Trong hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện Sóc Sơn thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện hàng ngày và thường xuyên, chủ yếu là các công văn giao dịch, các phiếu tiếp nhận hồ sơ và giấy hẹn trả kết quả. Cũng như các phòng, ban bộ phận khác trong hoạt động công tác hành chính của bộ phận cũng ban các loại văn bản khác như báo cáo, kế hoạch, tờ trình… Với hoạt động đặc thù là tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính vì vậy công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận cũng đảm bảo được thực hiện đúng, đủ theo các quy trình, hay các quy định của các cơ, đơn vị và các cơ quan có thẩm quyền quy định đã góp phần hạn chế những sự nhầm lẫn giữa các hồ sơ, giấy tờ của công dân đến thực hiện các giao dịch tại bộ phận. Trong hoạt động của chung cơ quan UBND huyện Sóc Sơn thì công tác Văn thư - Lưu trữ được tổ chức theo mô hình tập trung về một đầu mỗi nhưng trong quá trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện đều phải thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của bộ phận và cá nhân mình phụ trách đảm bảo các văn bản, giấy tờ được thực hiện một cách đồng bộ, khi chuyển nộp vào lưu trữ của cơ quan đầy đủ hồ sơ, thủ tục.
36
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại bộ phận là một yêu cầu cần thiết trong hoạt động chung của cơ quan, vì vậy đã được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và đơn vị thông qua việc ban hành các văn bản nhằm quy định công tác soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan một cách thống nhất. Hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản cũng như công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận đảm bảo thực hiện một cách khoa học, đúng quy trình đảm bảo giải quyết các nhiệm vụ được giaọ Đồng thời, đảm bảo đầy đủ về yêu cầu của văn bản như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Các văn bản của bộ phận được quyền ban hành đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc theo quy định hiện hành của văn bản quản lý nhà nước như Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, … Kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày đúng tại các vị trí theo quy định, bố cục và nội dung tương đối rõ ràng, giúp người tiếp cận nắm bắt thông tin tốt hơn, kỹ thuật trình bày đẹp. Ngoài các yếu trên thì cũng đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu khác về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của quá trình giải quyết công việc.
2.2.4. Tổ chức hội họp, hội nghị
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp...) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị. Tổ chức hội nghị, hội họp là một hoạt động thường xuyên trong hoạt động của các cơ, đơn vị, tổ chức để thực hiện công tác quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức đó. Dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn nói chung và của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn nói riêng thì hoạt động tổ chức hội họp cũng được thực hiện một cách thường xuyên với những nội dung như sau:
Công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày vào cuối giờ chiều với trưởng bộ phận.
Định kỳ mỗi tháng một lần, họp giao ban bộ phận để đánh giá kết quả hoạt động. Mỗi quý một lần tổ chức họp giao ban với các công chức chuyên môn thuộc UBND để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp tổ chức thực hiện nhiệm vụ và giải quyết công việc giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn UBND huyện. Trong trường hợp cần thiết, trưởng bộ phận tổ chức họp đột xuất với các công chức chuyên môn để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của bộ phận mình.
Như vậy, công tác tổ chức hội họp trong hoạt động của bộ phận là cơ sở để cho lãnh đạo của bộ phận phổ biến các nội dung hoạt động của đơn vị trong từng thời gian cụ thể, qua hội họp sẽ nắm bắt được các ý kiến của các thành viên cũng như có thể rút ra hoặc bổ sung những hạn chế, tồn tại để góp phần hoàn thiện hoạt động của bộ phận.
37
Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao trong hoạt động của bộ phận, góp phần phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cán bộ công chức trong hoạt động của cơ quan nói chung. Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh. Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện.
Trên cơ sở các văn bản quy định của cơ quan nhà nước, quy chế hoạt động của cơ quan, tại bộ phận cũng đã áp dụng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của bộ phận theo các bước như sau:
Bảng 2.3. Quy trình tổ chức hội họp
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp:
Căn cứ vào tính chất, mức độ của các cuộc họp thì lãnh đạo phụ trách của bộ phận có thể giao cho một thành viên nào đó trong bộ phận xây dựng kế hoạch tổ chức cụ thể cuộc họp. Thông thường những kế hoạch thực hiện dài hạn như kế hoạch từ sáu tháng đến kế hoạch năm hoặc nhiều năm thì sẽ xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động cụ thể sẽ giúp cho cán bộ công chức nắm rõ được yêu cầu cơ bản về nhiệm vụ cụ thể trong từng thời kỳ hoặc giai đoạn để tổ chức hoặc phối hợp thực hiện giữa các cá nhân, phòng ban trong đơn vị, cơ quan.
Chuẩn bị cuộc họp:
Công tác chuẩn bị trước cuộc họp cũng là nhiệm vụ cần thiết để quá trình tổ chức được đảm bảo thực hiện đúng quy trình. Để cuộc họp diễn ra đầy đủ cần phải được chuẩn bị về nội dung, chương trình cuộc họp, các điều kiện phục vụ cho quá trình họp như phòng họp, các thiết bị cần sử dụng, thành phần tham gia cuộc họp, chuẩn bị giấy mời hoặc thông tin về thời gian, địa điểm cho các thành phần tham gia và các điều kiện cơ sở vật chất, nước uống, tài liệu… quá trình chuẩn bị sẽ giúp cho cuộc họp được tiến hành thành công, hiệu quả hơn.
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp
Chuẩn bị
38
Tiến hành cuộc họp:
Khi cuộc họp bắt đầu người chủ trì điều hành cuộc họp cần thông qua các nội dung chính của cuộc họp cho các thành phần tham gia để nắm bắt các nội dung chính cũng như chuẩn bị các báo cáo trình bày nội dung nếu được phân công. Quá trình họp luôn đảm bảo đúng nội dung chủ đề cuộc họp, các vấn đề được nêu lên thảo luận và lấy ý kiến đóng góp của các thành viên tham gia vào cuộc họp vì vậy hiệu quả mang lại cao hơn do đã được chuẩn bị kỹ lưỡng mọi mặt.
Kết thúc cuộc họp:
Kết thúc cuộc họp cá nhân có thẩm quyền hoặc được giao trách nhiệm sẽ thống nhất lại các nội dung đã thống nhất trong cuộc họp để triển khai giúp mọi người có sự thống nhất thực hiện, hoàn thiện các tài liệu, văn bản để tổ chức thực hiện, hoặc là rút kinh nghiệm các nội dung hoạt động về saụ
Trong quá trình tổ chức công tác hội họp của bộ phận dựa trên nội dung, tính chất cuộc họp của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để xác định thành phần tham gia dự cuộc họp. Trong trường hợp các cuộc họp chỉ cần họp nội bộ trong bộ phận thì chỉ có các thành viên trong bộ phận tham gia vào cuộc họp. Nếu nội dung họp liên quan đến sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị chuyên môn thì cần có sự góp mặt của các thành phần đại diện các phòng ban chuyên môn liên quan hoặc các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến nội dung họp. Các cuộc họp liên quan đến các phòng ban, đơn vị thì bộ phận đã báo cáo với văn phòng để chuẩn bị tài liệu, giấy mời, cơ sở vật chất, bố trí phòng họp các thiết bị phục vụ.
Trong nội dung các hoạt động nghiệp cụ văn phòng hành chính hiện nay tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Sóc Sơn đã có sự phối hợp chặt chẽ trong tổ chức hội họp để giải quyết công việc tại bộ phận. Cũng như có sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan. Từ trưởng bộ phận, cán bộ công chức, viên chức đều thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức hội họp trong hoạt động tại bộ phận mình như họp tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động, họp triển khai nhiệm vụ công tác tháng, ... theo yêu cầu của công việc đặt rạ Vì vậy, chất lượng các cuộc họp đã được nâng lên, giúp tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó một số nội dung họp chưa được triển khai, đôn đốc thực hiện chưa tốt đã làm giảm hiệu quả hoạt động chung của bộ phận.
2.2.5. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận
Trong hoạt động của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn thì bộ phận Văn phòng chính là đầu mỗi trực tiếp, cầu nối giữa các cá nhân, đơn vị với lãnh đạo cơ quan. Trong đó bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBDN huyện Sóc Sơn được xem là nơi thực hiện công việc giao tiếp chủ yếu của cơ quan với các cá nhân, tổ chức đồng thời với các phòng ban chuyên môn trong phối hợp giải quyết công việc.
39
công dân, tổ chức. Để tạo được lòng tin của nhân dân vào sự lãnh đạo, quản lý của cơ quan hành chính nhà nước như UBND huyện trên địa bàn đã được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo một cách chặt chẽ của lãnh đạo bộ phận cũng như lãnh đạo cơ quan. Quá trình lãnh đạo chỉ đạo được thực hiện thông qua việc ban hành các văn bản quy định về hoạt động của bộ phận, trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức làm việc tại bộ phận nhằm tạo được hình ảnh về người cán bộ hết lòng vì nhân dân xây dựng hình ảnh của cơ quan.
Với hoạt động đặc thù, cán bộ công chức, viên chức tiếp xúc nhiều và thường xuyên với mọi thành phần cá nhân, tổ chức. Vì vậy, trong quá trình công tác cũng không thể tránh khỏi những tình trạng như quá tải, hoặc bị áp lực dẫn đến nhiều trường hợp giao tiếp với công dân, tổ chức chưa đúng mực của cán bộ công chức. Nhận thức được những vấn đề như trên có thể làm ảnh hưởng chung đến hình ảnh cũng như hoạt động chung của bộ phận, cơ quan nên các cán bộ công chức làm việc tại bộ phận cũng đã từng bước khắc phục, hạn chế những tình huống xử lý, giao tiếp với công dân, tổ chức chưa đúng chuẩn mực, thái độ cáu gắt hoặc là gây khó khăn, phiền hà, nhũng nhiễu hạch sách. Hoạt động tiếp công dân, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính giữa công dân, tổ chức với bộ phận nhìn chung hiệu quả và ổn định. Có ít những vụ việc mới phát sinh gay gắt, phức tạp, hoạt động giao tiếp với công dân được quan tâm chỉ đạo thường xuyên, đảm bảo đúng luật và mức độ hài lòng của người dân đối với cách làm việc của cán bộ công chức, viên chức làm việc tại bộ phận.
Ngoài công tác tiếp công dân, tổ chức đến giao dịch thì bộ phận còn thực hiện công tác đối nội, đối ngoại với các phòng ban chuyên môn, cần phải thực hiện duy trì việc phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính đảm bảo thực hiện công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng nhất. Công tác thông tin hai chiều từ bộ phận đến các phòng ban, chuyên môn và ngược lại được thực hiện một cách đồng bộ. Những yêu cầu mới, những vấn đề liên quan trong từng lĩnh vực ở các phòng chuyên môn đều được thông tin đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để phục vụ cho quá trình hướng dẫn, công khai các thủ tục hành chính đối với các nội dung, yêu cầu cụ thể. Trong một vài trường hợp cũng còn gặp nhiều bất cập, không thống nhất trong cách làm việc. Nhiều hồ sơ giải quyết chậm hoặc gây khó khăn cho công dân, tổ chức vì giấy tờ không hợp lệ, hoặc chưa được hướng dẫn cụ thể từ các phòng ban chuyên môn vì thế không xác định được trách nhiệm thuộc về bộ phận nàọ Vẫn còn hiện tượng khi công dân, tổ chức đến giao dịch là người thân, quen của các bộ công chức làm việc tại bộ phận nên trực tiếp làm hộ cho họ, hoặc cũng có trường hợp gặp trực tiếp cán bộ chuyên môn ở các phòng chuyên môn để giải quyết các hồ sơ nhanh chóng hơn vì vậy cũng đã làm ảnh hưởng đến nhiều vấn đề trong hoạt động của bộ phận.
40
Qua nhiều kết quả cho thấy việc thực hiện công tác đối nội, đối ngoại trong hoạt động của bộ phận đã được sự quan tâm đúng mức, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của cơ quan. Bên cạnh đó bộ phận cũng như các phòng chuyên môn cần thống nhất trong việc xây dựng thêm các lĩnh vực thủ tục giải quyết ở bộ phận nhằm giảm tình trạng cho công dân, tổ chức trong nhiều lĩnh vực vẫn phải trực tiếp liên hệ với các phòng chuyên môn để giải quyết. Điều này đã gây ra nhiều khó khăn cho công dân cũng như tạo thêm áp lực cho cán bộ công chức ở các phòng chuyên môn, vừa phải thực hiện các nhiệm vụ công tác vừa phải mất thời gian hướng dẫn thủ tục cho công dân, tổ chức. Có nhiều trường hợp trong quá trình giao tiếp, hướng dẫn nhưng công dân không hiểu được vấn đề cán bộ công chức có thái độ phản ứng gay gắt làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn bộ phận.