7. Bố cục của luận văn
2.2.2. nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ
- Về chính trị
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
-Về kinh tế
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.
-Về nghiên cứu khoa học
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.
-Về văn hóa
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loài văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất
hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời.
- Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân
Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân.
-Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở, tác giả nhận thấy khối lượng tài liệu ở đây rất lớn, chúng không chỉ có giá trị mà còn đem lại ý nghĩa về nhiều mặt đối với Sở, cụ thể:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Sở.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và hoạt động khoa học và công nghệ của Sở. Chúng phản ánh đầy đủ và đúng đắn những chức năng, nhiệm vụ của Sở và chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Sở như ban hành các quyết định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, … Để điều hành hoạt động của Sở có hiệu quả, Ban lãnh đạo Sở cần phải được cung cấp thông tin và những thông tin này sẽ là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo Sở đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của Sở theo đúng đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước. Chúng được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao. Việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo Sở đưa ra các chính sách quản lý kịp thời đúng đắn mà còn xây dựng các kế hoạch hợp lý, hiệu quả.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ là căn cứ giải quyết công việc hằng ngày của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở. Chúng không chỉ chứa đựng các thông tin
pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng chuyên môn ở từng giai đoạn phát triển nhất định. Nhờ đó, các phòng chuyên môn có thể hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ công tác được giao của mình.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ. Với chức năng vốn có của mình, tài liệu lưu trữ được sử dụng khi cần để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hay các đơn thư của cơ quan, đơn vị về hoạt động của Sở.
Thứ tư, tài liệu lưu trữ là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối với hoạt động của Sở. Tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử hình thành và phát triển của Sở với các sự kiện quan trọng về sự hình thành của Sở, tài liệu về thay đổi tên, sáp nhập, giải thể các phòng, đơn vị của Sở. Chúng phản ánh từng bước phát triển của Sở từ khi thành lập đến nay. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ có thể giúp lãnh đạo Sở đưa ra những quyết định hợp lý trong hoạt động quản lý của mình trong tương lai.
Thứ năm, qua tài liệu lưu trữ có thể phần nào thấy được hoàn cảnh lịch sử và những giai đoạn phát triển của ngành khoa học và công nghệ. Do đó, tài liệu lưu trữ của Sở được xem là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử hình thành Sở.
Cuối cùng, Tài liệu lưu trữ của Sở có vai trò quan trọng trong sự phát triển khoa học công nghệ đất nước. Các tài liệu sẽ là cơ sở để tiến hành áp dụng các công nghệ hiện đại vào Việt Nam trên diện rộng. Đồng thời đó cũng là tài liệu tham khảo hữu ích để cải tiến, sáng tạo ra nhiều máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ mới góp phần thúc đẩy sự phát triển khoa học công nghệ, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.