7. Bố cục của luận văn
2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ của Sở được tận dụng từ các phòng làm việc để làm kho tạm với diện tích 18 m2 cho mỗi kho và được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cơ bản để bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở như: quạt thông gió, máy hút ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy điều hoà không khí. Kho lưu trữ cũng chưa có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.
Hiện trạng kho lưu trữ của Sở được minh họa cụ thể qua bảng thống kê sau:
STT Tên Kho Địa điểm Vị trí Diện tích Loại kho
1 Kho 1 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm
2 Kho 2 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm
3 Kho 3 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm
Các kho lưu trữ được bố trí tại tầng trệt của Sở và các hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong các kho như sau: Kho lưu trữ số 1 các giá được sắp xếp theo thứ tự
gồm hồ sơ, tài liệu của các phòng như: Văn phòng; Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ và Giám đốc; Phòng Kế hoạch - Tài chính; Kho lưu trữ số 2 và số 3 các giá được sắp xếp theo thứ tự gồm hồ sơ, tài liệu của các phòng như: Phòng Quản lý Khoa học và Phòng Quản lý Công nghệ. Với tổng diện tích thống kê cả 03 kho lưu trữ ở cơ quan là 54 m2 so với số lượng hồ sơ, tài liệu của Sở sản sinh hàng năm rất lớn nên công tác bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn. So với phòng làm việc của các chuyên viên tại các phòng chuyên môn, kho lưu trữ thậm chí có diện tích nhỏ hơn, không có đặc điểm kỹ thuật gì khác biệt và đều là những kho tạm. Việc đầu tư kinh phí cho các kho lưu trữ này rất hạn chế, cơ sở vật chất trang bị cơ bản. Với diện tích kho lưu trữ được bố trí hạn chế như vậy không thể đáp ứng việc bảo quản tài liệu nếu thu thập được đầy đủ tài liệu từ các phòng thuộc nguồn nộp lưu. Do diện tích các kho nhỏ không chứa hết giá, tủ nên tài liệu dù được đựng trong các hộp vẫn phải xếp chồng lên nhau, dẫn đến tài liệu nhanh chóng bị xuống cấp, hư hại. Mặt khác, hầu hết các kho lưu trữ mới chỉ được trang bị hệ thống giá, tủ đựng tài liệu, cặp hộp và bìa hồ sơ, điều hoà nhiệt độ… với trang thiết bị như vậy khó có thể đảm bảo tuổi thọ của tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Kho lưu trữ cơ quan hiện đang bảo quản 220 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học - công nghệ từ năm thành lập Sở đến năm 2013 và một số tài liệu khác. Bên cạnh đó, theo định kỳ hàng quý trong năm để tránh cho các hồ sơ, tài liệu không bị mối mọt, Sở chỉ áp dụng phương pháp bảo quản duy nhất là phun thuốc xịt mối nhưng chưa áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ như chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống chuột,…. Mục đích chính của việc phun thuốc nhằm chống mối, song song với việc chống được mối thì việc phun thuốc là có tác dụng ngược lại đó chính là làm tăng độ ẩm ướt tại kho dẫn đến tài liệu dễ bị nấm mốc, dễ bị hư hỏng, giảm tuổi thọ. Hơn nữa, việc phun thuốc còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người sử dụng và người quản lý kho lưu trữ.
Ngoài ra, công tác vệ sinh trong các kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, không thường xuyên thực hiện dẫn đến các hồ sơ, tài liệu bị bụi bám, tài liệu xuống cấp. Một số tài liệu sau khi khai thác, sử dụng chưa được sắp xếp theo thứ tự hộp
đựng đã đăng ký, tài liệu đem ra cho mượn nhưng chưa sắp lại vào hồ sơ.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Sở được bảo quản an toàn, không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mác hoặc thất lạc tài liệu lưu trữ, không xảy ra tình trạng lọt, lộ thông tin hoặc làm mất tài liệu có nội dung bí mật nhà nước. Tuy nhiên, hiện nay diện tích kho tại Sở đang trong tình trạng quá tải, không đáp ứng yêu cầu bảo quản, gây trở ngại rất lớn cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu.