7. Bố cục của luận văn
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Qua khảo sát thực tế hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở thực hiện như sau:
-Kho lưu trữ của Sở hiện đang bảo quản khoảng 220 mét tài liệu trong giai đoạn thành lập Sở đến năm 2013. Để xử lý khối lượng hồ sơ, tài liệu này khi thu về kho lưu trữ cơ quan trong tình trạng tồn đọng và tích đống, Sở đã thực hiện chỉnh lý sơ bộ đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này cụ thể như: Việc phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Sở được áp dụng theo phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian do cơ cấu tổ chức của cơ quan Sở ổn định và không thay đổi. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở từ trước đến nay, hầu như không thực hiện việc biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, hoặc có biên soạn thì cũng chưa đảm bảo chất lượng, chất lượng phân loại, lập hồ sơ và biên mục hồ sơ còn chưa đáp ứng yêu cầu quy định, đó là: Nhiều tài liệu bị phân tán, xé lẻ. Các văn bản bên trong hồ sơ có giá trị không đồng đều, có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Ví dụ: Tập lưu Thông báo, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch,… của các Bộ, ngành Trung ương năm 2013. Tiêu đề này cần sửa là “Tập lưu văn bản đến của các Bộ, ngành Trung ương năm 2014. Một số văn bản của các cơ quan không phải Bộ, ngành Trung ương bị lẫn vào trong tập lưu này dẫn đến không tìm được tài liệu khi cần. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp. Hệ thống hóa hồ sơ còn sai sót và chưa triệt để. Về biên mục tài liệu mới chỉ dừng lại ở việc đánh số tờ, chưa viết chứng từ kết thúc, chưa viết mục lục văn bản đầy đủ và chính xác; thiếu các thành phần như tờ nhan đề, lời nói đầu và phần kết thúc, tài liệu dạng quyển chưa đánh số tờ; đánh
số tờ còn bỏ sót, nhầm số… Bên cạnh đó, việc xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành còn chưa chính xác, chưa đảm bảo được các yêu cầu về nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá trị tài liệu. Việc xác định thời hạn bảo quản “lâu dài” và “tạm thời” là chưa rõ ràng và cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau chỉnh lý, số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều so với giá trị thực tế của tài liệu. Nhiều hồ sơ, tài liệu tại thời điểm chỉnh lý đã hết thời hạn bảo quản nhưng vẫn được lập hồ sơ, viết bìa, thống kê mục lục hồ sơ và giữ lại bảo quản làm phát sinh diện tích kho tàng, vật tư, trang thiết bị bảo quản. Khi chỉnh lý, Sở không có lập thành 03 danh mục: Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, danh mục hồ sơ có thời hạn, danh mục hồ sơ hết giá trị. Việc lập chung mục lục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; kết cấu của mục lục hồ sơ chưa được thực hiện theo quy định giữa các mục lục hồ sơ có sự chồng chéo về giai đoạn và thành phần tài liệu. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, khai thác tài liệu và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và lựa chọn hồ sơ hết thời hạn bảo quản để tiêu hủy.
-Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã xây dựng được công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chủ yếu là mục lục hồ sơ, công cụ này giúp cho việc quản lý và tra tìm tài liệu của Sở khi cần.
- Riêng đối với các hồ sơ, tài liệu từ năm 2014 đến nay khoảng 150 mét giá tài liệu Sở chưa thực hiện chỉnh lý và hiện đang bảo quản ở các phòng chuyên môn do Sở chưa bố trí đủ diện tích kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu nên chưa thu thập về để chỉnh lý. Do vậy, các hồ sơ trong lưu trữ chưa phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của Sở. Chính vì vậy, tài liệu trong Phông lưu trữ cơ quan còn thiếu, làm cho chất lượng hồ sơ kém, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.