8. Cấu trúc đề tài
2.2.2.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hiện đại hóa của
văn phòng
Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng cũng như lợi ích của công nghệ thông tin mang lại, văn phòng UBCKNN đã và đang từng bước đẩy mạnh sử dụng công nghệ thông tin vào trong công tác hoạt động của đơn vị. Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đã góp phần tạo động lực và sức bật mạnh mẽ cho công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại, hỗ trợ hữu hiệu quá trình đi lên và hội nhập của văn phòng UBCKNN vào công cuộc cải cách thủ tục hành chính ngày naỵ Ngoài việc trang bị các cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại như : Điện thoại, máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy… vào các hoạt động văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Song văn phòng UBCKNN đã sử dụng các phần mềm hiện đại vào công tác văn phòng nói riêng và UBCKNN nói chung như:
+ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là một loại phần mềm hiện đại mà các cơ quan hành chính đang sử dụng nói chung và Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước nói riêng.
Với tiêu chí về giải quyết công việc giấy tờ một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả thì việc đẩy mạnh các cán bộ, công chức, viên chức sử dụng phần mềm diễn ra rất phổ biến tại văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Đặc biệt, các cán bộ văn thư, người trực tiếp quản lý văn bản cơ quan. Trước khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản thì cán bộ, công chức, viên chức phụ trách văn thư phải trực tiếp làm các công việc như: Tiếp nhận văn bản, in văn bản đến các thành phần liên quan, phát văn bản đến các phòng ban thì nay cán bộ văn thư chỉ cần một vài giây bằng một vài cú nhập chuột là có thể gửi tới đối tượng cần biết thông tin.Bên cạnh đó, còn dùng để nhập công văn đi và công văn đến trực tiếp hay tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhằm theo dõi và cập nhập một cách nhanh chóng, kịp thời cho công việc hành chính cơ quan.
Bên cạnh đó, còn sử dụng phần mềm edoc – edoclike dùng để tích hợp văn bản điều hành từ bên Bộ Tài chính chuyển về và từ UBCKNN chuyển sang bộ. Việc xin số công văn, quyết định từ Bộ Tài chính toàn đẩy qua phần mềm, duyệt văn bản và lấy số tự động ở trên phần mềm.Thông qua đó, cho thấy sự cải tiến và hiện đại của việc sử dụng phần mềm trong hoạt động hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Đẩy mạnh sự cải cách hành chính thông qua hiện đại hóa hành chính thông qua việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động mạng thông tin điện tử hành chính. Khi sử dụng các phần mềm như vậy giúp cho cán bộ, công chức, viên chức tiết kiệm được thời gian đi lại, cung cấp thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo và các phòng (ban) liên quan.
Thực tế, các cán bộ, công chức, viên chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản vẫn đang gặp nhiều khó khăn, ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc. Khi số lượng công việc nhiều, sự dồn dập, chồng chéo thông tin nó tạo ra sự khó khăn khi đăng nhập phần mềm. Khi phòng(ban), cá nhân
cần văn bản bằng giấy thì phải tra cứu vào danh mục thông tin để tìm kiếm và tải file xuống để phục vụ giải quyết công việc, nó làm mất thời gian, nên cán bộ văn thư khi tải văn bản lên cần giữ một bản để có khi cần, nhằm giảm thời gian tìm kiếm trên phần mềm.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là một yếu tố thể hiện sự hiện đại trong việc giải quyết công việc hành chính, rút ngắn thủ tục, quy trình để giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian, sức lực và phục vụ nhanh chóng cho công việc của lãnh đạọViệc đẩy mạnh cải cách hành chính thông qua việc cải cách thủ tục hành chính bằng phần mềm hiện đại hóa rất hiệu quả. Thông qua đó, lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch bồ dưỡng , nâng cao chất lượng nghiệp vụ khi sử dụng phần mềm để tăng hiệu quả công việc hành chính hơn, tạo nên chất lượng tốt của công tác văn phòng ở UBCKNN.
Bên cạnh đó, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước còn sử dụng các phần mềm + Phần mềm Quản lý tài sản
Phần mềm quản lý tài sản giúp cho văn phòng có thể cập nhập và báo