7. Bố cục của luận văn
2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở
2.4.1. Ưu điểm
Có thể khẳng định, lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ. Muốn lưu trữ được hoàn thiện, trước hết cần có sự quan tâm của Lãnh đạo Sở nói chung và Lãnh đạo văn phòng Sở nói riêng. Trong những năm nay, nhờ sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Sở công tác Lưu trữ nói chung và hoạt động lưu trữ Sở nói riêng đã đạt được những thành tựu nhất định.
Đối với hoạt động lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ đã ứng dụng các thành tựu khoa học khi tổ chức các kho lưu trữ, ứng dụng tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp hồ sơ theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng được chỉ đạo, quán triệt.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động lưu trữ còn những tồn tại, hạn chế như sau:
Một số công chức trong cơ quan còn chưa thấy hết vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, nên chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ theo đúng quy định và xác định thành phần tài liệu khi nộp lưu.
- Cơ sở vật chất còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Phần lớn các Kho bảo quản tài liệu lưu trữ còn chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập, bổ sung tài liệu, chưa bố trí được đầy đủ các Kho lưu trữ và trang thiết bị cần thiết để bảo quản số lượng lớn hồ sơ, tài liệu nộp lưu nên chưa thể thu thập về đầy đủ, chưa được quản lý tập trung, thống nhất, vẫn còn phân tán tại các phòng chuyên môn, bộ phận dẫn đến khó khăn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu do đó công chức lưu trữ không chủ động trong việc tiến hành thực hiện được các nghiệp vụ lưu trữ. Bên cạnh đó, hồ sơ, tài liệu không được bảo quản tốt có nguy cơ hư hỏng, thất lạc.
khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hoá, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Ngoài ra, Sở đang thiếu nhân sự phụ trách về lưu trữ. Công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn chậm, công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ còn mang tính truyền thống, chưa đa dạng., chưa ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng hệ thống máy tính. Nếunhiều độc giả đến nghiên cứu tra tìm cùng một lúc sẽ không thể phục vụ được nhiều người, mất nhiều thời gian mà mang lại hiệu quả không cao.
- Các khâu công việc trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu chưa được quy định tập trung trong một văn bản một cách đầy đủ, toàn diện. Các nội dung trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu hiện được quy định nhiều văn bản. Khi thực hiện, phải áp dụng nhiều văn bản khác nhau, gây mất thời gian và không đảm bảo tính khoa học. Đối với tài liệu lưu trữ chuyên ngành mặc dù đã được Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫn về thời hạn bảo quản tài liệu, tuy nhiên việc vận dụng tại Sở cũng còn nhiều hạn chế, cụ thể: chưa phản ánh đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu; chưa thống nhất và hợp lý về thời hạn bảo quản của một số nhóm; mức độ đầy đủ, chi tiết của các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành còn hạn chế. Do đó, việc áp dụng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế xác định giá trị tài liệu còn gặp nhiều khó khăn. Việc lập và lưu hồ sơ tiêu hủy chưa được thực hiện tốt theo Luật Lưu trữ.
- Việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu như phòng chống ẩm, nấm mốc, côn trùng; các phương pháp sắp xếp tài liệu, giá, tủ chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo nên việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn, tình trạng vật lý của văn bản xuống cấp nhanh chóng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng bảo quản các văn bản lưu trữ. Các phương pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ như phương án sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ gồm sắp xếp tài liệu theo hồ sơ, sắp xếp tài liệu lên giá, sắp xếp giá trong kho, bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu; chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ; chế độ sử dụng tài liệu... chưa được quan tâm triển khai, hoặc triển khai chưa khoa học, chưa theo đúng quy định về tiêu chuẩn, kỹ thuật bảo quản tài liệu.
2.4.3. Nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm đó vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục: Trong thời gian qua không thể không phủ nhận vai trò, trách nhiệm của các lãnh đạo Sở trong việc quản lý công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc chỉ đạo, điều hành, đôn đốc, kiểm tra nhắc nhở còn chưa thường xuyên, kịp thời, cho nên công tác này chưa được coi là một nhiệm vụ có tính chất cơ yếu trong hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, phương tiện, điều kiện, kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, chưa thỏa đáng với yêu cầu mà công việc đặt ra. Chính những nguyên nhân trên đã ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng hoạt động lưu trữ của Sở. Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho cơ quan phải nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm đã làm được và có giải pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế để nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ trong Sở.
Tiểu kết Chương 2
Trong chương này, đề tài đã phản ánh khách quan thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở, tác giả trình bày kết quả khảo sát hiện trạng từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở. Do vậy việc hoàn thiện hoạt động lưu trữ tại Sở trở thành nhu cầu mang tính tất yếu, vấn đề là phải hoàn thiện như thế nào để phù hợp với thực tiễn hiện nay. Những mặt tồn tại và nguyên nhân được đưa ra là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động lưu trữ tại Sở ở Chương 3.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
Để làm tốt hoạt động lưu trữ đòi hỏi các nghiệp vụ trên phải được thực hiện một cách xuyên suốt và thống nhất với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước.
3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan vào lưu trữ cơ quan
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ nhằm tập hợp tài liệu của cơ quan để quản lý tập trung thống nhất. Nếu làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, làm các công cụ tra cứu khoa học và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu thuộc phông lưu trữ Sở mới chỉ thu nộp được một phần, còn phần lớn tài liệu đang nằm rải rác ở các phòng chuyên môn thuộc Sở. Vì vậy, muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung, cần phải thực hiện những việc sau:
-Bố trí Kho lưu trữ để tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Qua đó, công chức lưu trữ sẽ chủ động được trong việc ban hành Kế hoạch và thực hiện thu thập 100% tài liệu vào kho lưu trữ theo đúng thời hạn quy định.
-Xác định thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo. Để xác định đúng thành phần tài liệu nộp lưu bảo quản được tập trung thống nhất, tránh mất mát, thất lạc cần phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan. Danh
mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nộp lưu của cơ quan xác thực với tình hình giải quyết công việc của cơ quan, của từng cá nhân và được tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc.
-Khi các phòng nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thì thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện như sau:
a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
-Trước ngày 31/12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
-Các phòng, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết để chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu.
-Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành ‘‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu“ (2 bản) để đính kèm ‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“.
b)Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp
-Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
-Lưu trữ cơ quan lập ‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 2 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản).
3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đòi hỏi các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách thống nhất và xuyên suốt với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở
từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và thực tiễn chỉnh lý tài liệu.
3.1.3. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Sở
Trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì vấn đề xác định giá trị tài liệu được coi là vấn đề then chốt. Mục đích của xác định giá trị tài liệu chính là lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho, phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Do đó phải xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở phù hợp với quy định (căn cứ theo quy định của Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ). Đây là công cụ quan trọng, tạo tiền đề để lưu trữ xác định chính xác giá trị tài liệu lưu trữ và cũng là căn cứ quan trọng để công chức trong Sở căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình xác định rõ ràng cần giao nộp những tài liệu gì và lưu trữ cơ quan có thể kiểm soát được danh mục tài liệu cần nộp lưu hàng năm.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở để tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu Sở phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Lãnh đạo Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo Sở là Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ cơ quan là Thư ký Hội đồng; Đại diện Lãnh đạo phòng có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở. Trên cơ
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của luật Lưu trữ.
-Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Sở phải thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu theo quy định. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị do Lãnh đạo Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do Lãnh đạo Sở quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; + Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy; + Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
-Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử của Thành phố đối với những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Việc xác định giá trị tài liệu trong Phông dẫn tới hệ quả tất yếu là lập danh