8. Cấu trúc đề tài
3.8 Bố trí nơi làm việc một cách khoa học hợp lý
Bất cứ môt thực thể nào tồn tại và phát triển trong môi trường nhất định. Môi trường bao gồm nhiều yếu tố, đan xen, tác động lẫn nhaụ Bên cạnh 8 tiếng làm việc mỗi ngày, mọi cán bộ, công chức đều cần tới khoảng thời gian dành cho việc nghỉ ngơi,ăn uống. Vì vậy thời gian làm việc tại cơ quan là rất quan trọng. Nếu cần có đủ sự khoan khoái, hứng thú trong công việc thì họ sẽ cảm thấy thời gian ngắn lạị Do đó, hoạt động hành chính cần tạo điều kiện lao động để tăng năng suất, tinh thần làm việc và sự an toàn cũng như duy trì khả năng công tác lâu dàị Bên cạnh đó, lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến đời sống tinh thần của nhân viên.
UBCKNN nên bố trí các phòng ban khoa học, sử dụng tối đa khoảng trống, xây dựng các vách ngăn giữa các bàn làm việc của nhân viên. Cách sắp
xếp này vừa tiết kiệm được chi phí lại tiết kiệm được diện tích, thuận tiện trong việc trao đổi giữa các nhân viên, giảm được thời gian di chuyển, tạo không khí làm việc cũng như mối quan hệ gần gũị Cũng cần chú ý đến các yếu tố làm ảnh hưởng tới tâm sinh lý con người như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tiếng ồn để tạo cảm giác thoải mái trong công việc.
- Ánh sáng
Khi sử dụng ánh sáng là điều cần thiết yếu cho công việc văn phòng nhưng điều này thường bị xem nhẹ trong khi tạo ra môi trường làm việc. Nếu ánh sáng yếu hoặc quá sáng sẽ gây nhức mắt, đau đầu dẫn đến kết quả kém của công việc văn phòng cũng như những hậu quả lâu dài có hại cho nhân viên.
Việc đặt các bàn làm việc cũng rất quan trọng. Nếu có thể chúng nên gần các cửa sổ để nhân viên có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên. Việc dùng ánh sáng tự nhiên sẽ tiết kiệm được chi phí.
Màu sắc:
Cách trang trí có thể giúp cho sự chiếu sáng, đặc biệt vì các màu sáng phản chiếu ánh sáng. Màu sắc không những tác động trực tiếp đến tâm lý của nhân viên mà đối với công việc. Những màu sắc và tươi vui cải thiện tinh thần làm việc, trong đó những màu tối có tác động làm ức chế. Nghệ thuật dùng màu trong công sở rất phong phú, đa dạng và tế nhị. Nó cần được thể hiện để phù hợp với các loại công việc, với giới tính và lứa tuổi khác nhaụ Việc chọn màu thích hợp sẽ tăng cường độ sáng cho phòng làm việc, biến đổi cảm giác về không gian, bảo đảm nhất định về tâm lý cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dàị
- Đưa cây xanh vào các phòng làm việc
Thiết kế không gian xanh tại phòng làm việc không chỉ chú trọng đến khâu thiết kế nội thất, thiết kế không gian sạch sẽ, thoáng đãng mà còn cần phải chú trọng đến vấn đề điều hòa không khí bằng việc thiết thực đó là trồng cây xanh.
Một không gian làm việc phù hợp không chỉ giúp cán bộ, nhân viên làm việc thoải mái và có hiệu quả mà còn có ý nghĩa góp phần tạo nên cuộc sống hạnh phúc.
Cây xanh văn phòng nên chọn những loại cây có khả năng sống trong nhà, có sắc màu tự nhiên, xanh tốt, dễ sống dễ trồng và không tốn nhiều công chăm sóc.
Cây nhiều lá: cây càng nhiều lá càng có khả năng hấp thụ chất độc được tốt hơn.
Cây trồng trong nước: Cây trồng trong nước đặt trong bình thủy tinh nhỏ, tiết kiệm không gian dễ chăm sóc, do cây sống trong nước nên không cần phải tưới nước hàng ngày, thích hợp cho những lúc cán bộ, công chức đi công tác xạ
UBCKNN có thể tham khảo cách bố trí, xây dựng môi trường theo kiểu văn phòng mở để phục vụ cán bộ, công chức, viên chức làm việc như sau:
Tiểu kết chương 3
Trên đây là một số đề xuất về việc nâng cao hiệu quả chất lượng hiện đại hóa văn phòng tại UBCKNN. Dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng công tác HĐH văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.Tôi mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ được lãnh đạo Văn phòng quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục những hạn chế và góp phần hiện đại hóa công tác văn phòng UBCKNN.
KẾT LUẬN
Văn phòng UBCKNN ngày càng hoàn thiện và phát triển về cơ cấu cũng như sự điều hành hoạt động công tác hành chính. Với việc tổ chức linh hoạt đã giúp hoạt động văn phòng UBCKNN hoàn thành tốt nhiệm vụ trong việc tổ chức, quản lý công tác văn phòng, phục vụ cho việc điều hành của văn phòng, cải tiến về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho UBCKNN. Với vị trí trung tâm quan trọng như vậy văn phòng đã củng cố và tăng cường , sắp xếp, tổ chức cơ cấu hợp lý thúc đẩy hoạt động văn phòng UBCKNN hiệu quả, góp phần vào việc cải cách hành chính.
Tuy nhiên ,bên cạnh kết quả đạt được, hoạt động văn phòng UBCKNN vẫn còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi phải có sự điều chỉnh và đổi mới cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng đáp ứng công cuộc cải cách hành chính. Qua việc phân tích thực trạng văn phòng UBCKNN về 4 nội dung: Đội ngũ nhân sự, cơ sở và trang thiết bị, phương pháp về một số kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, bài trí công sở theo hướng hiện đạị Tôi đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng UBCKNN góp phần vào công cuộc cải cách hành chính theo hướng hiện đại, đảm bảo tốt quản lý, điều hành của lãnh đạo, tác nghiệp của cán bộ, công chức, nhân viên khi thực hiện công vụ, trong việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục vụ công tác tra cứu tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác và kịp thờị Đồng thời, tạo ra tác phong làm việc nhanh nhẹn, không quan liêu cũng như xây dựng môi trường làm việc khoa học cho tất cả các cán bộ, công chức, nhân viên khi thực hiện công việc của mình, trách nhiệm thực hiện công việc của cán bộ, công chức, nhân viên được nâng cao, giảm thiểu chi phí văn phòng phẩm của các đơn vị góp phần vào công cuộc hiện đại hóa văn phòng.
Với những phương hướng , giải pháp của Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở nhằm đảm bảo chất lượng hiện đại hóa văn phòng. Như vậy, trong tương lai không xa chúng ta sẽ có một văn phòng có đầy hiện đại để thực
hiện những nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn đổi mới toàn diện của đất nước đặc biệt về cải cách hành chính.
Vì vậy, bảo đảm chất lượng hiện đại hóa văn phòng trong giai đoạn hiện nay không chỉ là vấn đề được Đảng và Nhà nước quan tâm để đáp ứng những đòi hỏi trong thời kỳ đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế mà còn là tiền đề quan trọng và hình thành nên bộ máy kiện toàn mớị
Trong quá trình nghiên cứu đề tài khóa luận, tôi đã vận dụng những kiến thức được tiếp thu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các tài liệu tham khảo và qua quá trình khảo sát tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước để giúp tôi trang bị những kiến thức nhằm thuận lợi trong việc nghiên cứu khóa luận về vấn đề hiện đại hóa văn phòng. Với kiến thức hạn chế, khóa luận của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, kính mong nhận được những nhận xét, góp ý của các nhà khoa học để báo cáo được hoàn thiện hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.Bộ Nội vụ ( 2011), Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
3.Chính phủ (1996), Nghị Định số 75/1996/NĐ-CP ngày 28 tháng 11 năm 1996 về việc thành lập Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.
4.Chính phủ(2001), Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của về quản lý và sử dụng con dấu.
5.Chính phủ(2011), Nghị Quyết số 30C/NQ – CP ngày 8 tháng 11 năm 2011 ban hành chương trình tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2013.
6.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),
Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nộị
7.Lưu Thị Mai Huế, Vấn đề ứng dụng văn phòng điện tử tại cơ quan Bộ Nội Vụ.
8.Nguyễn Hữu Thân, (2003), Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản Thống kê.
9.Nguyễn Hữu Tri, (2003), Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật.
10.Theo từ điển tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học chủ biên, Nxb Đà Nẵng, năm 2009
PHỤ LỤC
Phụ lục 2: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức Văn phòng Uỷ ban chứng khoán nhà nước. Chánh Văn Phòng Phó Chánh Văn Phòng Phó Chánh Văn Phòng P. Hành chính P. Thư Ký P.Tổng hợp dự báo P. Thông tin và quan hệ khách hành Đại diện Văn phòng TP. Hồ Chí Minh