8. Bố cục của đề tài
2.2.6.2.1. Nghiệp vụ về văn thư
Soạn thảo và ban hành văn bản:
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã đảm bảo được các quy định tại Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư .
- Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được ban hành một số loại văn bản hành chính như: Quyết định, Báo cáo, Công văn, Kế hoạch - chương trình, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời...
Các quyết định, chỉ thị của Văn phòng Sở ban hành nhằm triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước, của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh có liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động của Sở; về tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, kỷ luật… thuộc thẩm quyền của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Còn các tờ trình, thông báo, các báo cáo, công văn hành chính của Văn phòng đều được gửi cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh nhằm giải quyết công việc trong Sở.
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo nên lãnh đạo Sở, phải được chuyển qua Văn phòng thẩm định về thể thức, nội dung trước khi trình ký.
Chánh Văn phòng: Đồng chí Phạm Tiến Mạnh là người trực tiếp ký tất cả các văn bản do Văn phòng Sở nội vụ tỉnh Điện Biên ban hành. Trong trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng, các Phó Chánh Văn phòng là người ký thay (phải ghi KT). Tham mưu cho lãnh đạo Sở bằng văn bản về lĩnh vực thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
Văn bản của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo, riêng văn bản chung của Sở do Giám đốc uỷ quyền cho đơn vị nào soạn thảo thì đơn vị đó phải làm, nhưng thường thường là Văn phòng Sở Nội vụ.
(Xem: Mẫu phiếu trình ban hành văn bản của Sở Nội vụ tại phụ lục 06).
Nói chung công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được thực hiện tương đối tốt. Thể thức cơ bản đúng, thẩm quyền và thủ tục ký duyệt. Nội dung văn bản ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, đúng với quy định của Nhà nước.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cơ bản thực hiện theo đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hiểu được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, trên cơ sở Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã ban hành Quy chế kèm theo Quyết định số 84/2013/QĐ-SNV, ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ về việc ban hành “Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, trong đó có quy định về việc soạn thảo văn bản; tiếp nhận, phân phối văn bản đến; yêu cầu, quy trình gửi và thời hạn chuyển văn bản đi.
(Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 84/2013/QĐ-SNV, ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ tại phụ lục 05 ).
Tiếp nhận và quản lý văn bản
Tiếp nhận và quản lý văn bản đến.
Việc thực hiện tiếp nhận văn bản đến tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được quy định rõ tại Điều 2 trong “Quy chế về việc quản lý và trình tự thực hiện công tác văn thư - lưu trữ” (Ban hành kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ).
(Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ tại phụ lục 05).
Tất cả công văn, tài liệu, bao gồm cả bì ghi tên các đồng chí trưởng phó ban, Giám đốc, Phó Giám đốc... đều do bộ phận văn thư của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thống nhất tiếp nhận.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của Văn phòng Sở Nội vụ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
(Mẫu dấu đến tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên)
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Việc đăng ký văn bản đến được Văn phòng Sở Nội vụ thống nhất đăng ký tại bộ phận văn thư theo mẫu sổ quy định. Trước khi đăng ký, tài liệu phải đóng dấu đến, và ghi những nội dung cần thiết.
( Mẫu: Nội dung của Sổ công văn đến tại Văn phòng Sở Nội vụ ).
Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung
Lưu hồ sơ Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Văn thư sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét, giải quyết. Chánh Văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của Văn phòng; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao, cho ý kiến phân phối văn bản chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Sở, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển văn bản đến phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến.
Tiếp nhận và quản lý văn bản đến được thực hiện tốt sẽ đảm bảo được việc tiếp nhận thông tin của Văn phòng nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng, công việc cần giải quyết được giao đúng người có thẩm quyền. Góp phần đảm bảo chất lượng công việc của Văn phòng cũng như của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
- Kết quả thực hiện:
Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến đựợc Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình và đạt được một số kết quả sau:
Trong những năm qua, 100% văn bản đến được Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tựợng, đảm bảo 100% công việc được giải quyết đúng thời hạn, đúng thẩm quyền.
* Năm 2014, Văn phòng Sở đã tiếp nhận 638 văn bản đến, trong đó:
- UBND tỉnh: 254 văn bản.
- Các sở, ban ngành của tỉnh: 196 văn bản. - Phòng Nội vụ các huyện: 188 số văn bản.
* Năm 2015, Văn phòng Sở đã tiếp nhận 689 văn bản đến, trong đó:
- UBND tỉnh: 293 văn bản.
- Các sở, ban ngành của tỉnh: 215 văn bản. - Phòng Nội vụ các huyện: 181 số văn bản.
* Năm 2016, Văn phòngSở đã tiếp nhận 718 văn bản đến, trong đó:
- UBND tỉnh: 348 văn bản.
- Các sở, ban ngành của tỉnh: 236 văn bản. - Phòng Nội vụ các huyện: 134 số văn bản.
(Biểu đồ thể hiện lượng văn bản đến của Văn phòng Sở Nội vụ giai đoạn 2014 - 2016).
Qua biểu đồ, ta thấy số lượng văn bản đến của năm cao nhất chưa vượt quá 800, các văn bản được gửi đến chủ yếu là của UBND tỉnh, các sở ban nghành của tỉnh và phòng Nội vụ các huyện.
Các đơn vị trong Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có trách nhiệm giải quyết nhanh, đúng thời hạn những công văn đến có nội dung công việc thuộc phạm vi mình phụ trách và theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
=> Việc quản lý văn bản đến của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cũng được thực hiện tốt, văn bản đến, sau khi tiếp nhận, phân loại, được chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho công tác giải quyết văn bản đến kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Việc giải quyết các văn bản của Văn phòng Sở Nội vụ được cán bộ văn phòng thực hiện rất nghiêm túc đầy đủ các bước theo quy định.
Quản lý văn bản đi.
Việc thực hiện tiếp nhận văn bản đi tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đươc quy định rõ tại Điều 3 trong “Quy chế về việc quản lý và trình tự thực hiện công tác văn thư - lưu trữ” (Ban hành kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ).
( Xem Quy chế kèm theo Quyết định số 84/QĐ-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013 của Sở Nội vụ tại phụ lục 05).
Tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ Văn phòng đều kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định; để nếu phát hiện có sai sót, cần kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Tất cả văn bản đi của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp.
Việc ghi ngày, tháng văn bản đi của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Khâu đăng ký văn bản đi tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được coi là công việc phải làm trước khi chuyển giao văn bản cho đối tượng liên quan theo nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đều phải đăng ký văn bản vào sổ theo dõi đúng quy định của nhà nước, và theo mẫu in sẵn của nhà nước rõ ràng và đầy đủ các cột mục như quy định.
( Mẫu đăng ký chung các văn bản đi vào sổ tại Văn phòng Sở Nội vụ.)
Sổ ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Mức độ mật Người ký Nơi nhận văn bản Số lượng văn bản Nơi lưu văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Các văn bản đi của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thông thường được giao cho các cán bộ chuyên môn soạn thảo, sau khi văn bản được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký trước khi ban hành soạn thảo và chuẩn bị in ấn song và trình ký cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký trước khi ban hành văn bản.
Việc nhân bản tại Văn phòng Sở Nội vụ phải đảm bảo đúng số lượng quy định. Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản được ký ban hành; những văn bản khẩn phải được chuyển ngay sau khi ký ban hành. Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đường bưu điện, fax hoặc qua internet.
Ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, bản lưu tại văn thư phải là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung, được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Kết quả thực hiện:
Trong thời gian qua, Văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản đi của Văn phòng Sở Nội vụ. Cụ thể:
(Nguồn: Văn phòng SNV.Điện Biên).
Tên loại
văn bản Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Quyết định 786 997 1012 Chỉ thị 17 15 22 Thông báo 59 64 74 Kế hoạch – Chương trình 167 195 232 Tờ trình 46 50 47 Giấy mời 20 22 28 Báo cáo 60 75 89 Công văn khác 83 97 106 TỔNG 1238 1515 1610
(Bảng thông kê các văn bản đi do Văn phòng Sở Nội vụ ban hành giai đoạn: 2014 - 2016).
Biểu đồ thể hiện lượng văn bản đi của Văn phòng Sở Nội vụ giai đoạn (2014 - 2016). => Qua biểu đồ ta có thể thấy số lượng văn bản đi qua các năm có sự chênh lệch không đáng kể, chủ yếu tập trung là ban hành các quyết định và các kế hoạch, chương trình. Từ đó cho thấy hoạt động điều hành và tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên qua các năm tương đối ổn định; công
tác tổ chức, ban hành văn bản thực hiện tương đối tốt và chấp hành đúng quy chế văn thư, lưu trữ; đáp ứng yêu cầu thực tiễn công việc.
Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Hàng năm, Văn phòng Sở phối hợp với Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiến hành thực hiện việc lập danh mục hồ sơ cho cơ quan. Danh mục hồ sơ năm là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của phòng trong một năm theo chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và nhiệm vụ của từng công chức kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
Ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đều được cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn lập hồ sơ sơ bộ trong quá trình giải quyết công việc, không còn ở tình trạng lộn xộn, bó gói hay tích đống nữa. Trên thực tế Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ thành các loại theo mẫu sau:
STT Số và ký hiệu HS
Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản
Đơn vị/ Người lập
Ghi chú
(Mẫu: Danh mục hồ sơ tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên).
Vào đầu tháng 01 của mỗi năm, lãnh đạo, công chức Sở Nội vụ tỉnh mở hồ sơ; trong năm, thu thập công văn, giấy tờ trong quá trình giải quyết công việc đưa vào hồ sơ. Vào quý I hàng năm các hồ sơ của năm trước đã giải quyết xong phải được nộp vào Lưu trữ cơ quan. Phụ trách lưu trữ của cơ quan phải có trách nhiệm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.
Tuy nhiên hồ sơ ở Văn phòng Sở nội vụ tỉnh Điện Biên mới được lập ở mức độ sơ bộ, mới chỉ viết tiêu đề hồ sơ, đánh số hồ sơ tạm và ghi thời hạn