8. Bố cục của đề tài
2.2.7. Công tác tổ chức hội họp
Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp.
Trên thực tế hàng năm, Văn phòng Sở thường xuyên phối hợp với lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiến hành tổ chức các cuộc họp như: Họp tổng kết công tác năm; họp chi bộ theo tháng, quý; họp tham mưu, tư vấn; họp chuyên môn; họp sơ kết, tổng kết, triển khai nhiệm vụ công tác; họp đánh giá công việc của các bộ phận Văn phòng trong tháng...
Những cuộc họp này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Sở Nội vụ nó là hình thức trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tìm ra sự thống nhất và phối hợp hành động trong công việc. Trung bình trong một năm Văn phòng Sở thường phối hợp với lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức từ 25- 30 cuộc họp lớn, nhỏ.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tâp hoặc mời tham dự. Các cuộc họp bất thường chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.
- Chuẩn bị cuộc họp:
+ Về nội dung
Nội dung cuộc họp phải được Chánh Văn phòng Sở phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc.
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp cần được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.
+ Xác định thời gian tiến hành cuộc họp:
Thời gian tiến hành một cuộc họp được quy định như sau: Họp tham mưu, tư vấn: Không quá một buổi làm việc.
Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhưng không quá hai ngày.
Họp tổng kết công tác năm: :Không quá 01 ngày.
Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: Từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề.
Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhưng không quá 02 ngày.
Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:
Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành phần số lượng người tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Hàng tháng, căn cứ vào chương trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh Văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi được căn cứ theo “Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” kèm theo Quyết định số 82/QĐ-SNV, ngày 01 tháng 8 năm 2013 về vệc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của khối Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
( Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 82/QĐ-SNV, ngày 01 tháng 8 năm 2013 về việc chi tiêu nội bộ tại phụ lục 07 ).
- Gửi giấy mời họp:
Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau: Người triệu tập và chủ trì
Thành phần tham dự
- Người được triệu tập; người được mời tham dự - Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp
- Những yêu cấu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
(Mẫu giấy mời họp tại SNV.Điện Biên xem phụ lục 08).
Giấy mời họp phải được gửi trước ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
- Tiến hành cuộc họp:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện…
Nội dung, diễn biến cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau:
- Người chủ trì và danh sách người có mặt tại cuộc họp. - Những vấn đề được trình bày,thảo luận tại cuộc họp. - Ý kiến phát biểu của những người tham dự.
- Kết thúc cuộc họp:
Khi kết thúc cuộc họp, người chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan biết và thực hiện.