B. PHẦN NỘI DUNG
2.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan
Có thể thấy rằng công tác văn thư, lưu trữ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ, giúp Lãnh đạo Bộ có những căn cứ để đưa ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời. Hiện nay, tại các cơ quan cấp Bộ, công tác này được quản lý bởi văn phòng của mỗi cơ quan đó chính vì vậy chịu trách nhiệm là lãnh đạo văn phòng. Như vậy, muốn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ thì Lãnh đạo Văn phòng phải quản lý, điều hành công tác này một cách khoa học, thống nhất. Chánh Văn phòng Bộ KH&CN là người trực tiếp giúp Bộ trưởng thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phòng, trong đó có hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan. Tại Bộ KH&CN, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện công tác VT, LT qua các nội dung sau:
2.3.3.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ máy được hiểu là việc thiết lập ra phòng hoặc bộ phận làm công tác nhất định. Căn cứ vào các văn bản quy định, khối lượng công việc, Chánh Văn phòng tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc thiết lập ra Phòng Hành chính – Tổ chức và Phòng Lưu trữ để đảm bảo việc thực hiện công tác VT, LT, trong đó:
Phòng Hành chính – Tổ chức
Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ KH&CN, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng về công tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Văn phòng Bộ.
Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản lý công tác văn thư thuộc chức năng của Chánh Văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng, góp ý các văn bản có liên quan đến quản lý công tác văn thư, hành chính, bảo vệ và các quy định nội bộ về trật tự an ninh trong khu vực trụ sở Bộ.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ.
chưa nộp vào lưu trữ hiện hành;
- Quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác như dấu tên, dấu chức vụ,…
Hiện nay, hệ thống văn thư của Bộ KH&CN bao gồm: Văn thư chuyên trách của Bộ, Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ, Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ. Trong đó, ngoài Trưởng phòng chịu trách nhiệm chung thì Văn thư chuyên trách của Bộ do 05 cán bộ đảm nhiệm (Phụ lục số 08). Có thể thấy cán bộ làm công tác văn thư tại Bộ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao. Mỗi cán bộ được phân chia một trách nhiệm riêng biệt, ví dụ: chuyên viên Hoàng Thu Hằng, Hoàng Thị Thương chịu trách nhiệm về quản lý văn bản đi, đóng dấu, nhập dữ liệu phần mềm, Cán sự Phan Thị Kim Hoa và chuyên viên Lê Thị Oánh chuyên trách về tiếp nhận văn bản đến và nhập vào phần mềm quản lý văn bản.
Phòng Lưu trữ
Phòng Lưu trữ thực hiện tham mưu cho Chánh; Văn phòng Bộ các công việc sau: - Xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn về chế độ, quy định về công tác lưu trữ để Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành hoặc trình Bộ trưởng ký ban hành;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm (bao gồm kế hoạch công tác; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; ứng dụng và nghiên cứu khoa học và công nghệ vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp kho tài liệu,…) trình Lãnh đạo Bộ duyệt để tổ chức thực hiện.
- Quy hoạch tổ chức mạng lưới văn thư, lưu trữ của Bộ và hằng năm tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức.
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu đối với các đơn vị trực thuộc Bộ. Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra công tác văn thư.
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu của Bộ với cơ quan quản lý Nhà nước;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ.
Phòng Lưu trữ bao gồm 4 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ thạc sĩ và 03 cán bộ có trình độ cử nhân đại học (Phụ lục số 08).
2.3.3.2. Tổ chức thực hiện các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ
Công tác VT, LT đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan và liên quan tới hoạt động của tất cả các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Công tác này cũng là hoạt động phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau và liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân, nhiều vấn đề trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, để quản lý thống nhất và hiệu quả trong công tác VT, LT ngoài việc phổ biến cho các đơn vị cá nhân thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước về công tác VT, LT, Lãnh đạo Văn phòng Bộ sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành văn bản của mình quy định về công tác VT, LT dựa trên các quy định của nhà nước.
Hoạt động quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ được Chánh Văn phòng Bộ hiện luôn luôn cập nhật những thông tin, văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác này từ đó Chánh Văn phòng Bộ lập kế hoạch tập huấn, phổ biến, tuyên truyền rộng rãi đến các đơn vị trong cơ quan, ví dụ: năm 2016, Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc tổ chức “Lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” trên cơ sở quy định mới nhất của pháp luật về VT, LT cho hơn 70 Lãnh đạo Văn phòng, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ tại thành phố Móng Cái, tỉnh Quảng Ninh.
2.3.3.4. Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT
Trong giai đoạn hiện nay, công tác văn thư ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của cơ quan. Ứng dụng CNTT sẽ giúp Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành công tác này một cách chặt chẽ, khoa học và đáp ứng nhanh chóng, chính xác những yêu cầu về thông tin trong quá trình quản lý của Lãnh đạo Bộ. Mặt khác, hằng năm văn thư Bộ KH&CN ban hành rất nhiều văn bản và nhận được các văn bản từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân với khối lượng rất lớn. Số lượng văn bản đến và văn bản đi do Bộ ban hành nhìn chung ổn định, tăng nhẹ qua các năm. Tuy nhiên trong năm 2017, số văn bản này lại tăng hơn hẳn do các sự kiện diễn ra như: khởi nghiệp quốc gia, sự cố Fomusa Hà Tĩnh,… (Xem tại biểu đồ 2.1.).
Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN
Nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan nên Văn phòng Bộ KH&CN kết hợp cùng Trung tâm tin học của đưa phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý công việc.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục vụ việc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi thông tin và hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệ phát triển ứng dụng Web hay còn gọi là mô hình công nghệ ba lớp. Hệ thống dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức quy mô vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, ngành với quy trình nghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu các chi phí giấy tờ. Bên cạnh đó, phần mềm này còn cho phép cán bộ quản trị hệ thống có khả năng nâng cấp cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức.
Tại Bộ KH&CN nghiệp vụ quản lý văn bản đi và văn bản đến được tuân theo quy trình nhất định (Phụ lục số 10) nhưng hiện do chưa có bất kỳ văn bản nào quy đinh về việc ứng dụng công nghệ thông tin thay cho phương pháp truyền thống do vậy Bộ vẫn lập các sổ đăng ký văn bản đi/đến. Sau khi đăng ký mới cập nhật thông tin văn bản vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Phần mềm này được ứng dụng trên nghiệp vụ
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 7428 7471 8435 8459 8228 9637 10399 10264 10394 10061 10084 12805 Văn bản đi Văn bản đến
quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến. Một số hình ảnh về các giao diện của phần mềm này (Phụ lục số 11).
Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Ngoài việc cho phép nhập các trường để đăng ký văn bản thì phần mềm này còn cho phép lọc văn bản từ cơ bản đến nâng cao với các tiêu chí lọc: loại văn bản, cơ quan ban hành, số văn bản giúp cán bộ, công chức nói chung, Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động tác nghiệp, quản lý.
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ
Bộ KH&CN đã nghiên cứu và ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ: xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bộ ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: là phần mềm quản lý về công tác lưu trữ cho phép cập nhật thông tin về hồ sơ, kho lưu trữ, phục vụ việc tra cứu cho các cá nhân.
NeoARCHIVE được xây dựng với mục tiêu quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử theo quy trình lưu trữ hiện nay của các cơ quan hành chính Nhà nước. Các tài liệu cần đưa về kho bảo quản sẽ được tổ chức, sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ...), cán bộ văn thư có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào hệ thống hoặc đồng bộ để lấy trực tiếp tài liệu số hóa từ các ứng dụng được tích hợp triển khai, sau đó lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị.
- Ứng dụng CNTT trong công tác xác định giá trị tài liệu
Qua khảo sát thực tế tại Phòng Lưu trữ – Bộ Khoa học và Công nghệ thì tác giả nhận thấy rằng trong công tác xác định giá trị tài liệu tin học được ứng dụng ở một số
nội dung sau: việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành một năm một lần khi các đơn vị nộp tài liệu vào lưu trữ. Trong các nội dung công việc xác định giá trị tài liệu thì tin học được ứng dụng để xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy định xác định giá trị tài liệu. Công việc này được thao tác trên máy vi tính trong phần mềm Microsoft Word khi đó các văn bản được soạn thảo căn cứ theo quy định của pháp luật về xác định giá trị tài liệu và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Lưu trữ.
- Trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Phòng Lưu trữ đã lập hồ sơ thu thập khoảng 9000 hồ sơ tương ứng với hơn 100 mét tài liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau.
Ngay từ công tác này Bộ ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE. Phần mềm này cho phép cán bộ lưu trữ nhập thêm các tài liệu cũng như việc chỉnh sửa tài liệu đã hình thành trước thông qua thanh công cụ “Sửa dữ liệu” và “Nhập dữ liệu” của phần mềm này.
Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ - Trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Theo báo cáo công tác năm 2016 của Văn phòng Bộ, năm 2016 chỉnh lý 133 mét tài liệu của các Vụ chuyên ngành, 15 mét tài liệu tài chính kế toán để đưa vào phục vụ khai thác, sử dụng.
Thẻ chỉnh lý tài liệu của phần mềm cho phép cán bộ lưu trữ chỉnh sửa các thẻ tài liệu với các trường như: số thẻ, cặp số, khối, tiêu đề, số tờ, thời gian, giá trị và ghi chú. Đồng thời, thẻ này cho chúng ta biết: thẻ gốc cần chỉnh lý, thẻ đã chỉnh lý, chỉnh sửa thẻ đã chỉnh lý, sửa thẻ cần chỉnh lý. (Phụ lục số 12)
- Ứng dụng CNTT trong thống kê tài liệu lưu trữ
Bộ Khoa học và Công nghệ áp dụng cả công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ và trên mạng VPNet và Internet của Bộ do Văn phòng quản lý.
- Ứng dụng CNTT trong xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Theo kết quả khảo sát thực tế, phòng Lưu trữ – Bộ KH&CN có ứng dụng CNTT trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu như việc cài đặt phần mềm
quản lý văn bản, thẻ tra tìm tài liệu.
Đây là một công cụ tra tìm với giao diện dễ sử dụng đầu tiên sẽ chọn danh sách điều kiện tức là người tra cứu muốn tra cứu tài liệu theo đặc điểm gì của tài liệu thì sẽ lựa chọn danh sách đó: tiêu đề tài liệu, tác giả tài liệu,… và chọn điều kiện lựa chọn trong tìm kiếm (Phụ lục số 11).
- Trong bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong bảo quản tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ đã bảo quản được nhiều tài liệu trong các hộp, cặp tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị máy hút ẩm, quạt thông gió, máy hút bụi, hệ thống phòng và chữa cháy,…
- Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Phông Lưu trữ Bộ KH&CN rất phong phú, đa dạng về thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Để khai thác và sử dụng tài liệu cán bộ, công chức thuộc Bộ sẽ trực tiếp xuống khai thác, sử dụng. Chính nhờ việc áp dụng CNTT nên công việc tra cứu thuận lợi, khoa học đáp ứng được nhu cầu khai thác ngày càng cao của cán bộ, công chức Bộ: năm 2011 Phòng Lưu trữ đã phục vụ 800 lượt khai thác, sử dụng tài liệu, năm 2016 tăng lên 1278 lượt khai thác, sử dụng. Như vậy, so với năm 2011, số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN năm 2016 tăng 1,6 lần. (Xem tại biểu đồ 2.2.)
Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016