8. Bố cục của đề tài
2.2.6.2.2. Nghiệp vụ về lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên; Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên và cơ quan thuộc Sở.
Đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan nên các cán bộ, nhân viên của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên. Khối lượng tài liệu được cán bộ văn thư - lưu trữ thống kê thu thập vào lưu trữ cơ quan, loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ và tài liệu xây dựng cơ bản. Trong đó:
- Tài liệu hành chính: gồm 31 hộp với tổng số 256 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
- Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: gồm 12 hộp với tổng số 67 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
- Tài liệu XDCB gồm 8 hộp với tổng số 55 hồ sơ (đơn vị bảo quản). Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan nói chung và ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng, bảo quản
tài liệu lưu trữ vô cùng quan trọng, các tài liệu lưu trữ là một tài sản quý giá của cơ quan, trong đó nó chứa một lượng thông tin rất quan trọng phong phú và đa dạng nó phản ánh tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, do đó việc bảo quản tài liệu này được người cán bộ văn thư Sở Nội vụ bảo quản một cách chặt chẽ. Hiện nay các tài liệu đã được phân loại cụ thể sắp xếp đưa vào các cặp, hộp, tủ để bảo quản.
Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nhìn chung được thực hiện tương đối tốt, các hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong tủ hồ sơ có khoá cẩn thận, không để xảy ra trường hợp mất mát hay hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản. Sở Nội vụ đã bố trí đủ diện tích lưu trữ tài liệu gồm: 15 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban và 30m2 giá sắt để tài liệu quanh tường. Ngoài ra Sở cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ với 02 máy vi tính và 01 máy scan phục vụ công tác lưu trữ.
=> Văn phòng Sở Nội vụ đã thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Điện Bên. Đảm bảo việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho người khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu thuộc Sở Nội vụ.