8. Bố cục của đề tài
2.2.6.1. Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ
- Tổ chức bộ phận văn thư - lưu trữ:
Hiện tại, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có 02 biên chế làm công tác Văn thư, lưu trữ đều thuộc biên chế của Văn phòng. Trong đó, 01 biên chế văn thư chính, 01 biên chế văn thư kiêm lưu trữ.
STT Họ và tên Tuổi Giới
tính
Chức vụ Chuyên
nghành
Trình độ chuyên môn
1 Nguyễn Ánh Hồng 45 Nữ Văn thư chính Văn thư Trung cấp
2 Lường Thị Phương 37 Nữ Văn thư, kiêm
lưu trữ
Nhân viên Văn thư chính - Nguyễn Ánh Hồng: Tiếp nhận, vào sổ theo dõi, chuyển phát các văn bản tài liệu đến, tài liệu đi theo quy định hiện hành của nhà nước, theo Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở.
Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ - Lường Thị Phương: Chuyển trực tiếp văn bản hoặc quét văn bản đến vào mạng cho người có trách nhiệm xử lý, thực hiện việc in sao, photo văn bản, tài liệu theo Phiếu trình ban hành văn bản và chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng. Quản lý, khai thác, bảo quản kho lưu trữ của Sở. Quản lý, sử dụng con con dấu, máy quét văn bản, máy vi tính, máy photocopy, trang thiết bị được giao theo quy định.
- Xây dựng văn bản về văn thư, lưu trữ:
Có thể nói rằng, công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng.
Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là người trực tiếp giúp lãnh đạo Sở thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Việc xây dựng ban hành các văn bản về công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, phải được Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên chỉ đạo và thực hiện dựa trên các văn bản sau:
- Căn cứ vào hệ thống văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước:
+ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Văn phòng Sở Nội vụ ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã ban hành Quy chế kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ về việc ban hành
“Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, trong Quy chế này gồm có 04 chương được chia thành 12 điều, chủ yếu nói về việc quản lý văn bản đi đến; quy trình gửi và thời hạn chuyển văn bản đi; quản lý sử dụng con dấu của Sở; trách nhiệm quản lý và thực hiện của Giám đốc Sở, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, ban, đơn vị trực thuộc; trách nhiệm của công chức, viên chức đối với công tác Văn thư - lưu trữ.
(Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ tại phụ lục 05 ).
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ:
Việc nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên, nhất là văn thư - lưu trữ cơ quan về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ là rất cần thiết. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cần nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư - lưu trữ cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức văn thư - lưu trữ.
Hàng năm, lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thường xuyên phối hợp với UBND tỉnh Điện Biên mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ cho các cán bộ, nhân viên văn thư - lưu trữ thuộc các đơn vị trên địa bàn tỉnh. Đối tượng đào tạo chủ yếu là các cán bộ, công chức, chuyên viên chính làm công tác văn thư, lưu trữ. Nội dung đào tạo bồi dưỡng chủ yếu là nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hướng dẫn các kỹ năng cần thiết cho cán bộ, nhân viên văn thư - lưu trữ như: Sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật Văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Cán bộ, nhân viên văn thư - lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư- lưu trữ. Một trong những yêu cầu của cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ là phải bảo đảm bí mật văn bản. Do đó, ngoài việc nắm vững các danh mục tuyệt mật, tối mật, mật trong ngành, văn thư - lưu trữ cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn. Cán bộ, nhân viên văn thư - lưu trữ cần phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chặt chẽ hơn, cương quyết không đóng dấu đối với những văn bản đi không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc bảo quản và sử dụng tài liệu. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ này, cán bộ văn thư - lưu trữ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ngoài việc phải nắm vững thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thì cần phải có bản lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn bản lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Chánh Văn phòng để được xử lý những vướng mắc, khó khăn.
- Kiểm tra, đánh giá:
Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là người trực tiếp giúp lãnh đạo Sở quản lý, kiểm ta đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ.
Hiện tại ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên chưa có văn bản cụ thể về việc hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ của Chánh Văn phòng. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra thực tế của Chánh Văn phòng về văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cho thấy:
Biên chế làm công tác văn thư - lưu trữ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên chưa đảm bảo theo yêu cầu, số lượng ít vẫn còn kiêm nghiệm, trình độ chuyên môn chưa cao, có thể làm ảnh hưởng đến kết quả trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, cần chú trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng.
Công tác hoạt động và quản lý văn thư - lưu trữ tại đây đã được quan tâm đúng mức, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tương đối tốt, nhưng vẫn còn vướng một số sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ; việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc tương đối hoàn thiện.