8. Bố cục của đề tài
2.2.9.2. Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòngSở
Hệ thống máy vi tính tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đều được kết nối mạng LAN và mạng internet, phục vụ việc soạn thảo văn bản và công tác của các đơn vị trong cơ quan, giúp việc kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu được thuận lợi, nhanh chóng. Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu công việc, Sở Nội vụ đã lắp đặt 02 điện thoại cố định không dây cho Văn phòng. Điện thoại này có tính năng gọi, lưu các cuộc gọi đi - đến, nhắn tin, lưu tin nhắn... giống như tính năng của điện thoại di động. Ngoài ra, điện thoại này có thể mang đi khắp phòng, rất thích hợp trong các Văn phòng và tiện dụng.
Phần mềm gõ tiếng Việt cũng được sử dụng trong Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đó là Unikey. Bất cứ máy tính nào khi muốn gõ được tiếng Việt đều phải sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt. Unikey cung cấp đầy đủ bảng mã chuyển đổi của các font chữ, viết thường, viết hoa, có dấu, không dấu, viết tắt. Với một cơ quan mà lượng văn bản phát hành hàng ngày rất lớn như Sở Nội vụ thì Unikey là phần mềm không thể thiếu.
Ngoài ra Văn phòng Sở còn đang dùng phần mềm Microsoft Word 2007 và Microsoft Excel2007. Đây là hai phần mềm thuộc ứng dụng Văn phòng và không thể thiếu trong công tác Văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, phục vụ đắc lực cho việc soạn thảo và ban hành văn bản, trong đó có chứa nội
dung, biểu đồ, hình vẽ cũng như soạn thảo thư, sổ ghi nhớ …
Hiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đang sử dụng phần mềm “E-office” đây là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt. Tính năng của E-office rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính Văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), lưu sổ địa chỉ... Đặc biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.
Phần mềm “ E-office” giúp cho Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có thể xây dựng hệ thống thông báo trong cơ quan, giúp lãnh đạo có thể gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không.
Giúp cán bộ, nhân viên Văn phòng Sở lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.
Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo Văn phòng Sở có thể kiểm duyệt nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng. Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.
Việc nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT vào hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, sẽ tạo tác phong làm việc
hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách Hành chính.
Ngoài ra, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cũng đang thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN/ISO 9001:2008 của Sở vào hoạt động của Văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của Văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức, tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn
=> Hệ thống các trang thiết bị Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tương đối phong phú và đa dạng. Các cán bộ, công chức, viên chức đã biết áp dụng các phần mềm vào giải quyết công việc.
* Tiểu kết chương 2:
Chương này cũng đã phân tích, đánh giá và cho thấy thực trạng hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Trong những năm qua, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên luôn thực hiện tốt chức năng của mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để góp phần tốt hơn nữa vào công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở Nội vụ.
Từ những kết quả thu được ở chương này sẽ là căn cứ đưa ra những nhận xét đánh giá khách quan nhất và những giải pháp cụ thể để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên trong Chương 3.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, chính là nâng cao năng lực quản lý Nhà nước, chỉ đạo điều hành của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Hiệu quả quản lý Nhà nuớc của Sở Nội vụ không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hướng phát triển chung. Dưới đây là một số những nhận xét, đánh giá và các giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên: