7. Bố cục của luận văn
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ của Sở chủ yếu được tiến hành kết hợp trong quá trình chỉnh lý. Đây là hình thức chủ yếu để cơ quan xác định giá trị tài liệu. Nhờ thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu thì mới được lựa
chọn và định ra được thời hạn bảo quản tài liệu đưa vào kho lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ Sở, tác giả thấy việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ là “lâu dài - vĩnh viễn, tạm thời” đối với giai đoạn tài liệu được chỉnh lý từ năm 2011 trở về trước, khi chưa xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan và kinh nghiệm của công chức lưu trữ. Bởi vậy, khi nghiên cứu Mục lục hồ sơ ở các năm trước đây, có thể nhận thấy, tất cả các hồ sơ lưu trữ đều chỉ định thời hạn bảo quản “lâu dài” mà không tìm thấy bất kỳ hồ sơ nào có giá trị “vĩnh viễn”.
Đến năm 2011, việc xác định giá trị tài liệu tại Sở được cụ thể và thuận lợi hơn nhờ vận dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 ngày 6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, mặc dù Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã xác định giá trị cho nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại Mục số 13 nhưng những hồ sơ quy định tại nhóm này chỉ là một số tài liệu quản lý, chưa cụ thể được các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của từng ngành. Theo Khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ…”. Chính vì vậy, khi xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở gặp nhiều khó khăn trong việc xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành trong khi Bộ Khoa học và Công nghệ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thì việc xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu, chuyên ngành còn mang tính chủ quan của công chức lưu trữ nên việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở chưa thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó, tâm lý sợ tài liệu hủy có giá trị nên lưu trữ hồ sơ tràn lan, không đưa vào tiêu hủy dẫn đến kho không đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu nên Sở chưa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định đối với những hồ sơ tài liệu không còn giá trị. Ngoài ra, việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử Thành phố cũng chưa thực hiện được.