Để đảm bảo hoạt động một cách hiệu quả, thuận tiện nhất cho cá nhân, tổ chức đến liên hệ công tác. Năm 2015 UBND huyện Sóc Sơn đã bố trí xây dựng mới tòa nhà đặt vị trí làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc UBND huyện đáp ứng các điều kiện làm việc: Bộ phận được bố trí tại nơi trang trọng, bên phải cổng chính của cơ quan, đảm bảo thuận tiện cho mọi cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch, diện tích hơn 120m2 được trang bị, bố trí đầy đủ các phương tiện, thiết bị, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hoạt động.
Bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức làm việc tại bộ phận
Để đảm bảo bộ phận hoạt động một cách hiệu quả, rõ ràng trong từng lĩnh vực tạo thuận lợi cho cá nhân, công dân đến làm việc có thể tiếp cận nhanh chóng đến vị trí liên quan. UBND huyện cũng như tại bộ phận đã bố trí, sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho từng cán bộ phụ trách theo các mảng, lĩnh vực riêng, có ghi rõ tên cụ thể của từng lĩnh vực phía trên kính ngăn cách khu làm việc bên trong của cán bộ công chức với nơi chờ làm thủ tục. Với một phòng làm việc có diện tích tương đối rộng rãi, cho nên việc bố trí, sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho từng cán bộ công chức, tạo được không gian rộng rãi, thoải mãi trong quá trình làm việc.
Các vị trí làm việc được bố trí theo hướng thuận tiện nhất, những người có liên quan đến nội dung hoạt động được bố trí, sắp xếp vị trí kề nhau tạo điều kiện quá trình làm việc, trao đổi được nhanh chóng, rút ngắn thời gian đi lại, cũng như luôn đảm bảo được các mỗi quan hệ gắn kết.
Nhìn chung việc bố trí, sắp xếp vị trí làm việc của cán bộ công chức tại bộ phận đảm bảo thuận tiện nhất cho công dân đến giao dịch, liên hệ công tác một cách dễ dàng nhất. Có thể nói bố trí, sắp xếp khoa học vị trí làm việc trong phòng làm việc tại bộ phận đã góp phần rất lớn nâng cao hiệu quả hoạt động chung của bộ phận.
41 1 1 1 1 1 1 1 6 5 4 3 2 7 8 10 10 9 9 9 9 11 12 1 1 10 11 9 13 14 15
Bảng 2.4. Sơ đồ sắp xếp vị trí việc làm và các trang thiết bị trong phòng làm việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông huyện Sóc Sơn.
42
Giải thích:
1. Ghế ngồi, máy tính, máy in của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận 2. Cán bộ hướng dẫn, biểu mẫu thủ tục, thu tiền lệ phí
3. Lĩnh vực đăng ký kinh doanh 4. Lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường 5. Lĩnh vực xây dựng
6. Lĩnh vực đất đai, cấp giấy quyền sử dụng đất
7. Lĩnh vực Tư pháp
8. Lĩnh vực Lao động-Thương binh và XH 9. Ghế công dân chờ làm thủ tục
10. Bảng niêm yết thủ tục hành chính 11. Bàn máy tính phục vụ tra cứu của công dân
12. Bảng niêm yết thủ tục hành chính 13. Tủ tài liệu, hồ sơ của cán bộ 14. Máy Photo
15. Máy lấy số thứ tự giải quyết
Sắp xếp trang thiết bị làm việc
Trong hoạt động của mỗi cơ quan nói chung, của bộ phận một cửa nói riêng thì trang thiết bị phục vụ làm việc có vai trò rất quan trọng. Đặc biệt là trong thời kỳ mà ứng dụng công nghệ thông tin, máy tính, mạng internet ngày càng được sử dụng rộng rãi và bắt buộc áp dụng ở các cơ quan hành chính thì nó lại càng có vị trí quan trọng cần thiết hơn. Nó có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thực hiện công việc của cán bộ công chức và nhiều trường hợp nó còn quyết định trực tiếp tới hiệu quả công việc. Nhận thấy vai trò quan trọng của trang thiết bị trong hoạt động của bộ phận UBND huyện đã chỉ đạo Văn phòng HĐND-UBND xây dựng các phương án mua sắm, trang bị đầy đủ các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho quá trình giải quyết công việc được đảm bảo thông suốt, việc ứng dụng công nghệ thông tin – khoa học kỹ thuật cũng được quan tâm. Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của UIBND huyện Sóc Sơn đã cơ bản trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ công chức cũng như công dân đến làm việc tại bộ phận nhứ: Máy tính, máy in, máy fax, máy scan, photo copy, hệ thống phần mền phục vụ tra cứu thủ tục, phần mềm quản lý hồ sơ một cửa; bàn ghế ngồi làm việc cho cán bộ, bàn ghế ngồi cho công dân chờ, bàn để ghi thông tin, hệ thống bảng biểu niêm yết công khai các thủ tục hành chính, bình nước cho công dân, máy lấy số thứ tự - gọi tên đến từng cửa phụ vụ, hệ thống âm thanh gọi tên, hệ thống camera giám sát quá trình làm việc của cán bộ công chức, cũng như công dân đên làm việc; hệ thống điều hòa, quạt; các loại tủ đựng tài liệu, hộp đựng hồ sơ… và các vật dụng trang thiết bị cần thiết khác.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại bộ phận, đã thống kê một số trang thiết bị được trang bị tại bộ phận như sau: (số liệu thống kê đến tháng 6 năm 2017)
43
Stt Tên thiết bị Số lượng Tình trạng hoạt động
1 Máy tính để bàn cho cán bộ
công chức làm việc 07
Đã được trang bị mới đồng bộ, hoạt động bình thường
2 Máy tính phục vụ cho công dân
tra cứu 02
Hoạt động bình thường
3 Máy in 07 Hoạt động bình thường
4 Ổn áp lioa 15kg 01 Hoạt động bình thường
5 Máy photo copy 01 Hoạt động bình thường
6 Ghế ngồi của cán bộ công chức
làm việc 07
Sử dụng tốt 7 Ghế ngồi cho công dân chờ 5 (dãy) Sử dụng tốt
8 Máy chủ sever 01 Hoạt động bình thường
9 Điều hòa nhiệt độ 04 Hoạt động bình thường
10 Bàn để công dân ghi thủ tục 02 Sử dụng tốt
11 Tủ đựng tài liệu 07 Sử dụng tốt
12 Bàn làm việc 07 Sử dụng tốt
13 Đầu ghi hình camera 01 Hoạt động bình thường
14 Camera ghi hình 05 Hoạt động bình thường
15 Máy lấy số thứ tự 01 Hoạt động bình thường 16 Thiết bị âm thanh phục vụ cho
gọi tên theo số thứ tự 01 (bộ)
Hoạt động bình thường
17 Máy scan 01 Hoạt động bình thường
18 Bình nước 02 Sử dụng tốt
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện Sóc Sơn được đặt ngay tại nơi gần cổng chính của cơ quan, có bảng hiệu để nhận biết cũng như bảng niêm yết công khai các thủ tục hành chính. Cách thức tổ chức các vị trí việc làm cũng như các trang thiết bị phục vụ công dân khi đến thực hiện thủ tục như ghế ngồi chờ, quạt, … hợp lý. Các trang thiết bị phục vụ làm việc của cán bộ công chức được trang bị tương đối đầy đủ theo quy định để nâng cao hiệu quả giải quyết công việc. Việc sử dụng các trang thiết bị làm việc tại BPMC, MCLT có ý nghĩa rất lớn trong việc hoàn thành công việc của CBCC. Tuy nhiên, một số máy móc trang bị tại đây đã hoạt động lâu, thường xuyên bị hư hỏng vì vậy cũng cần có phương án đề xuất để mua sắm, bổ sung phục vụ cho các hoạt động, tránh gây ảnh hưởng đến các quy trình giải quyết công việc.
Trang thiết bị của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí khoa học theo các khu chức năng, bao gồm: Khu vực cung cấp thông tin về thủ tục hành chính; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, trong đó có máy lấy số xếp hàng tự động, máy tính
44
phục vụ tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính của công dân; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với các lĩnh vực khác nhau; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch.
Có hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công khai, hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, theo dõi quá trình giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Áp dụng phần mềm một cửa điện tử với chức năng khoa học, rõ ràng, tiện lợi, có tính tự động cao, đảm bảo các yêu cầu theo quy định.
Việc mua sắm, trang bị các trang thiết bị làm việc thực hiện theo quy định nhưng quá dập khuôn, máy móc dẫn đến việc một vài thiết bị hoạt động mang tính hình thức. Vì vậy, cần phải được trang bị đồng bộ thống nhất để đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ một cách tối ưu nhất.
Xây dựng môi trường làm việc, văn hóa công sở tại nơi làm việc
Mỗi cơ quan, đơn vị đều tạo cho mình một môi trường làm việc riêng nhằm tạo những điều kiện thuận lợi nhất để cho cán bộ, công nhân viên của mình phát huy hết các khả năng của mình để hoàn thành tốt nhất các công việc, nhiệm vụ đề ra; hoặc xây dựng cho đơn vị mình một môi trường làm việc với nét đặc trưng tạo thành văn hóa công sở của mỗi cơ quan, đơn vị góp phần tạo ra môi trường làm việc tốt nhất.
Trong các cơ quan thì môi trường làm việc đó là tổng hòa của nhiều yếu tố khác nhau như tâm lý xã hội, môi trường tự nhiên, thái độ, văn hóa làm việc (văn hóa công sở), cách thiết kết, bố trí vị trí làm việc… và nó có ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe, tâm lý hay thái độ của CBCC cũng như hiệu quả làm việc. Ở khía cạnh tiếp cận vấn đề tại bộ phận làm việc, tôi chỉ tiếp cận các yếu tố bao quanh nơi làm việc của cán bộ, công chức tại đây trên các khía cạnh sau: Đó là việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm việc; trang trí không gian làm việc; hệ thống ánh sáng, âm thanh, không khí…
Thực tế hiện nay tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính huyện Sóc Sơn đã xây dựng được môi trường làm việc đảm bảo đầy đủ các yếu tố về trang thiết bị, không gian làm việc, giao tiếp được tổ chức, thiết kế hợp lý đảm bảo giao tiếp bình đẳng, minh bạch; phòng làm việc được trang trí, sắp xếp đảm bảo trang trọng và hợp lý; xây dựng quy định về thời gian làm việc của bộ phận, được cấp phát đồng phục riêng của bộ phận, tập huấn về chuyên môn, bồi dưỡng nghiệp vụ và văn hóa giao tiếp, ứng xử với cá nhân, tổ chức, được hưởng các chế độ, chính sách theo quy
45
định… Bộ phận được bố trí tách biệt với các phòng chuyên môn khác của cơ quan, do đó nó đảm bảo sự yên tĩnh, sự phối hợp của màu sắc tạo ra sự thoải mái, cảm giác dễ chịu, gần gũi đối với công dân khi đến thực hiện thủ tục. Đối với cán bộ, công chức tại đây, việc sắp xếp các trang thiết bị làm việc và sự hài hòa của các yếu tố tự nhiên có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của họ. Vì vậy, cách sắp xếp vị trí việc làm của mỗi CBCC đã đạt được những yêu cầu nhất định đề rạ Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục đồng thời tạo ra môi trương làm việc với tâm lý thoải mái dễ chịu khi làm việc. Điều này cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan UBND huyện Sóc Sơn đối với bộ phận nhằm cải thiện điều kiện hoạt động. Nâng cao sức khỏe và khả năng giải quyết công việc của cán bộ, công chức. Đồng thời, việc xây dựng môi trường làm việc hợp lý còn hướng tới nhằm cung cấp dịch vụ tốt cho công dân, tổ chức khi đến thực hiện thủ tục.
Xây dựng văn hóa công sở tại nơi làm việc là một nội dung trong hoạt động của mỗi đơn vị, cơ quan đặc biệt là trọng giai đoạn hiện naỵ Văn hóa công sở đã trở thành một phần tạo nên hình ảnh của mỗi cơ quan, đơn vị hay các doanh nghiệp. Đối với một cơ quan hành chính quản lý nhà nước thực thi chức năng phục vụ như bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc UBND huyện Sóc Sơn đó chính là xây dựng thái độ phục vụ của cán bộ công chức, cách giao tiếp, ứng xử với cá nhân, tổ chức, tác phong, lề lối làm việc cũng như các quy trình nghiệp vụ giải quyết công việc. Trên cơ sở các quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cũng như quy chế văn hóa công sở của cơ quan UBND huyện, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã triển khai xây dựng và thực hiện văn hóa công sở một cách rõ nét, phù hợp với truyền thống, bản sắc địa phương, điều kiện kinh tế xã hội, phù hợp với định hướng cải cách, xây dựng nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch, công khaị Đội ngũ CBCC tại bộ phận đã có ý thức chấp hành các quy định của cơ quan về văn hoá công sở cũng như nội quy chung biểu hiện qua một vài khía cạnh sau:
- Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải là người am hiểu nghiệp vụ chuyên môn và có kinh nghiệm trong các lĩnh vực áp dụng theo cơ chế một cửa, có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao; chấp hành sự chỉ đạo, điều hành, phân công của trưởng bộ phận; thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động. Chịu trách nhiệm trước tổ trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và lãnh đạo cơ quan về nhiệm vụ được giaọ
- Trong quan hệ giao tiếp với tổ chức, cá nhân đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính phải có tác phong, thái độ chuẩn mực, hòa nhã, ân cần, lịch sự, có khả năng giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức, tác phong chuyên nghiệp.
46
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tạo điều kiên thuận lợi, hướng dẫn, tiếp nhận giải quyết các thủ tục cho cá nhân, tổ chức; không tự đặt ra các thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực hoặc có các hành vi vi phạm khác đối với tổ chức, cá nhân. Nếu vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Trong giờ hành chính cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải mặc trang phục gọn gàng, đeo thẻ công chức trước ngực và có bảng tên chức danh, chức vụ được phân công đặt trên bàn làm việc để tổ chức, cá nhân biết.
Tổ chức xây dựng và thực hiện văn hóa công sở tại nơi làm việc đã được lãnh đạo đơn vị, cán bộ công chức quan tâm thực hiện, bước đầu đã tạo được hình ảnh của cơ quan đối với nhân dân. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn một vài nội dung chưa được thực hiện tốt như việc cán bộ công chức chưa thực hiện đeo thẻ, hoặc là thực hiện một cách miễn cưỡng; đồng phục chưa được thực hiện đồng bộ thực hiện vào các ngày thứ hai, tư, sáu; trong nhiều trường hợp CBCC còn gây phiền hà, khó dễ cho người dân như hồ sơ thiếu, không hướng dẫn nhiệt tình. Làm việc vẫn mang tính chủ quan, nói chuyện riêng trong lúc làm việc nhiềụ Trình độ dân trí của một bộ phận nhân dân còn thấp, việc hướng dẫn bổ sung hồ sơ tuy có kịp thời nhưng thái độ còn cáu gắt, không niềm nở đối với công dân. Đây là một điều đáng lưu ý khi bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là bộ mặt của cơ quan, nơi đây là nơi thể hiện