7. Bố cục của luận văn
3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt
nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở
-Ban hành Hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
-Ban hành Hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
-Ban hành Hướng dẫn về thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ;
-Lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố.
3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ
Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo Sở nên sử dụng những chương trình, phần mềm chuyên dụng đã được lập trình sẵn vào công tác lưu trữ giúp cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được nhanh hơn, để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn. Hồ sơ, tài liệu
đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.
Việc lưu trữ có thể dùng các thiết bị lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc đầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại vô cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức.
Tiểu kết Chương 3
Từ những kết quả nghiên cứu ở Chương 1 và Chương 2, tác giả nhận thấy có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến hoạt động lưu trữ tại Sở còn nhiều hạn chế như các nghiệp vụ lưu trữ thực hiện chưa được đồng bộ, không thống nhất, không đầy đủ và thiếu chính xác. Xuất phát từ thực tế công việc và trách nhiệm của một người được giao phụ trách công tác lưu trữ ở cơ quan với mong muốn góp một phần nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở, tác giả mạnh dạn đề xuất các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở như: Nhóm giải pháp về nghiệp vụ; Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp chung. Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất giải pháp cụ thể trong nhóm giải pháp chung như: Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ; Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở; Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ gồm có các giải pháp cụ thể là: Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu; Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Sở; Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các biện pháp; Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiệu quả hoạt động lưu trữ Sở có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, công việc chuyên môn của các công chức; ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị về mọi phương diện. Vì vậy, trong các giải pháp được nêu, có giải pháp mang tính cấp thiết, có giải pháp mang tính lâu dài. Nếu điều kiện cho phép có thể thực hiện đồng bộ các giải pháp đã nêu sẽ đem lại kết quả tốt nhất cho hoạt động lưu trữ tại Sở.
PHẦN KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Hoạt động lưu trữ là một công việc có tính khoa học và tính liên kết cao đòi hỏi phải có sự quan tâm và phối hợp một cách chặt chẽ của tất cả các công chức trong cơ quan, nếu đa số làm tốt song chỉ có một số ít không tuân thủ các quy chế, quy định thì cũng dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng và những sai sót không đáng có. Chẳng hạn nếu một trong số những con người đó thiếu tinh thần trách nhiệm không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ thì có thể dẫn đến những hậu quả: Mất mát, thất lạc tài liệu từ đó không những không cung cấp được thông tin cho hoạt động quản lý mà còn ảnh hưởng tới bí mật của trường nói riêng và của Đảng, nhà nước nói chung; Kết quả giải quyết công việc không được như mong muốn, tức là có thể quá trễ hoặc không đúng với chế độ, chính sách của đảng và Nhà nước từ đó không đáp ứng được nguyện vọng chính đáng của người học.
Để cho hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp và ngày càng được đổi mới đáp ứng được những yêu cầu của thời đại nói chung và công cuộc cải cách hành chính nhà trường nói riêng thì đòi hỏi đầu tiên là Ban Giám đốc Sở phải hiểu được tầm quan trọng đồng thời phải có sự quan tâm đặc biệt đến công tác này, để từ đó đưa ra những quy định và các chế tài cụ thể. Bên cạnh đó phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở để tất cả công chức trong cơ quan để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công tác này.
Hoạt động lưu trữ là một mảng công việc quan trọng của công tác văn phòng. Để thực hiện tốt này trong giai đoạn hiện nay phải có một cách nhìn đúng đắn, phải tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt, cách thức thực hiện phải được tiến hành một cách đồng bộ, có sự phối hợp của nhiều công chức chuyên môn nghiệp vụ đồng thời phải có sự hỗ trợ của trang thiết bị văn phòng hiện đại. Chính vì vậy công tác lưu trữ nói chung và hoạt động lưu trữ nói riêng thực sự đòi hỏi phải có hiểu biết khoa
học, là một công tác cần được nghiên cứu nghiêm túc để làm tốt, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đúng mục đích đã phát huy được tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu, kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Trọng Biên (2002), Luận văn tốt nghiệp Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ ở các trường đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội.
2. Nguyễn Trọng Biên (2003), Một số cơ sở lý luận lưu trữ học về vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường đại học, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 5), tr. 139-143.
3. Bộ Khoa học và Công nghệ (2012), Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ).
4. Bộ Khoa học và Công nghệ (2019), Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ;
5. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT/BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
6. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT/BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
7. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
8. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định định mức kinh tế kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
9. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
10. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
11. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
12. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
13. Bộ Tài chính (2004), Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 về ban hành biểu mức thu phí khai thác, sử dụng tài liệu.
14. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
15. Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
16. Cục Lưu trữ Nhà nước (1990), Quyết định số 18/QĐ-KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990 về việc ban hành Tiêu chuẩn thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ.
17. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam.
18. Cục Lưu trữ Nhà nước (1997), Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
19. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2002), Quyết định số 246/QĐ- VTLTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
20. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
21. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2005), Quyết định số 321/QĐ- VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu.
22. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.
23. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD- VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
24. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2010), Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
25. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ- VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành “Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ”.
26. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2014), Quyết định số 150/QĐ- VTLTNN ngày 08 tháng 7 năm 2014 ban hành quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
27. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2014), Quyết định số 230/QĐ- VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho tài liệu giấy.
28. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2017), Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Những vấn đề đặt ra”.
29. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB ĐH và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
30. Đào Xuân Chúc (2002), Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 01), tr. 12-15;
31. Trần Châu Giang (năm 1999), Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệuKhoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
32. Nguyễn Văn Hàm (2016), Một số vấn đề về Lưu trữ - Lịch sử và Công bố tài liệu lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.
33. Chu Thị Hậu (2000), Luận án Tiến sĩ Sử liệu học Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
34. Chu Thị Hậu chủ biên (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội.
35. Phạm Thanh Hoa (năm 2001), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
36. Hà Văn Huề (1997), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước.
37. Phan Thị Hoàng Hương (năm 2000), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ Công nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
38. Dương Văn Khảm chủ biên (2000), Công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
39. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hoá Thông tin, Hà Nội.
40. Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.
41. Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình công tác lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
42. Nguyễn Minh Phương - Triệu Văn Cường (2016), Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia.
43. Phan Đình Nham – Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình Lưu trữ học đại cương, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
44. Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, NXB Hà Nội.
45. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ.
46. Vương Đình Quyền chủ biên (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
47. Quốc Thắng (2008), Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr. 3-6.
48. Quốc Thắng (2009), Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu KHCN – một yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số