8. Bố cục của đề tài
2.2.8. Công tác đảm bảo hậu cần
Để duy trì quản lý, để công việc của Văn phòng được diễn ra trôi chảy thì bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, trang thiết bị trong cơ quan đều thuộc về công tác hậu cần của Văn phòng cơ quan. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên như sau:
Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng Sở căn cứ vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư của các phòng ban vào ngày 28 hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của Sở xuất tiền mua sắm trang thiết bị.
Công tác hậu cần của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên được thực hiện với các công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của Sở, tham gia tổ chức các cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của Sở …
- Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác:
Trong thời gian qua, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác.
Văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo những tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Văn phòng căn cứ vào chuyến đi để bố trí phương tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phương tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của Sở). Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có tổ lái xe gồm 02 nhân viên đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo đi công tác được nhanh chóng và kịp thời.
Trước các chuyến đi Chánh văn phòng Sở tham dự những buổi họp giao ban công việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững được những công việc mà Giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện.
Trong thời gian Giám đốc đi công tác mọi nhân viên trong phòng đã giúp Phó giám đốc thực hiện những công việc mà Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra Chánh văn phòng Sở còn ghi lại những công việc quan trọng xảy ra một cách chi tiết, khi Giám đốc trở về Chánh văn phòng báo cáo tóm tắt các hoạt động trong thời gian Giám đốc đi vắng và nhận các giấy tờ chi phí công tác và làm thủ tục thanh toán cho Giám đốc.
(Mẫu phiếu đi công tác xem tại phụ lục số 09).
- Công tác tiếp khách:
Trong việc tiếp khách Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách lớn xin gặp Giám đốc. Với những trường hợp đột xuất lãnh đạo không được tiếp khách đựợc thì Văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và cơ quan.
Văn phòng luôn đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi có khách đến làm việc với lãnh đạo. Ngoài ra Văn phòng cũng chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đãi đối với những khách quan trọng hoặc khách ở xa đến.
Chánh Văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức tiếp khách sao cho tiết kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi được căn cứ theo “Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” kèm theo Quyết định số 82/QĐ-SNV, ngày 01 tháng 8 năm 2013 về vệc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của khối Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
- Quản lý tài sản cố định:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có một bộ phận chuyên quản lý tài sản cố định như nhà cửa, thiết bị, máy móc, phương tiện kỹ thuật, phương tiện vận chuyển…dưới sự chỉ đạo và điều hành của Phó Chánh Văn phòng Sở. Văn phòng lập và lưư trữ các hồ sơ tài sản cố định:
- Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục hợp lệ. - Văn phòng nắm chắc về số lượng, chất lượng các loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý.
- Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản.
- Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi.
Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý chỗ để xe của cán bộ công nhân viên trong cơ quan, ngoài ra còn phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị của văn phòng và các đơn vị.