Trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước thì thông tin là yếu tố quyết định cơ bản ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quản lý của mỗi cơ quan. Tại bộ phận tiếp nhận và trả lời kết quả của UBND huyện Sóc Sơn thông tin được sử dụng chính là tiếng nói của cơ quan công quyền đối với nhân dân. Vì vậy việc thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin tại bộ phận đã được chú trọng thực hiện. Đó là những thông tin chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt động của bộ phận,
56
đó là cập nhật các thông tin về thủ tục hành chính mới, các văn bản hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện luôn được đảm bảọ Các thông tin phục vụ hoạt động đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng. Thực hiện chế độ báo cáo, thông tin theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm, các vấn đề khó khăn, vướng mắc xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan hoặc người có thẩm quyền; hoặc tham mưu cho cơ quan trong việc điều chỉnh, bổ sung hay sửa đổi các nội dung phù hợp với tình hình yêu cầu mớị
2.3.1.4. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
Trên cơ sở các quy định về công tác văn thư – lưu trữ, soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan có thẩm quyền, quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, Để đảm bảo cho công tác giải quyết thủ tục hành chính được diễn ra thông suốt, bộ phận căn cứ theo hướng dẫn quy đinh tại Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 08 tháng 3 năm 2016 của UBND thành phố Hà Nội đã tiến hành mẫu hoá một số loại văn bản thông dụng nhằm đơn giản hoá quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và CBCC tại bộ phận, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết.
Một số văn bản đã được mẫu hoá tại bộ phận nhằm phục vụ cho hoạt động của bộ phận bao gồm:
Mẫu số 01 Mẫu Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ Mẫu số 02 Mẫu Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Mẫu số 03 Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả Mẫu số 04 Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Mẫu số 05 Mẫu Thông báo về việc bổ sung hồ sơ
Mẫu 06 Mẫu Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết
Mẫu số 07 Mẫu Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ giải quyết quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả
Mẫu số 08 Mẫu Văn bản xin lỗi do sơ suất trong quá trình tiếp nhận
Công tác soạn thảo, ban hành văn bản, thực hiện các nội dung liên quan đển công tác văn thư – lưu trữ đã được thực hiện đảm bảo theo đúng các quy định.
2.3.1.5. Tổ chức hội họp, hội nghị
Trong thời gian vừa qua, với sự chỉ đạo và kiểm tra của lãnh đạo UBND huyện, công tác tổ chức hội họp của bộ phận được triển khai thực hiện một cách nghiêm túc. Hàng tuần, hàng tháng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đều tổ chức các cuộc họp giao ban nhằm đánh giá những kết quả đã đạt được trong từng tuần, tháng cụ thể, tình hình
57
hoạt động cũng như những yêu cầu, phản ánh từ phía công dân, tổ chức từ đó có ý kiến chỉ đạo cụ thể để giải quyết các vấn đề đặt rạ Đồng thời ghi nhận các ý kiến phản ánh về tình hình, hoặc những khó khăn cần được sự chỉ đạo trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công chức trực tiếp thực hiện công việc tại đâỵ Công tác tổ chức hội họp của bộ phận đã được chú trọng hơn, nội dung các cuộc họp cũng như sự công khai, dân chủ trong quá trình tổ chức hội họp được đề caọ Những ý kiến đóng góp của cá nhân, tổ chức và các phòng ban chuyên môn luôn được bộ phận đề cao và đưa ra thảo luận tại các cuộc họp. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả của các cuộc họp tại bộ phận.