8. Bố cục của đề tài
3.2.1.2. Đối với nhân viên văn phòng
Nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức về vị trí và vai trò của hoạt động văn phòng sẽ tác động tới ý thức làm việc của mỗi người, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp. Hàng năm, văn phòng Sở thường xuyên phối hợp với Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức xây dựng kế hoạch đánh giá các tiêu chí, chấm điểm và xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên văn phòng. Việc đánh giá cán bộ, nhân viên văn phòng Sở được dựa trên các tiêu chí như: Hiệu quả công việc; Năng lực, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ; Chấp hành đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định, nội quy, quy chế; Tinh thần, trách nhiệm, sự phối hợp thực hiện nhiệm vụ, phẩm chất, đạo đức tác phong, lề lối làm việc, thái độ phục vụ nhân dân. Sau khi đánh giá dựa trên các tiêu
chí xong, lãnh đạo văn phòng Sở tiến hành phân loại các cán bộ, nhân viên theo 4 mức sau: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; Hoàn thành tốt nhiệm vụ; Hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực; Không hoàn thành nhiệm vụ. Kết quả đánh giá chính là căn cứ quan trọng để lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, khen thưởng, kỷ luật… đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng.
Cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không biết mệt mỏi. Đầu tư trang thiết bị VP hiện đại, giúp cho công việc văn phòng được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tổ chức khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên VP cơ quan với các khóa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn hóa trong công sở để hoàn thiện VP cả về vật chất lẫn con người.
Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên đi học nâng cao trình độ chuyên môn về cần đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng. Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên VP cơ quan với các khóa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn hóa trong công sở để hoàn thiện VP cả về vật chất lẫn con người.
Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lựợng đội ngũ nhân viên làm công tác văn phòng, do đó văn phòng cần quan tâm đúng mức. Vì công tác tuyển dụng của văn phòng thông qua hình thức thi tuyển viên chức, công chức. Việc này sẽ hạn chế được tình trạng nhân viên không đáp ứng được nhu cầu công việc.
Có thể nói đội ngũ nhân viên VP trong các hoạt động của văn phòng có vai trò quan trọng quyết định việc thành công trong quá trình điều hành của lãnh đạo và hiệu quả công việc của toàn cơ quan. Vì vậy trong quá trình hoạt
động đội ngũ làm công tác văn phòng phải có trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng nhu cầu công việc.
Tăng cường giáo dục chính trị, tư tưởng, nhân viên VP phải luôn nhận thức được vai trò, vị trí của mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành chính, nắm vững, hiểu đúng các chủ trương, nội dung các quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác chỉ đạo, điều hành của ban Giám đốc Sở Nội vụ. Cần quan tâm đến việc xây dựng văn hóa công sở, có thể coi giao tiếp ứng xử là một tiêu chí đánh giá nhân viên.
Bố trí đúng người đúng việc sẽ nâng cao hiệu quả công việc. Nhân viên văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đa phần là rất trẻ nên họ còn thiếu kinh nghiệm. Hơn nữa ngày nay sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì đội ngũ nhân viên VP cần được bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp thời công việc.
Muốn đạt được chất lượng nguồn nhân sự như mong muốn, ngoài các giải pháp trên cần phải có sự đổi mới trong chính sách sử dụng, quản lý nguồn nhân sự của lãnh đạo văn phòng.