8. Bố cục của đề tài
2.2. Thực trạng về công tác của Văn phòngSở Nội vụ tỉnh Điện Biên
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó Chánh Văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong Văn phòng, thì các Phó Chánh Văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành đó có trách nhiệm thi hành và báo cáo lại với Chánh Văn phòng.
Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên gồm 03 người: 01 Chánh Văn phòng và 02 phó Chánh Văn phòng. Giúp việc cho Chánh Văn phòng, ngoài các Phó Chánh Văn phòng còn có 03 chuyên viên và 09 nhân viên thừa hành.
* Bảng thống kê số lượng nhân sự hiện có trong Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên:
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC DANH
1 Phạm Tiến Mạnh Chánh Văn phòng
2 Nguyễn Thị Thanh Mai Phó Chánh Văn phòng
3 Mai Văn Hoa Phó Chánh Văn phòng
4 Vũ Minh Khiêm Chuyên viên
5 Nguyễn Văn Đạt Chuyên viên
6 Mai Văn Giỏi Chuyên viên trực tại bộ phận “ một cửa” tiếp nhận và trả kết quả.
7 Mai Xuân Hiếu Kế toán
8 Nguyễn Ánh Hồng Nhân viên Văn thư
9 Lường Thị Phương Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ 10 Trần Thị Liên Nhân viên thủ quỹ, hành chính
11 Nguyễn Văn Hiếu Lái xe
12 Hoàng Đức Thanh Lái xe
13 Đỗ Văn Cường Bảo vệ
14 Lò Anh Tuấn Bảo vệ
15 Nguyễn Thị Hà Nhân viên hợp đồng dọn vệ sinh
* Phân công nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nhân viên Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .
Căn cứ Quyết định số 49/QĐ-SNV ngày 11 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
Căn cứ Quy chế làm việc của Sở ban hành kèm theo Quyết định số 81/QĐ-SNV ngày 01/8/2013; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo kết quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác được giao ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-SNV ngày 15/10/2015 của Giám đốc Sở. Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ (xác định vị trí việc làm) cụ thể cho Phó Chánh Văn phòng và Công chức, người lao động thuộc Văn phòng Sở cụ thể như sau:
1. Chánh Văn phòng - Phạm Tiến Mạnh: Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; theo Quy chế làm việc của Sở; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo kết quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác được giao. Trực tiếp thực hiện việc tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Sở.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc xây dựng và tổ chức thực hiện đề án kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, triển khai thực hiện các quy chế, quy định, các chương trình, kế hoạch công tác của Sở; quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án của Sở.
2. Phó Chánh Văn phòng - Nguyễn Thị Thanh Mai: Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ công tác có liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng bao gồm: các loại văn bản, báo cáo theo định kỳ, đột xuất và các văn bản, báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc; công tác cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; thi đua khen thưởng của Sở; việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo thiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 của Sở.
3. Phó Chánh Văn phòng - Mai Văn Hoa: Giúp Chánh phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan, các nhiệm vụ có liên quan đến công tác hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ; quân sự, tự vệ cơ quan; công tác giúp đỡ xã Na Son; kê khai, minh bạch tài sản; phòng chống tham nhũng; việc quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị; xe ô tô của cơ quan; công tác đền ơn đáp nghĩa, thực hiện chính sách đối với gia đình chính sách, người nghỉ hưu thuộc Sở; việc cấp thẻ và việc thực hiện chế độ nghỉ phép hành năm đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở.
4. Chuyên viên - Vũ Minh Khiêm: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc báo cáo Thống kê theo hệ thống chỉ tiêu thống kê; cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức. Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn trong việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức dah nghề nghiệp, đánh giá công chức, viên chức, người lao động và các chế độ chính sách khác.
5. Chuyên viên - Nguyễn Văn Đạt: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc quản lý hồ sơ công chức viên chức, người lao động, bình đẳng giới; việc duy trì, thưc hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008; công tác bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ an ninh, trật tự và các hoạt động quân sự, tự vệ cơ quan.
6. Chuyên viên - Mai Văn Giỏi: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp các văn bản báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đến việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa” theo quy định tại Quy chế về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của Sở Nội vụ. Trực tiếp thực hiện việc quản trị hệ thống mạng Internet, hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống máy tính, công tác bảo mật thông tin trên mạng nội bộ của cơ quan; khắc phục các sự cố mạng và hệ thống máy tính trong cơ quan; việc quản lý, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Sở, vận hành, duy trì hoạt động của máy chủ, mạng máy tính, trang Web của Sở và các thiết bị tăng âm, loa đài, bảng điện tử của cơ quan.
7. Kế toán cơ quan - Mai Xuân Hiếu: Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kết toán; trực tiếp tham mưu, xây dựng kế hoạch dự toán kinh phí và triển khai thực hiện các văn bản có liên quan đến việc quản lý, sử dụng ngân sách, thực hiện chế độ chính sách về tiền lương, BHXH đối với công chức, viên chức, người làm hợp đồng làm việc thuộc khối Văn phòng Sở. Tham mưu, tổng hợp, báo cáo việc quản lý, sử dụng ngân sách, công tác quản lý tài chính, tài sản của khối Văn phòng Sở theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành của nhà nước, của tỉnh.
8. Nhân viên Văn thư chính - Nguyễn Ánh Hồng: Tiếp nhận, vào sổ theo dõi, chuyển phát các văn bản tài liệu đến, tài liệu đi theo quy định hiện hành
của nhà nước, theo Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở.
9. Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ - Lường Thị Phương: Chuyển trực tiếp văn bản hoặc quét văn bản đến vào mạng cho người có trách nhiệm xử lý, thực hiện việc in sao, photo văn bản, tài liệu theo Phiếu trình ban hành văn bản và chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng. Quản lý, khai thác, bảo quản kho lưu trữ của Sở. Quản lý, sử dụng con con dấu, máy quét văn bản, máy vi tính, máy photocopy, trang thiết bị được giao theo quy định.
10. Nhân viên thủ quỹ, hành chính - Trần Thị Liên: Trực tiếp thực hiện mua sắm vật chất phục vụ hoạt động thường xuyên của Lãnh đạo Sở, của các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt và sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Quản lý, xuất, nhập quỹ tiền mặt, vật tư hành chính và hoàn tất chứng từ để thanh quyết toán theo quy định.
11. Nhân viên hợp đồng bảo vệ cơ quan (02 người): Thay phiên nhau trực 24/24 giờ tại cơ quan để bảo vệ an toàn tài sản, trang thiết bị của cơ quan, phương tiện của khách đến làm việc tại cơ quan, thường xuyên kiểm tra công tác phòng chống cháy nổ, phòng ngừa trộm cắp. Kiểm tra, khắc phục sự cố, đảm bảo điện, nước sinh hoạt trong cơ quan.
13. Nhân viên hợp đồng Lái xe (02 người): Chịu trách nhiệm lái xe, quản lý bảo vệ xe, đảm bảo an toàn người và phương tiện khi lưu thông xe trên đường. Chấp hành sự phân công, điều động xe của Lãnh đạo Sở, của Lãnh đạo Văn phòng, kể cả trong giờ, ngoài giờ hành chính và trong các ngày nghỉ hàng tuần.
15. Nhân viên hợp đồng phục vụ: Quét dọn vệ sinh toàn bộ hành lang bên ngoài và các phòng vệ sinh chung từ tầng 1 lên tầng 4. Quét dọn chuẩn bị nước uống các phòng làm việc của Giám đốc, các Phó Giám đốc, của Lãnh đạo Văn phòng. Nhặt cỏ, tưới nước giữ ẩm hàng ngày cho toàn bộ hệ thống cây cảnh từ tầng 2 lên tầng 4 của Sở.
(Ngoài những nhiệm vụ công tác cụ thể đã phân công nêu trên, các Phó Chánh Văn phòng, công chức và người lao động thuộc Văn phòng còn phải thực hiện các nhiệm vụ công tác khác khi được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng giao).
(Xem: Bảng phân công vị trí việc làm, nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng tại phụ lục 02 ).
Việc phân công vị trí việc làm chính là căn cứ để đánh giá xếp loại công chức, người lao động vào cuối năm. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, công chức, người lao động thuộc Văn phòng có trách nhiệm chủ động thực hiện và phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở, với công chức có liên quan để thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ công tác được phân công.
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Giám đốc sở chỉ đạo, điều hành trong công tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính quản trị; tổ chức cán bộ; thi đua khen thưởng; quân sự, dân quân, tự vệ; phòng cháy, chữa cháy; an ninh, trật tự nội bộ; cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa"; ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị Website đối với cơ quan Sở Nội vụ và các tổ chức trực thuộc Sở.
Việc thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được quy định rõ tại Điều 9 và Điều 10 trong Chương 3, “Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” (Ban hành kèm theo Quyết định số 81/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ).
(Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 81/QĐ-SNV cụ thể tại phụ lục 04).
Văn phòng Sở Nội vụ đã tham mưu xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và công tác của Sở như: Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ cơ sở, Quy chế văn hóa công sở, Nội quy
cơ quan...Văn phòng Sở đã chủ động, sáng tạo, mạnh dạn trong tham mưu triển khai nhiều phương án, biện pháp nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm của ngành đảm bảo theo đúng chương trình, kế hoạch đề ra, thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo, giúp Lãnh đạo Sở tổng hợp chính xác, kịp thời tình hình và đề ra các biện pháp quản lý, chỉ đạo, điều hành hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tiễn.
Xây dựng Chương trình công tác hàng năm là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, giúp cho công tác chỉ đạo điều hành đi vào trọng tâm, trọng điểm và đây cũng là cơ sở để lãnh đạo ra quyết định và triển khai thực hiện quyết định đúng đắn và kịp thời.
Căn cứ vào chương trình công tác năm, Văn phòng Sở tham mưu xây dựng chương trình công tác hàng quý, hàng tháng, đặc biệt là lịch công tác tuần xác định rõ nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm các cuộc họp đã giúp lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên chủ động sắp xếp được thời gian trong xử lý công việc. Để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở, định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, Văn phòng Sở tổng hợp các báo cáo kể cả các báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất, chú trọng so sánh, phân tích, đánh giá cụ thể, khách quan những kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế cần khắc phục…để làm căn cứ cho Lãnh đạo Sở đề ra các giải pháp cụ thể trong chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ.
Công tác văn thư - lưu trữ được Văn phòng Sở đặc biệt chú trọng. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản luôn đảm bảo đúng nguyên tắc, tuân thủ đúng Quy chế làm việc của Sở, toàn bộ văn bản của Sở trước khi ban hành đều được bộ phận pháp chế tại Văn phòng kiểm tra, rà soát về thể thức và thẩm quyền ban hành, chất lượng văn bản đáp ứng được yêu cầu về nội dung, thời gian và phù hợp với các quy định của pháp luật.
Để góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã chú trọng tham mưu đẩy mạnh công tác
cải cách Hành chính; đầu tư nâng cấp trang thiết bị và phương tiện làm việc, nâng cấp hệ thống mạng; xây dựng triển khai ứng dụng phần mềm “Văn phòng điện tử”. Văn phòng Sở đã tham mưu Giám đốc Sở trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, qua đó đã chỉ đạo và định hướng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong ngành Nội vụ cũng như các đơn vị trong và ngoài tỉnh; tăng cường cung cấp các thông tin của ngành và các văn bản thuộc lĩnh vực quản lý trên website của Sở đáp ứng kịp thời yêu cầu khai thác thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; rà soát, mở rộng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN/ISO 9001:2008, đảm bảo các công việc đều được xử lý theo quy trình chặt chẽ, khoa học, hiệu quả.
2.2.3. Công tác thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với Sở Nội vụ tỉnh. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng rất quan trọng.
- Thu thập thông tin :
Khi thu thập thông tin, đầu tiên nhân viên Văn phòng cần xác định nhu cầu về thông tin của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Bởi vì số lựợng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của Văn phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Lãnh đạo Sở Nội vụ.
* Nguồn thông tin đến Văn phòng Sở bao gồm:
- Thông tin từ UBND tỉnh (thông qua các công văn)