7. Bố cục của luận văn
2.2.1.1. Thành phần tài liệu lưu trữ
lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Bên cạnh các chính sách, chủ trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của Sở, tài liệu lưu trữ còn phản ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của Sở, đặc biệt là lĩnh vực khoa học và công nghệ. Trong quá trình hoạt động Sở sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn. Chính vì vậy hàng năm khối tài liệu này được nộp vào lưu trữ rất nhiều. Tài liệu lưu trữ của Sở bao gồm:
- Tài liệu hành chính: là thành phần tài liệu chiếm khối lượng tương đối lớn trong Phông lưu trữ Sở, hình thành từ hoạt động quản lý và thực hiện các nhiệm vụ khác của bộ máy lãnh đạo, các phòng chuyên môn của Sở dưới các hình thức văn bản như tài liệu tổng hợp, thống kê báo cáo, tài liệu tổ chức cán bộ, công tác thi đua, khen thưởng, tài liệu quản trị hành chính văn thư, lưu trữ…
- Tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): bao gồm các hồ sơ, tài liệu có nội dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế như hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ; hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học; hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ; hồ sơ tài liệu sở hữu trí tuệ; hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử; Tài liệu xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Sở như: Tài liệu đo đạc, khảo sát; luận chứng kinh tế kỹ thuật; các văn bản pháp lý; thiết kế kỹ thuật tổng dự toán; Bản vẽ thiết kế, thi công, bản tính toán, thuyết minh kỹ thuật;
- Tài liệu nghe nhìn: bao gồm các phim khoa học thuộc các lĩnh vực như nông nghiệp, công nghiệp, khoa học công nghệ, môi trường, kinh tế, văn hóa xã hội, y dược,…; các tài liệu ảnh về hoạt động kỷ niệm Ngày khoa học và công nghệ; về tổ chức các sự kiện về lĩnh vực hoạt động khoa học và công nghệ;…
- Tài liệu điện tử: bao gồm các hồ sơ, tài liệu được số hóa hình thành trong quá trình hoạt động của Sở dưới dạng các hồ sơ, tài liệu điện tử.
Trong các loại hình tài liệu trên, tài liệu giấy chiếm số lượng lớn nhất với nội dung phong phú và đa dạng. Tài liệu nghe nhìn có khối lượng không nhiều. Tài liệu điện tử chiếm một khối lượng ít và tính đến nay hầu như chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Sở.
2.2.1.2. Nội dung tài liệu lưu trữ
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đã được quy định của Sở mà nội dung tài liệu phản ánh theo các nhóm sau đây:
-Tài liệu về nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm: Các văn bản pháp lý có liên quan, đề cương, dự toán, quyết toán, báo cáo...
-Đề tài, dự án, tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn bao gồm: Hợp đồng khoa học công nghệ, các quyết định, biên bản hội đồng các cấp, biên bản nghiệm thu và thanh lý, công văn đến, đi, báo cáo tổng kết, phiếu đăng ký kết quả, quyết toán kinh phí.
-Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế, quyết định, công văn đến, đi, biên bản nghiệm thu và thanh lý (giai đoạn, quyết toán);
+ Đề cương, phương án, thuyết minh, dự toán, quyết toán. - Các tài liệu xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Sở:
+ Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ và tăng cường trang thiết bị (kể cả vốn nhà nước và vốn tự có) bao gồm: Dự án, hợp đồng, quyết định, tờ trình, công văn đi, đến, biên bản nghiệm thu thanh lý, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thầu - báo giá cạnh tranh (nếu có);
+ Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vốn nhà nước và vốn tự có) bao gồm: Dự án, các cơ sở pháp lý, hồ sơ thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, quyết toán, hồ sơ hoàn công;
+ Dự án phát triển, kế hoạch, báo cáo tổng kết, quy chế; - Văn bản đến, đi chung của Sở;
- Các báo cáo trong các hội nghị, hội thảo khoa học do Sở, do các hội chuyên ngành, tổ chức hay do các cơ quan khác tổ chức mà Sở góp phần tài trợ hay được mời;
- Báo cáo định kỳ hằng năm của Sở, hoặc nhân các sự kiện đặc biệt (kỷ niệm thành lập Sở, đón huân chương);
- Các bằng khen, huy, huân chương, giấy chứng nhận về hoạt động khoa học và công nghệ được các cấp trao;
Theo khảo sát, tình trạng vật lý của tài liệu: Do Sở đã thành lập lâu và qua thay đổi cơ cấu, chức năng nhiệm vụ cho nên tài liệu của Sở có phần bị mai một và bị lão hóa tự nhiên do bảo quản lâu năm. Có một số tài liệu cũ bị ố vàng, rách, mục nát. . . những tài liệu mới gần đây thì tình trạng tài liệu tương đối tốt.
2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ
- Về chính trị
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
-Về kinh tế
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.
-Về nghiên cứu khoa học
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.
-Về văn hóa
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loài văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất
hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời.
- Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân
Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân.
-Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở, tác giả nhận thấy khối lượng tài liệu ở đây rất lớn, chúng không chỉ có giá trị mà còn đem lại ý nghĩa về nhiều mặt đối với Sở, cụ thể:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Sở.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và hoạt động khoa học và công nghệ của Sở. Chúng phản ánh đầy đủ và đúng đắn những chức năng, nhiệm vụ của Sở và chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Sở như ban hành các quyết định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, … Để điều hành hoạt động của Sở có hiệu quả, Ban lãnh đạo Sở cần phải được cung cấp thông tin và những thông tin này sẽ là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo Sở đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của Sở theo đúng đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước. Chúng được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao. Việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo Sở đưa ra các chính sách quản lý kịp thời đúng đắn mà còn xây dựng các kế hoạch hợp lý, hiệu quả.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ là căn cứ giải quyết công việc hằng ngày của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở. Chúng không chỉ chứa đựng các thông tin
pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng chuyên môn ở từng giai đoạn phát triển nhất định. Nhờ đó, các phòng chuyên môn có thể hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ công tác được giao của mình.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ. Với chức năng vốn có của mình, tài liệu lưu trữ được sử dụng khi cần để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hay các đơn thư của cơ quan, đơn vị về hoạt động của Sở.
Thứ tư, tài liệu lưu trữ là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối với hoạt động của Sở. Tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử hình thành và phát triển của Sở với các sự kiện quan trọng về sự hình thành của Sở, tài liệu về thay đổi tên, sáp nhập, giải thể các phòng, đơn vị của Sở. Chúng phản ánh từng bước phát triển của Sở từ khi thành lập đến nay. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ có thể giúp lãnh đạo Sở đưa ra những quyết định hợp lý trong hoạt động quản lý của mình trong tương lai.
Thứ năm, qua tài liệu lưu trữ có thể phần nào thấy được hoàn cảnh lịch sử và những giai đoạn phát triển của ngành khoa học và công nghệ. Do đó, tài liệu lưu trữ của Sở được xem là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử hình thành Sở.
Cuối cùng, Tài liệu lưu trữ của Sở có vai trò quan trọng trong sự phát triển khoa học công nghệ đất nước. Các tài liệu sẽ là cơ sở để tiến hành áp dụng các công nghệ hiện đại vào Việt Nam trên diện rộng. Đồng thời đó cũng là tài liệu tham khảo hữu ích để cải tiến, sáng tạo ra nhiều máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ mới góp phần thúc đẩy sự phát triển khoa học công nghệ, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở 2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ 2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác lưu trữ, nó tác động và quyết định tới chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu trữ, là căn cứ để công chức lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
Trong các kho lưu trữ của Sở, công chức lưu trữ đã thực hiện thu thập các hồ sơ, tài liệu khoảng 220 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghiên
cứu khoa học và công nghệ của các phòng chuyên môn giao nộp về. Hiện nay diện tích kho tại Sở đang trong tình trạng quá tải, không đáp ứng được yêu cầu bảo quản, điều này gây trở ngại rất lớn cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Vì vậy, hiện nay một khối lượng lớn tài liệu ở các phòng chuyên môn chưa thu thập về do không có kho chứa đựng, kể cả trang thiết bị cũng không đáp ứng được yêu cầu.
Qua thực tế công việc, tác giả xin khái quát việc thực hiện các hoạt động lưu trữ ở Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM, cụ thể như:
-Hồ sơ khi thu về kho lưu trữ, công chức các phòng chuyên môn có lập hồ sơ sơ bộ khi thực hiện giao nộp tuy nhiên phần nhiều hồ sơ chưa đảm bảo chất lượng và chưa đúng về thành phần hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ví dụ như có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp cũng đưa nộp vào Lưu trữ cơ quan.
-Việc tiến hành giao nộp tài liệu về cơ bản cũng đã tuân thủ trình tự thủ tục nộp lưu được pháp luật quy định như: khi tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu, công chức chuyên môn tại các phòng có thực hiện sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu, công chức lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu của các phòng chuyên môn, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu công chức lưu trữ đề nghị các phòng, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh. Khi thực hiện việc giao nộp, có lập thành 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". Phòng hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Bên giao và bên nhận ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu".
-Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ và xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng. Thực tế tại Lưu trữ cơ quan Sở cho thấy, tài liệu lưu trữ được thu thập là những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các nguồn nộp lưu, là những tài liệu có giá trị, công
việc liên quan đến tài liệu đã được giải quyết xong. Công chức lưu trữ đã thực hiện thu các loại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Tài liệu tổng hợp, hồ sơ về tài chính, kế toán; hồ sơ về khoa học công nghệ; hồ sơ về tổ chức, cán bộ; hồ sơ về thi đua khen thưởng; hồ sơ về xây dựng cơ bản; hồ sơ về thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo; hồ sơ về hợp tác quốc tế;… từ nguồn thu tài liệu lưu trữ: từ văn thư cơ quan; từ các phòng chuyên môn, cá nhân được giao giải quyết công việc, Lãnh đạo Sở; từ tài liệu lưu trữ cũ. Bên cạnh đó, Sở chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm nên Lưu trữ cơ quan cũng chưa chủ động được trong việc thu thập, bổ sung nguồn tài liệu từ các phòng về Kho lưu trữ nên Lưu trữ cơ quan cũng