quản lý Nhà nước với nhiều chức năng, nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi phải có sự góp sức của tất cả các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Giao quyền, ủy quyền giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức, phát triển đội ngũ cán bộ, công chức kế cận, tạo động lực làm việc cho cấp dưới. Nhận thấy tầm quan trọng của giao quyền, ủy quyền, Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị nói chung, Chánh Văn phòng Bộ nói riêng đã sử dụng giao quyền, ủy quyền trong việc thực hiện công việc được giao. Vấn đề này được thể hiện ngay trong các văn bản mà Bộ ban hành:
Tại khoản 4 Điều 3 Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN có quy định: “Trong trường hợp Chánh Văn phòng Bộ vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền thay mặt Chánh Văn phòng Bộ Lãnh đạo, điều hành công việc của Văn phòng Bộ.”
Vấn đề này còn được quy định tại khoản 6 Điều 8 Quy chế làm việc của Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BKHCN ngày 17 tháng 6 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ KH&CN, theo đó: “Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ khi vắng mặt khỏi cơ quan phải ủy quyền cho cấp phó quản lý; vắng mặt từ 2 ngày trở lên phải báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách bằng văn bản và thông báo cho Chánh Văn phòng Bộ. Cấp phó được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, Bộ trưởng và pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được ủy quyền.”
Ngoài ra, khi Chánh Văn phòng Bộ nghỉ phép thì nêu lý do nghỉ phép, thời gian nghỉ phép và cũng cử 01 Phó Chánh Văn phòng Bộ giải quyết các công việc của Văn phòng trong thời gian nghỉ phép.
Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm chung chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ nhưng để đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ một cách hiệu quả nhất, sử dụng tối đa nguồn nhân lực của Văn phòng thì Chánh Văn phòng Bộ đã phân công những nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng, như:
hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp và dự thảo các Thông báo kết luận của cuộc họp Lãnh đạo Bộ.
- Phòng Hành chính - Tổ chức đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ KH&CN theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ về công tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; giúp Chánh Văn phòng