7. Bố cục của luận văn
2.3.6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Xuất phát từ thực trạng không thu được các hồ sơ, tài liệu trong khi đây là các tài liệu hết sức quan trọng và giá trị từ các công chức làm công tác chuyên môn ở các phòng nên hồ sơ, tài liệu khai thác ở kho chủ yếu hiện nay là các hồ sơ, tài liệu hành chính, tài liệu khoa học và công nghệ từ khi thành lập Sở đến năm 2013. Riêng đối với các hồ sơ, tài liệu từ năm 2014 do chưa được thu thập về kho lưu trữ điều này dẫn đến chưa có được sự thu hút, quan tâm khai thác từ độc giả đối với các tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ ở cơ quan. Vì vậy, hầu hết đối tượng đến khai thác tài liệu chủ yếu là công chức trong Sở và một số ít độc giả bên ngoài tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình.
- Sở chưa tổ chức được cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc mà chỉ cung cấp tài liệu như photo, sao y chứng thực. Các loại tài liệu liên quan đến đề tài khoa học, công nghệ đã nghiệm thu và các văn bản hành chính thường được cung cấp khi có yêu cầu của độc giả cần khai thác, chủ yếu là công chức trong Sở khai thác để làm báo cáo phục vụ cho các công tác chuyên môn hoặc một số ít đơn vị bên ngoài tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình. Hàng năm số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở là rất ít. Hình thức tổ chức cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng còn hạn chế, mới chỉ có hình thức như cho mượn tài liệu (photo), cấp bản sao y chứng thực tài liệu, phục vụ độc giả đến khai thác trực tiếp tài liệu lưu trữ của cơ quan; trả lời, phúc đáp việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ còn các hình thức khác không sử dụng đến như: Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu qua mạng.
Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Sở cũng đặc biệt chú trọng. Bởi tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được lưu trữ. Nó không
chỉ mang những thông tin quan trọng của Sở mà nó còn mang tính chất bảo mật của Sở. Chính vì vậy việc khai thác sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Sở ra quy chế cho việc sử dụng này nhằm đảm bảo giữ an toàn, cẩn mật cho những thông tin của Sở, tránh thất thoát, hay để lộ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của Sở. Đối với độc giả là công chức của Sở khi tra cứu, khai thác tài liệu bắt buộc phải nêu rõ mục đích sử dụng trong phiếu yêu cầu khai thác tài liệu theo mẫu có tại lưu trữ, điền đầy đủ thông tin và được đăng ký vào Sổ mượn tài liệu. Đối với độc giả là đại diện của các cơ quan, đơn vị khác thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan hoặc xuất trình chứng minh thư, sự phê duyệt của Chánh Văn phòng và được đăng ký vào Sổ mượn tài liệu. Thông thường ít khi độc giả ngồi khai thác tài liệu tại chỗ, một phần vì Lưu trữ cơ quan không bố trí được phòng đọc, phần khác vì các độc giả thường muốn phô tô hoặc sao y chứng thực tài liệu làm minh chứng cho công việc của mình.
Sau khi có sự đồng ý của Lãnh đạo Sở, công chức lưu trữ tiến hành khai thác tài liệu theo đề nghị. Đối với công chức trong Sở, trong thời gian mượn tài liệu, người mượn có thể mang về phòng làm việc của mình để nghiên cứu đối với những tài liệu lưu trữ thông thường, còn đối với những tài liệu quan trọng và tài liệu mật của Sở thì bắt buộc người sử dụng phải ngồi nghiên cứu tại lưu trữ, xong phải trả lại ngay, không được mang tài liệu ra khỏi phạm vi của kho lưu trữ. Sau khi sử dụng xong tài liệu đã mượn người mượn tài liệu trả tài liệu tại kho lưu trữ và phải ký nhận đã trả. Khi nhận lại tài liệu, công chức lưu trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ xác nhận tài liệu còn nguyên vẹn và đầy đủ sau đó vào sổ trả tài liệu để hoàn tất thủ tục. Kết thúc quá trình, công chức lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc mượn và trả tài liệu. Công việc này giúp cho công chức lưu trữ có thể nắm được số liệu về mức độ mượn tài liệu trong phòng một cách chính xác và nhanh chóng, giúp cho công việc rà soát kiểm tra sau này được nhanh chóng.
Nhìn chung, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở về cơ bản đã đáp ứng và phục vụ kịp thời, có hiệu quả nhu cầu của công chức trong cơ quan cũng như độc giả bên ngoài đến khai thác tài liệu. Theo thống kê tổng số lượt khai thác
hồ sơ tài liệu không nhiều và chưa phổ biến, mỗi năm chỉ phục vụ khoảng 40 đến 50 lượt độc giả đến khai thác khoảng từ 40 đến 70 lượt hồ sơ, tài liệu trong đó độc giả khai thác chủ yếu là các công chức chuyên môn trong cơ quan Sở.