7. Bố cục của luận văn
3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu
vào lưu trữ cơ quan
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ nhằm tập hợp tài liệu của cơ quan để quản lý tập trung thống nhất. Nếu làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, làm các công cụ tra cứu khoa học và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu thuộc phông lưu trữ Sở mới chỉ thu nộp được một phần, còn phần lớn tài liệu đang nằm rải rác ở các phòng chuyên môn thuộc Sở. Vì vậy, muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung, cần phải thực hiện những việc sau:
-Bố trí Kho lưu trữ để tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Qua đó, công chức lưu trữ sẽ chủ động được trong việc ban hành Kế hoạch và thực hiện thu thập 100% tài liệu vào kho lưu trữ theo đúng thời hạn quy định.
-Xác định thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo. Để xác định đúng thành phần tài liệu nộp lưu bảo quản được tập trung thống nhất, tránh mất mát, thất lạc cần phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan. Danh
mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nộp lưu của cơ quan xác thực với tình hình giải quyết công việc của cơ quan, của từng cá nhân và được tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc.
-Khi các phòng nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thì thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện như sau:
a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
-Trước ngày 31/12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
-Các phòng, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết để chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu.
-Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành ‘‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu“ (2 bản) để đính kèm ‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“.
b)Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp
-Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
-Lưu trữ cơ quan lập ‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 2 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản).