7. Bố cục của luận văn
3.1.5. Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện để tra tìm tài liệu lưu trữ, giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của một kho lưu trữ và chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ tài liệu. Thông qua việc nghiên cứu công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể thấy được thành phần, nội dung của tài liệu trong một kho lưu trữ, từ đó giúp công tác tra cứu tài liệu lưu trữ được thuận lợi.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu. Vì vậy Sở cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu: - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, không để mất mát, thất lạc
- Khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ - Bảo vệ được bí mật tài liệu
- Thông tin tài liệu lưu trữ còn giá trị mật, giá trị hiện hành không được kết nối vào mạng Internet.
Lập mục lục tài liệu trong hồ sơ trên máy tính sẽ cho ra mục lục văn bản in ra và được lưu trong hồ sơ, đồng thời có cơ sở dữ liệu để chiết xuất, in ấn khi cần thiết và giúp tra cứu từng văn bản trong hồ sơ nhanh chóng mà chưa cần phải xem trực tiếp tài liệu. Cùng với các loại công cụ tra cứu tài liệu khác, công cụ tra cứu “mục lục tài liệu trong hồ sơ” sẽ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả.