8. Bố cục của đề tài
3.2.2. Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng
Văn phòng Nội vụ tỉnh Điện Biên là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Nội vụ Điện Biên, là cơ quan Nhà nước nên mô hình tổ chức của văn phòng được bố trí theo quy định của Chính Phủ.
Lãnh đạo văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động của văn phòng nói chung, cũng như công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng.
Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng theo hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về Hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập
kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ.
Tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản và ý kiến chỉ đạo, điều hành của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Chấp hành và thực hiện đúng Quy chế làm việc của văn phòng Sở, không để tồn đọng việc, khắc phục triệt để tình trạng văn bản chậm được giải quyết nhằm đảm bảo các văn bản chỉ đạo của Sở Nội vụ ban hành được triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả.
Tiếp tục rà soát, sắp xếp, phân công tổ chức, bộ máy làm việc của cơ quan văn phòng bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định và yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Thực hiện việc phân công, phân nhiệm cho các phòng, ban, bộ phận và từng cá nhân đảm bảo tính hợp lý, đúng người, đúng việc, đảm bảo nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân và tập thể, đặc biệt là trách nhiệm của người đứng đầu các phòng, ban, bộ phận. Chú trọng nâng cao chất lượng công tác phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở Nội vụ. Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, nhất là thủ tục Hành chính, bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
Bộ phận Văn phòng trong cơ quan cần được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực Văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng đựợc nâng cao.