7. Bố cục của luận văn
2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở
2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác lưu trữ, nó tác động và quyết định tới chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu trữ, là căn cứ để công chức lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
Trong các kho lưu trữ của Sở, công chức lưu trữ đã thực hiện thu thập các hồ sơ, tài liệu khoảng 220 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghiên
cứu khoa học và công nghệ của các phòng chuyên môn giao nộp về. Hiện nay diện tích kho tại Sở đang trong tình trạng quá tải, không đáp ứng được yêu cầu bảo quản, điều này gây trở ngại rất lớn cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Vì vậy, hiện nay một khối lượng lớn tài liệu ở các phòng chuyên môn chưa thu thập về do không có kho chứa đựng, kể cả trang thiết bị cũng không đáp ứng được yêu cầu.
Qua thực tế công việc, tác giả xin khái quát việc thực hiện các hoạt động lưu trữ ở Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM, cụ thể như:
-Hồ sơ khi thu về kho lưu trữ, công chức các phòng chuyên môn có lập hồ sơ sơ bộ khi thực hiện giao nộp tuy nhiên phần nhiều hồ sơ chưa đảm bảo chất lượng và chưa đúng về thành phần hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ví dụ như có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp cũng đưa nộp vào Lưu trữ cơ quan.
-Việc tiến hành giao nộp tài liệu về cơ bản cũng đã tuân thủ trình tự thủ tục nộp lưu được pháp luật quy định như: khi tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu, công chức chuyên môn tại các phòng có thực hiện sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu, công chức lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu của các phòng chuyên môn, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu công chức lưu trữ đề nghị các phòng, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh. Khi thực hiện việc giao nộp, có lập thành 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". Phòng hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Bên giao và bên nhận ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu".
-Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ và xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng. Thực tế tại Lưu trữ cơ quan Sở cho thấy, tài liệu lưu trữ được thu thập là những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các nguồn nộp lưu, là những tài liệu có giá trị, công
việc liên quan đến tài liệu đã được giải quyết xong. Công chức lưu trữ đã thực hiện thu các loại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Tài liệu tổng hợp, hồ sơ về tài chính, kế toán; hồ sơ về khoa học công nghệ; hồ sơ về tổ chức, cán bộ; hồ sơ về thi đua khen thưởng; hồ sơ về xây dựng cơ bản; hồ sơ về thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo; hồ sơ về hợp tác quốc tế;… từ nguồn thu tài liệu lưu trữ: từ văn thư cơ quan; từ các phòng chuyên môn, cá nhân được giao giải quyết công việc, Lãnh đạo Sở; từ tài liệu lưu trữ cũ. Bên cạnh đó, Sở chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm nên Lưu trữ cơ quan cũng chưa chủ động được trong việc thu thập, bổ sung nguồn tài liệu từ các phòng về Kho lưu trữ nên Lưu trữ cơ quan cũng khó nắm được tình hình hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn giao nộp về kho lưu trữ hàng năm.
Theo quy định về thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Đối với tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán. Trường hợp các phòng, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo cơ quan đồng ý. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của phòng, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Tuy nhiên, hiện nay thực tế ở cơ quan Sở, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn chưa thực hiện theo đúng quy định. Bên cạnh đó, việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn về Kho lưu trữ vẫn chưa thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Hầu hết công chức làm công tác chuyên môn vẫn còn giữ lại các hồ sơ, tài liệu tại nơi làm việc của mình, có những hồ sơ thời hạn giải quyết kéo dài hoặc những văn bản mà công chức giải quyết công việc đến thời hạn chưa giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng lại và điều này làm cho Lưu trữ cơ quan phải thu thập, bổ sung nhiều lần làm cho việc sắp xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ khó khăn hơn. Ngoài ra, Kho lưu trữ Sở không đủ diện tích để đáp ứng yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu, điều này lại gây trở ngại rất lớn cho hoạt động thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nên hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng chưa thực hiện đúng thời gian quy định. Hơn nữa dẫn đến công chức lưu trữ thu thập, bổ
sung các tài liệu của các phòng ở thế bị động, chưa chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cho từng năm. Chính vì vậy mà trên thực tế việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan vẫn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Qua khảo sát thực tế hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở thực hiện như sau:
-Kho lưu trữ của Sở hiện đang bảo quản khoảng 220 mét tài liệu trong giai đoạn thành lập Sở đến năm 2013. Để xử lý khối lượng hồ sơ, tài liệu này khi thu về kho lưu trữ cơ quan trong tình trạng tồn đọng và tích đống, Sở đã thực hiện chỉnh lý sơ bộ đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này cụ thể như: Việc phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Sở được áp dụng theo phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian do cơ cấu tổ chức của cơ quan Sở ổn định và không thay đổi. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở từ trước đến nay, hầu như không thực hiện việc biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, hoặc có biên soạn thì cũng chưa đảm bảo chất lượng, chất lượng phân loại, lập hồ sơ và biên mục hồ sơ còn chưa đáp ứng yêu cầu quy định, đó là: Nhiều tài liệu bị phân tán, xé lẻ. Các văn bản bên trong hồ sơ có giá trị không đồng đều, có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Ví dụ: Tập lưu Thông báo, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch,… của các Bộ, ngành Trung ương năm 2013. Tiêu đề này cần sửa là “Tập lưu văn bản đến của các Bộ, ngành Trung ương năm 2014. Một số văn bản của các cơ quan không phải Bộ, ngành Trung ương bị lẫn vào trong tập lưu này dẫn đến không tìm được tài liệu khi cần. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp. Hệ thống hóa hồ sơ còn sai sót và chưa triệt để. Về biên mục tài liệu mới chỉ dừng lại ở việc đánh số tờ, chưa viết chứng từ kết thúc, chưa viết mục lục văn bản đầy đủ và chính xác; thiếu các thành phần như tờ nhan đề, lời nói đầu và phần kết thúc, tài liệu dạng quyển chưa đánh số tờ; đánh
số tờ còn bỏ sót, nhầm số… Bên cạnh đó, việc xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành còn chưa chính xác, chưa đảm bảo được các yêu cầu về nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá trị tài liệu. Việc xác định thời hạn bảo quản “lâu dài” và “tạm thời” là chưa rõ ràng và cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau chỉnh lý, số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều so với giá trị thực tế của tài liệu. Nhiều hồ sơ, tài liệu tại thời điểm chỉnh lý đã hết thời hạn bảo quản nhưng vẫn được lập hồ sơ, viết bìa, thống kê mục lục hồ sơ và giữ lại bảo quản làm phát sinh diện tích kho tàng, vật tư, trang thiết bị bảo quản. Khi chỉnh lý, Sở không có lập thành 03 danh mục: Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, danh mục hồ sơ có thời hạn, danh mục hồ sơ hết giá trị. Việc lập chung mục lục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; kết cấu của mục lục hồ sơ chưa được thực hiện theo quy định giữa các mục lục hồ sơ có sự chồng chéo về giai đoạn và thành phần tài liệu. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, khai thác tài liệu và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và lựa chọn hồ sơ hết thời hạn bảo quản để tiêu hủy.
-Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã xây dựng được công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chủ yếu là mục lục hồ sơ, công cụ này giúp cho việc quản lý và tra tìm tài liệu của Sở khi cần.
- Riêng đối với các hồ sơ, tài liệu từ năm 2014 đến nay khoảng 150 mét giá tài liệu Sở chưa thực hiện chỉnh lý và hiện đang bảo quản ở các phòng chuyên môn do Sở chưa bố trí đủ diện tích kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu nên chưa thu thập về để chỉnh lý. Do vậy, các hồ sơ trong lưu trữ chưa phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của Sở. Chính vì vậy, tài liệu trong Phông lưu trữ cơ quan còn thiếu, làm cho chất lượng hồ sơ kém, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ của Sở chủ yếu được tiến hành kết hợp trong quá trình chỉnh lý. Đây là hình thức chủ yếu để cơ quan xác định giá trị tài liệu. Nhờ thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu thì mới được lựa
chọn và định ra được thời hạn bảo quản tài liệu đưa vào kho lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ Sở, tác giả thấy việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ là “lâu dài - vĩnh viễn, tạm thời” đối với giai đoạn tài liệu được chỉnh lý từ năm 2011 trở về trước, khi chưa xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan và kinh nghiệm của công chức lưu trữ. Bởi vậy, khi nghiên cứu Mục lục hồ sơ ở các năm trước đây, có thể nhận thấy, tất cả các hồ sơ lưu trữ đều chỉ định thời hạn bảo quản “lâu dài” mà không tìm thấy bất kỳ hồ sơ nào có giá trị “vĩnh viễn”.
Đến năm 2011, việc xác định giá trị tài liệu tại Sở được cụ thể và thuận lợi hơn nhờ vận dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 ngày 6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, mặc dù Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã xác định giá trị cho nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại Mục số 13 nhưng những hồ sơ quy định tại nhóm này chỉ là một số tài liệu quản lý, chưa cụ thể được các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của từng ngành. Theo Khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ…”. Chính vì vậy, khi xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở gặp nhiều khó khăn trong việc xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành trong khi Bộ Khoa học và Công nghệ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thì việc xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu, chuyên ngành còn mang tính chủ quan của công chức lưu trữ nên việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở chưa thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó, tâm lý sợ tài liệu hủy có giá trị nên lưu trữ hồ sơ tràn lan, không đưa vào tiêu hủy dẫn đến kho không đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu nên Sở chưa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định đối với những hồ sơ tài liệu không còn giá trị. Ngoài ra, việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử Thành phố cũng chưa thực hiện được.
2.3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu, là cơ sở để xác định việc bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu được chính xác, nhanh chóng. Tại Sở Khoa học và Công nghệ, toàn bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan được thống kê vào Mục lục hồ sơ. Việc tra tìm tài liệu ở Sở được thực hiện qua chủ yếu tra tìm qua Mục lục hồ sơ. Sở có duy nhất mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để thống kê tài liệu vừa là công cụ để tra tìm tài liệu lưu trữ, còn các công cụ tra cứu tài liệu khác như các bộ thẻ tra tìm tài liệu, sách chỉ dẫn phông, kho lưu trữ... Sở không sử dụng.
Sở Khoa học và Công nghệ đang xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ hiện đại. Ngoài mục lục tra tìm thì hiện tại Sở đã và đang thực hiện số hóa đưa tất cả các tài liệu lưu trữ vào trong máy tính tất cả các dữ liệu được lưu trữ bằng phần mềm nhằm đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hoá tối ưu hiệu