7. Bố cục của luận văn
3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đòi hỏi các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách thống nhất và xuyên suốt với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở
từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và thực tiễn chỉnh lý tài liệu.
3.1.3. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Sở
Trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì vấn đề xác định giá trị tài liệu được coi là vấn đề then chốt. Mục đích của xác định giá trị tài liệu chính là lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho, phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Do đó phải xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở phù hợp với quy định (căn cứ theo quy định của Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ). Đây là công cụ quan trọng, tạo tiền đề để lưu trữ xác định chính xác giá trị tài liệu lưu trữ và cũng là căn cứ quan trọng để công chức trong Sở căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình xác định rõ ràng cần giao nộp những tài liệu gì và lưu trữ cơ quan có thể kiểm soát được danh mục tài liệu cần nộp lưu hàng năm.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở để tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu Sở phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Lãnh đạo Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo Sở là Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ cơ quan là Thư ký Hội đồng; Đại diện Lãnh đạo phòng có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở. Trên cơ
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của luật Lưu trữ.
-Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Sở phải thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu theo quy định. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị do Lãnh đạo Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do Lãnh đạo Sở quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; + Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy; + Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
-Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử của Thành phố đối với những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Việc xác định giá trị tài liệu trong Phông dẫn tới hệ quả tất yếu là lập danh sách tài liệu hủy. Việc loại hủy tài liệu sẽ tiết kiệm được chi phí, kho tàng, thiết bị bảo quản. Việc loại hủy tài liệu phải được thực hiện đúng quy trình, thủ tục.
3.1.4. Nâng cấp kho tang và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ các mục đích sử dụng khác nhau thì cần phải bổ sung diện tích cho kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu. Ngoài ra, trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu như phòng chống côn trùng, chống ẩm, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu, thực hiện vệ sinh kho định kỳ và duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm tránh khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra, tạo ra môi trường bảo quản tài liệu ổn định và tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc khi mà công chức đến khai thác, tra cứu tài liệu để phục vụ công việc. Do đó sẽ tạo điều kiện cho công tác phục vụ khai thác tài liệu được tốt hơn và chuẩn hóa thống nhất trong toàn Sở. Bên cạnh đó, cần đem đi tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, bị loại ra sau đợt chỉnh lý ở cơ quan để lấy diện tích kho bản quản hồ sơ, tài liệu.
3.1.5. Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện để tra tìm tài liệu lưu trữ, giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của một kho lưu trữ và chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ tài liệu. Thông qua việc nghiên cứu công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể thấy được thành phần, nội dung của tài liệu trong một kho lưu trữ, từ đó giúp công tác tra cứu tài liệu lưu trữ được thuận lợi.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu. Vì vậy Sở cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu: - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, không để mất mát, thất lạc
- Khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ - Bảo vệ được bí mật tài liệu
- Thông tin tài liệu lưu trữ còn giá trị mật, giá trị hiện hành không được kết nối vào mạng Internet.
Lập mục lục tài liệu trong hồ sơ trên máy tính sẽ cho ra mục lục văn bản in ra và được lưu trong hồ sơ, đồng thời có cơ sở dữ liệu để chiết xuất, in ấn khi cần thiết và giúp tra cứu từng văn bản trong hồ sơ nhanh chóng mà chưa cần phải xem trực tiếp tài liệu. Cùng với các loại công cụ tra cứu tài liệu khác, công cụ tra cứu “mục lục tài liệu trong hồ sơ” sẽ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả.
3.1.6. Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
-Bố trí phòng đọc cho độc giả sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.
-Tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu như Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng.
-Lập sổ theo dõi độc giả, sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu, sổ đóng góp ý kiến của độc giả để qua đó nắm việc theo dõi tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ được chính xác các kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức và tổng kết công tác phục vụ khai thác tài liệu, rút ra những ưu khuyết điểm, góp phần cải tiến công tác phục vụ độc giả chưa được Sở quan tâm.
3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí
Để hoạt động lưu trữ thực sự có hiệu quả, có được những tiền đề vững chắc để phát triển, bên cạnh những giải pháp về nghiệp vụ, chúng ta cần phải đặt ra các giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ.
Lãnh đạo Sở cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực hiện việc thu thập và chỉnh lý những khối tài liệu đã đến thời hạn giao nộp nhưng chưa thu thập, chỉnh lý được. Khối tài liệu này cần được thu thập và chỉnh lý dứt điểm. Để thu thập toàn bộ tài liệu lưu trữ vào bảo quản trong kho lưu trữ, Sở cần có sự đầu tư về phòng kho, trang thiết bị bảo quản cho phù hợp với đặc điểm từng loại hình tài liệu, mức độ quan trọng cũng như giá trị bảo quản của tài liệu như là hệ thống giá, tủ, các loại cặp, hộp đựng tài liệu hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia. Để lập những dự toán kinh phí, công chức lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo dựa trên cơ sở pháp lý, những văn bản quy phạm pháp luật. Khi có sự cung cấp đầy đủ về cơ sở vật chất,
kinh phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động lưu trữ được thực hiện một cách tốt nhất. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí tuy không phải là giải pháp quyết định đến hiệu quả của hoạt động lưu trữ nhưng được đánh giá là quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho hoạt động lưu trữ đạt kết quả cao.
3.3. Nhóm giải pháp chung
3.3.1. Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ
a) Đối với Ban Giám đốc Sở
Cần nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý hành chính. Cần triển khai kịp thời các chế độ, quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ tổ chức lại các khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát, tùy tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả của công việc này, đem lại lợi ích thiết thực cho sự phát triển chung của Sở.
b) Đối với Lãnh đạo Văn phòng
Cần đề xuất đưa các chế tài xử lý đối với phòng, cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào trong quy chế làm việc của Sở; hàng năm phải có hướng dẫn, rà soát, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác này.
c) Đối với công chức lưu trữ
Phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ, luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới nhất để áp dụng trong công việc cụ thể tại Sở mình công tác.
Tham mưu cho lãnh đạo Sở ban hành các quy định có liên quan về hoạt động lưu trữ của Sở theo quy định;
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
Làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo qui định.
Không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật những văn bản mới nhất về công tác lưu trữ để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ.
Thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ về phần việc có liên quan và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng định kỳ.
3.3.2. Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ cơ quan
Để nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu, cần phải:
-Trang bị những kiến thức cơ bản về lập hồ sơ và tập huấn lập hồ sơ công việc để mỗi công chức có thể làm tốt công việc này.
-Kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng công chức trong lập hồ sơ công việc.
-Đưa tiêu chí lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan thành một trong những tiêu chí để đánh giá, phân loại cán bộ, công chức hàng năm.
3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở
-Ban hành Hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
-Ban hành Hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
-Ban hành Hướng dẫn về thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ;
-Lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố.
3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ
Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo Sở nên sử dụng những chương trình, phần mềm chuyên dụng đã được lập trình sẵn vào công tác lưu trữ giúp cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được nhanh hơn, để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn. Hồ sơ, tài liệu
đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.
Việc lưu trữ có thể dùng các thiết bị lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc đầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại vô cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức.
Tiểu kết Chương 3
Từ những kết quả nghiên cứu ở Chương 1 và Chương 2, tác giả nhận thấy có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến hoạt động lưu trữ tại Sở còn nhiều hạn chế như các nghiệp vụ lưu trữ thực hiện chưa được đồng bộ, không thống nhất, không đầy đủ và thiếu chính xác. Xuất phát từ thực tế công việc và trách nhiệm của một người được