Hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản tại bộ phận vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
Nhiều văn bản ban hành vẫn còn nhiều lỗi sai về phông chữ, cỡ chữ, căn lề, định dạng khổ giấy, mặc dù cơ quan đã ban hành quy chế văn thư – lưu trữ nhưng mức độ áp dụng tại bộ phận vẫn chưa cao, chủ yếu cán bộ công chức thực hiện theo thói quen.
Việc chuyển giao văn bản, hồ sơ giữa các phòng chuyên môn còn nhiều bất cập, chưa khoa học, một số khâu còn thực hiện chưa chính xác dẫn đến đôi khi văn bản chuyển giao đi bị nhầm lẫn hồ sơ.
2.3.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị
Tổ chức họp, hội nghị là hình thức tổ chức thực hiện công việc thông qua việc đưa ra các phương án, đề xuất để thực hiện; hoặc là đánh giá hiệu quả đã đạt được, rút ra những bài học, kinh nghiệm nhằm bổ sung, hoàn thiện cho quá trình thực hiện cũng như việc thực hiện các chương trình saụ Nhưng công tác tổ chức họp, hội nghị tại bộ phận vẫn chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, thường xuyên như các cuộc họp giao ban đầu tuần vẫn còn tuần thực hiện, tuần không. CBCC tham gia cuộc họp đôi lúc còn mang tính bắt buộc, nên chưa mang lại hiệu quả cao, vẫn còn làm các việc riêng trong quá trình họp. Những nội dung họp liên quan đến các phòng chuyên môn chưa được sự phối họp chặt chẽ vì vậy mà hiệu quả mang lại chưa caọ
2.3.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại
Đối với công tác tiếp công dân: Hoạt động tiếp công dân tại bộ phận vẫn tồn tại nhiều hạn chế, nhất là kỹ năng giao tiếp của CBCC tại bộ phận. Do trình độ của công dân, tổ chức khác nhau mỗi người có nhận thức khác nhau nên trong quá trình hướng dẫn giải quyết công việc gặp nhiều trường hợp công dân không nắm rõ quy trình, cán bộ giải quyết chưa hướng dẫn cụ thể làm cho công dân phải đi lại nhiều; nhiều trường hợp cán bộ còn gây thái độ khó khăn cho công dân nên một vài trường hợp để lại hình ảnh chưa tốt trong lòng người dân.
Đối với các phòng ban chuyên môn: Việc phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính nhiều lúc vẫn còn bất cập, không thống nhất trong cách làm việc dẫn đến tình trạng khi cán bộ tiếp nhận chưa hướng dẫn đầy đủ các nội dung, hồ sơ thủ tục trước khi gửi đến các phòng chuyên môn. Nhiều hồ sơ giải quyết chậm hoặc gây khó khăn cho công dân, tổ chức vì giấy tờ không hợp lệ nhưng không xác định được trách nhiệm thuộc về bộ phận nàọ Nhiều khi CBCC tại bộ phận còn trực tiếp làm hộ hồ sơ cho những người
63
thân quen, hay gặp trực tiếp CBCC ở các phòng ban chuyên môn đốc thúc nhờ giải quyết trước các hồ sơ cho người thân.
2.3.3.7. Đảm bảo công tác cầu hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các yêu cầu khác
Một số trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của bộ phận sau thời gian hoạt động đã bắt đầu xuống cấp như máy tính, máy photo, thường phải sửa đã gây ảnh hưởng đến hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ công chức cũng như của công dân, tổ chức.
Việc trang bị máy tính có nối mạng internet để công dân, tổ chức có thể tra cứu thủ tục, theo dõi quá trình giải quyết vẫn còn hạn chế, mới trang bị được 02 bộ là hơi ít với số lượng người đến giao dịch thường xuyên tại bộ phận.
Nhiều trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa đáp ứng được cho nhu cầu hoạt động và sử dụng của cán bộ công chức và công dân như: cần bổ sung thêm hệ thống quạt hoặc điều hòa đặc biệt là thời gian nắng nóng, do chưa đảm bảo nên trong phòng làm việc không khí nóng bức, ngột ngạt cho cán bộ công chức và người dân khi chờ đợi cũng đã ảnh hưởng đến công việc.
Công việc dọn vệ sinh tại bộ phận là do CBCC tự phân công sắp xếp nên đôi khi việc dọn dẹp vệ sinh môi trường không được đảm bảọ Các bình nước uống tại phòng làm việc cũng như khu vực ngồi chờ của CBCC khi hết không được bổ sung kịp thời, nó ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của CBCC và nhân dân.
2.3.3.8. Các nội dung hoạt động đặc thù
Trong thời gian vừa qua, tuy bộ phận đã thực hiện công tác niêm yết thông tin, và hướng dẫn thủ tục hành chính cho người dân trên màn hình và bảng tin nhưng một số quy trình chưa được điều chỉnh, bổ sung kịp thờị Do vậy, đã gây khó khăn không ít cho đội ngũ cán bộ công chức và cả người dân đến làm việc. Quy trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực vẫn chưa được đảm bảọ
Lĩnh vực Công thương: Ngoài những yêu cầu về giấy tờ do luật quy định, tổ
chức, công dân khi nộp hồ sơ tại BPMC, MCLT phải chuẩn bị thêm chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu cũng như hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh (nếu là thuê địa điểm kinh doanh) có chứng thực. Những yêu cầu này năm ngoài quy định của pháp luật hiện hành và đi ngược lại với quan điểm chỉ đạo chung khi xây dựng TTHC là đơn giản hóa giấy tờ và quy trình thực hiên.
64
chậm so với thời gian quy định của thủ tục, nên chưa chưa thấy được sự hài lòng từ công dân, tổ chức. Một số trường hợp có ký nhận của công dân nhưng không ghi thời gian nên không có căn cứ xác nhận trả kết quả đúng thời hạn hay không; có những trường hợp còn lại không có tài liệu chứng minh đã giải quyết dù đã quá thời hạn phải trả kết quả.
Giải quyết hồ sơ cấp giấy phép xây dựng: Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục cấp giấy phép xây dựng tại bộ phận là 15 ngày, nhưng do quy trình giải quyết phức tạp, cần có sự phối hợp giữa nhiều cơ quan, phòng, ban nên còn phát sinh nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện một số hồ sơ kéo dài hơn quy định.
Lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội: Số thủ tục hành chính đưa vào
giải quyết tại bộ phận còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu của công dân, tổ chức. Dẫn đến một số thủ tục công dân phải liên hệ trực tiếp với cán bộ chuyên môn của phòng để giải quyết nên gây phiền hà cho người dân.
Lĩnh vực Tư pháp:Theo khảo sát, tình trạng trì trệ trong giải quyết hồ sơ thủ tục
hành chính tập trung chủ yếu trong lĩnh vực chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ có tính chất song ngữ; chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bằng bằng tiếng nước ngoàị
Do số lượng hồ sơ thủ tục quá lớn, quy định về thời gian giải quyết hồ sơ quá ngắn và có liên quan đến nhiều cơ quan. Cán bộ tư pháp trong giải quyết công việc, với việc sử dụng ngôn ngữ chưa đạt chuẩn nên việc chứng thực các văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng nước ngoài mất nhiều thời gian đôi khi không hiểu hết nội dung ghi trên các giấy tờ này dẫn đến hiệu quả giải quyết công việc không caọ
Bên cạnh đó, tình trạng có sai sót phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục vẫn còn tồn tại và gây nhiều bức xức cho người dân.
Ngoài ra, quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục tại bộ phận vẫn chưa đảm bảo về thời gian giải quyết. Theo kết quả lấy ý kiến người dân, nhiều ý kiến người dân cho rằng quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận chưa đảm bảo về thời gian giải quyết thủ tục. Tình trạng người dân đến thời hạn nhận hồ sơ kết quả nhưng chưa nhận được hồ sơ là phổ biến, người dân phải đi lại nhiều lần gây tốn kém.
2.3.4. Nguyên nhân của những hạn chế
Bên cạnh những kết quả, tín hiệu tích cực đạt được thì tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của UBND huyện Sóc Sơn vẫn còn tồn tại một số khó
65
khăn, hạn chế cần phải được khắc phục trong thời gian tới để mang lại hiệu quả cao nhất. Một số nguyên nhân hạn chế là do:
Công tác chỉ đạo, lãnh đạo của cơ quan chưa thực sự quyết liệt, chủ yếu là báo cáo từ phía cán bộ công chức lên. Quá trình kiểm tra, giám sát chưa chặt chẽ nên hiệu quả mang lại chưa cao mới chỉ đáp ứng một phần trong nhiệm vụ.
Công tác thông tin, tuyên truyền chưa được quan tâm, thực hiện một cách thường xuyên và sâu rộng, nhận thức của một bộ phận CBCC, tổ chức, công dân chưa đúng bản chất của việc thực hiện một cửa, một cửa liên thông.
Hệ thống các văn bản quy định về tổ chức và hoạt động, các quy trình giải quyết còn chưa hoàn thiện hoặc thiếu nhiềụ Một số quy định hiện hành về thủ tục hành chính vẫn còn chồng chéo, bất cập; tuy đã được triển khai thực hiện, song vẫn còn có nhiều vấn đề mới phát sinh trong thực tế chưa có giải pháp đồng bộ để xử lý. Tại bộ phận mới bước đầu xây dựng vị trí việc làm nhưng chưa xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cán bộ công chức. Vì vậy, rất khó khăn trong quá trình thực hiện đánh giá chất lượng CBCC cũng như là mức độ hoàn thành công việc của họ.
Sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn với bộ phận trong quá trình giải quyết công việc còn thiếu chặt chẽ, chưa thể hiện đầy đủ trách nhiệm theo thẩm quyền đã được phân công, phân cấp. Công tác thông tin, tuyên truyền chưa được quan tâm, thực hiện một cách thường xuyên và sâu rộng, nhận thức của một bộ phận CBCC, tổ chức, công dân chưa đúng bản chất của việc thực hiện một cửa, một cửa liên thông.
Tổ chức bộ máy hoạt động của bộ phận chưa được chặt chẽ, một số CBCC vẫn chưa được bố trí, sắp xếp đúng chuyên môn nghiệp vụ hoặc là số lượng CBCC còn thiếu dẫn không đảm bảo nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ tại bộ phận.
Một số cán bộ, công chức thiếu ý thức phấn đấu, rèn luyện về phẩm chất, đạo đức, lối sống và năng lực công tác, chưa hoàn thành trách nhiệm được giao, vẫn còn có trường hợp lợi dụng nhiệm vụ giải quyết công việc cho dân để trục lợi, làm cho nhân dân không đồng tình và ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận. Nhu cầu giao dịch về hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân rất lớn, nhất là trên lĩnh vực đất đai, xây dựng, nhà ở, trong khi đội ngũ cán bộ, công chức được phân công thụ lý, giải quyết còn ít, dẫn đến quá tảị Mặt khác do trình độ CBCC làm việc tại bộ phận chưa được đào tạo đồng đều trong khi khối lượng công việc là khá lớn liên quan tới nhiều lĩnh vực khác nhau: đất đai, tư pháp, tài chính- kế hoạch… Vì vậy niều hồ sơ được nhận và khi chuyển đến các phòng, ban chuyên môn đã bị trả lại với lý do hồ sơ không hợp lệ, cần phải bổ sung. Trình độ, nhận thức của công dân, tổ chức chưa đồng đều nên quá trình
66
giải quyết các công việc khác nhau, có những công việc giải quyết nhanh, có công việc do công dân có trình độ thấp nên quá trình thực hiện bị chậm trễ.
Bên cạnh những thủ tục hành chính đã thực hiện công khai, minh bạch quy trình giải quyết thì vẫn còn nhiều thủ tục chưa áp dụng nên vẫn còn tình trạng cán bộ gây khó khăn cho công dân, tổ chức nhằm mục đích phụ vụ lợi ích cá nhân.
Với một công việc đặc thù, tiếp xúc hàng ngày với nhân dân nhưng chế độ chính sách đối với CBCC làm việc tại bộ phận vẫn dựa trên cách tính theo mức, bậc nên chế độ lương còn thấp dẫn đến ảnh hưởng đến tinh thần cống hiến của CBCC đối với công việc là chưa cao, ngoài ra một số chế độ chính sách khác vẫn còn hạn chế.
Nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động vẫn còn hạn chế nên trang bị cơ sở vật chất, các điều kiện đảm bảo hoạt động mới chỉ đáp ứng những yêu cầu cơ bản hoạt động vì thế chưa khai thác hết hiệu quả hoạt động của CBCC.
Việc áp dụng công nghệ thông tin và các loại thiết bị máy móc hiện đại cho việc giải quyết yêu cầu, hồ sơ cho công dân, tổ chức chưa thực sự hiệu quả bởi một số cán bộ, công chức vẫn còn hạn chế về trình độ công nghệ thông tin.
Một số lĩnh vực công việc mang tính đặc thù cần phải kiểm tra và thẩm định một cách kỹ càng, vì vậy thời gian xử lý công việc có thể bị kéo dài hơn so với quy định của pháp luật.
67
Tiểu kết chương 2
Nội dung chương 2 đã khái quát về tổ chức bộ máy, tổ chức điều hành các hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND huyện Sóc Sơn. Phần này chủ yếu tập trung tìm hiểu về các nội dung thuộc phạm vi tổ chức và điều hành các hoạt động. Bên cạnh chỉ ra các mặt đã làm được thì bài viết cũng nêu lên những mặt còn hạn chế trong hoạt động của Bộ phân có thể kể đến như: Công tác chỉ đạo, điều hành, quá trình kiểm tra, gián sát thực hiện của lãnh dạo cơ quan chưa chặt chẽ, sâu sắc; hệ thống văn bản quy định liên quan chưa được hoàn thiện, trình độ của đội ngũ CBCC vẫn còn chưa đồng đều, cũng như một số điều kiện, chế độ làm việc chưa caọ..Từ những hạn chế tồn tại đó đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận.
68
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA THUỘC ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Qua thời gian tìm hiểu, khảo sát thực tế, nghiên cứu quá trình tổ chức và hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc UBND huyện Sóc Sơn. Bên cạnh những kết quả đạt được trong quá trình tổ chức và điều hành hoạt động vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Để ngày càng hoàn thiện và đi vào hoạt động có hiệu quả hơn tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận như sau:
3.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, xây dựng, hoàn thiện thể chế và tuyên truyền cải cách hành chính
Lãnh đạo cơ quan, trưởng bộ phận cần nhận thức được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của BPMC trong hoạt động cải cách nền hành chính nhà nước đối với hoạt động của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn. Từ đó có sự quan tâm, chỉ đạo, điều hành một cách hợp lý, kịp thời chặt chẽ nhằm đưa hoạt động của bộ phận được thực hiện một cách hiệu quả theo đúng quy định của cơ quan, pháp luật hiện hành.
Đồng thời phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng mục tiêu, nhiệm vụ kế hoach đề ra; hạn chế những sai lầm, thiếu sót trong quá trình thực hiện cũng như để đưa ra các phương án, giải pháp chỉ đạo kịp thời để tổ chức thực hiện.
Hoàn thiện cơ chế phân cấp, quy hoạch và có định hướng phát triển; tăng cường giám sát, kiểm tra, thanh tra; đồng thời, đề cao vai trò chủ động, tinh thần trách nhiệm, nâng cao năng lực của từng cán bộ công chức trong bộ phận.
Tiếp tục đổi mới phương thức làm việc của cơ quan UBND huyện nói chung và của các phòng ban, bộ phận nói riêng; thực hiện thống nhất và nâng cao chất lượng