8. Cấu trúc đề tài
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng có các phòng: 1. Phòng Hành chính; 2. Phòng Thư ký;
3. Phòng Tổng hợp dự báo;
4. Phòng Thông tin và quan hệ công chúng;
5. Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự gồm 27 người, được phân bổ đến các phòng(ban) thuộc văn phòng.
- Về bộ máy văn phòng: 01 Chánh Văn phòng, 02 phó chánh văn phòng,gồm 3 trưởng phòng phụ trách các bộ phận và 21 công chức, viên chức làm việc ở các phòng(ban).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng UBCKNN (Phụ lục 2). 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số 538/QĐ-BTC ngày 22 tháng 03 năm 2016 thì Văn phòng UBCKNN có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
Nhiệm vụ:
Giúp lãnh đạo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo dõi, đôn đốc, điều phối hoạt động của các đơn vị trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, chấp hành quy chế làm việc của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và chế độ thông tin, báo cáo theo quy định; báo cáo Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả triển khai chương trình, kế hoạch công tác định kỳ hoặc đột xuất của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; đề xuất với lãnh đạo các biện pháp chỉ đạo triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo đúng tiến độ.
Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và thư viện tại cơ quan Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cho các tổ chức, cá nhân đến làm thủ tục liên quan đến chứng khoán và thị trường chứng khoán; làm
đầu mối tổ chức triển khai thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước giao
Quyền hạn:
Tổ chức chỉ đạo triển khai lĩnh vực công tác được giao thống nhất trong Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; tham gia biên soạn tài liệu và đào tạo công chức; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
Được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cung cấp số liệu, tài liệu có liên quan phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn được giaọ
Được ký thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước các văn bản hướng dẫn, giải thích, trả lời các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo Quy chế làm việc của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
2.2 Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước Nhà nước
2.2.1 Đội ngũ nhân sự làm việc ở văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước Nhà nước
Nhân sự làm việc văn phòng là đối tượng trung tâm, chủ thể của văn phòng. Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước được thành lập và vận hành theo thời gian, ngày càng phát triển như hiện nay chính là nhờ năng lực cống hiến của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức . Để thực hiện tốt về cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước thì vấn đề chuẩn hóa đội ngũ rất cấp bách cho việc thực hiện hoạt động công tác văn phòng. Một trong những nội dung quan trọng của hiện đại hóa văn phòng chính là đội ngũ nhân sự có chất lượng.
Hiện nay, đội ngũ nhân sự trong văn phòng với số lượng và trình độ chuyên môn như sau:
STT Phòng, ban trong Văn phòng UBCK Sốlượng (người)
1 Phòng Hành chính 8
2 Phòng Tổng hợp dự báo 2
3 Phòng Thư ký 3
4 Phòng thông tin và quan hệ đại chúng 6
5 Văn phòng đại diện TP.HCM 5
Số lượng cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng năm 2016
Về cơ cấu độ tuổi
Văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước tính đến thời điểm tháng 12/2016 gồm 27 cán bộ, công chức, viên chức. Trong đó gồm: 5 cán bộ, 17 công chức, 4 viên chức. Thực tế khảo sát được, nhân sự ở Văn phòng có độ tuổi trung bình từ 35 tuổi – 50 chiếm tuổi tỷ lệ lớn. Còn độ tuổi từ 24 tuổi – 30 tuổi thì chiếm tỷ lệ ít. Từ khảo sát trực tiếp về cơ cấu độ tuổi như trên cho thấy tỷ lệ cán bộ, công chức có độ tuổi cao chiếm tỷ lệ cao hơn so với cán bộ, công chức trẻ. Chính điều đó, đã ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng văn phòng trong việc hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. Cụ thể như sau:
Đa số cán bộ, công chức tại cơ quan đều là những người làm việc lâu năm trong nghề nên độ tuổi từ 35 tuổi - 50 tuổi chiếm đa số. Ưu điểm của độ tuổi này là có trình độ học vấn cao, có bề dày kinh nghiệm nghề nghiệp, vẫn đủ sức khỏe để công hiến công việc. Nhưng thực tế hiện nay, độ tuổi như vậy nó ảnh hưởng ít nhiều đến hiệu quả công việc như sau: Khó nắm bắt được phương thức làm việc mới, khó nhạy bén tư tuy trong việc áp dụng các ứng dụng hiện đại văn phòng. Còn đối với cán bộ, công chức trẻ thì họ là những người có tư duy và nhạy bén trong việc sử dụng công nghệ mới, có sức khỏe tốt, phát huy năng lực cũng như đem lại hiểu quả công việc caọ
độ tuổi khác nhaụ Đối với người có kinh nghiệm nghề nghiệp lâu năm thì phải đẩy mạnh việc đào tạo, nâng cao chất lượng nghiệp vụ trong việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại văn phòng, góp phần vào việc giải quyết công việc bằng các ứng dụng để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc một cách hiệu quả. Riêng cán bộ, công chức trẻ không ngừng bồ dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt trong việc áp dụng các phần mềm hiện đại để góp phần nâng cao chất lượng công việc văn phòng. Chính điều đó, nó tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác hành chính thông qua việc xử lý, giải quyết công việc thường ngày của cơ quan.
Về trình độ chuyên môn
Qua phỏng vấn trực tiếp chị Phạm Thị Mận, Phó phòng hành chính của Văn phòng UBCKNN, về trình độ chuyên môn thì chị trả lời như sau: “ Nhìn chung, những năm gần đây trình độ chuyên môn ở Văn phòng có nhiều chuyển biến rõ rệt. Phần lớn trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao,vẫn có nhiều cán bộ trình độ thạc sỹ và trình độ hệ trung cấp vẫn đang còn”. Qua đó, cho thấy được trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức văn phòng có xu hướng phát triển trong việc đáp ứng chất lượng lao động của CCHC hiện naỵ Phần lớn cán bộ, công chức, viên chức có trình độ đại học chiếm tỷ lệ lớn nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả về việc giải quyết công việc. Tuy nhiên, một số cán bộ ,công chức, viên chức có trình độ trung cấp thì đang đẩy mạnh việc đi học nâng cao trình độ để đáp ứng kế hoạch đổi mới chất lượng đội ngũ nhân sự hiện nay của Văn phòng UBCKNN. Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn cao như vậy nhưng phần lớn các cán bộ, công chức, viên chức tốt nghiệp các trường kinh tế, ngân hàng... còn đội ngũ nhân sự tốt nghiệp về cử nhân quản trị văn phòng, văn thư – lưu trữ rất ít. Chính điều đó, nó ảnh hưởng đến việc xử lý công việc nghiệp vụ hành chính có nhiều hạn chế.
- Trình độ tin học:
ở Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước thì tôi có nhận xét như sau: Phần lớn trình độ tin học ở UBCKNN nói chung và Văn phòng UBCKNN nói riêng có tỷ lệ trình độ caọ Thông qua việc xử lý các nghiệp vụ đều từ ứng dụng công nghệ thông tin, đòi hỏi các cán bộ, công chức, viên chức phải đáp ứng cần và đủ để xử lý công việc. Với lĩnh vực chuyên sâu về chứng khoán, mọi hoạt động đều giao dịch thông qua điện từ, đòi hỏi các máy móc, thiết bị phải hiện đại mới phù hợp trong việc giải quyết các công việc thường ngàỵ Không những thế, trong công cuộc cải cách hành chính diễn ra mạnh mẽ ở UBCKNN thì trình độ tin học nó ảnh hướng trực tiếp đến kết quả của việc cải cách trong công tác hành chính, thông qua việc xử lý các thủ tục hành chính qua máy tính, hay các phần mềm quản lý văn bản... Lãnh đạo UBCKNN rất chú trọng đến vấn đề này, và không ngừng nâng cao chất lượng cán bộ, công chức, viên chức thông qua việc mở các lớp tập huấn, đào tạo nâng cao chất lượng để đáp ứng trong công việc văn phòng nói riêng, hoạt động của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước nói chung. Đó là yếu tố cấp bách cần được quan tâm và đẩy mạnh để đáp ứng việc hiện đại hóa công tác văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay tại UBCKNN.
Về kỹ năng nghiệp vụ
Kỹ năng nghiệp vụ là là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể của nhà quản trị. Đối với văn phòng, ngoài việc có trình độ chuyên môn tốt thì cần chú trọng đến kỹ năng nghiệp vụ, chính nó tác động trực tiếp đến hiệu quả của văn phòng. Đối với cán bộ, công chức, viên chức ở văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước có một số kỹ năng nghiệp vụ điển hình như sau:
Kỹ năng hoạch định
Lãnh đạo văn phòng UBCKNN đã tuân thủ theo chính sách, chủ trương, đường lối của Đảng đề ra làm căn cứ cho hoạch định của mình. Đối với việc đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng ở UBCKNN thì lãnh đạo đưa ra
một số một tiêu và đề ra các phương hướng cụ thể để thực hiện nhằm đáp ứng một phần nào đó vào CCHC tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Lãnh đạo văn phòng UBCKNN đã vận dụng kỹ năng hoạch định vào hoạt động văn phòng cơ bản là hiệu quả. Cụ thể như sau:
Hằng năm, văn phòng phải có báo cáo về nguồn nhân lực mà đang đảm nhiệm công việc ở văn phòng. Thông qua báo cáo giúp lãnh đạo văn phòng nắm rõ số lượng cũng như nhiệm vụ của từng cán bộ, để từ đó có chính sách hoạch định lại cơ cấu nhân sự cho hợp lý phù hợp với quy mô của tổ chức, tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự, hay bố trí nhân sự nhưng không có việc. Hoạch định về nhân sự nhằm giảm sự chồng chéo trong việc bố trí nhân sự, hoạch định về tài chính nhằm tránh sự chi tiêu lãng phí ảnh hưởng đến ngân sách của UBCKNN.
Hiện nay, UBCKNN đang thực hiện công cuộc cải cách hành chính thì vấn đề bố trí nhân sự hợp lý cũng là một yếu tố thúc đẩy sự phát triển của việc đổi mới hành chính.
Không những vậy, lãnh đạo còn hoạch định về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng để nhằm cung cấp đầy đủ, phù hợp với công việc văn phòng tránh tình trạng lãng phí góp phần tiết kiệm ngân sách cho UBCKNN.
Kỹ năng tổ chức
Văn phòng muốn hoạt động hiểu quả thì lãnh đạo cơ quan cần phải có sự quan tâm, chú trọng hơn về vấn để tổ chức hoạt động chung của văn phòng.
Trong một số hoạt động văn phòng như: Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức hội họp... đòi hỏi lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức, viên chức phải có kỹ năng về nghiệp vụ để phối hợp để hoàn thành công việc được tốt hơn. Như trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo thì cán bộ, công chức văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các cơ sở vật chất cần thiết, giấy tờ liên quan đến chuyến đi, liên hệ nơi đến công tác giúp
lãnh đạo chủ động được mọi công việc, nhằm đạt hiệu quả cao trong chuyến đi công tác.
Chính vì vậy, kỹ năng tổ chức có vài trò quan trọng đối với lãnh đạo hay cán bộ , công chức văn phòng UBCKNN. Cần phải có sự phối hợp linh động, giúp đỡ khi cần để tăng hiệu quả cho công tác văn phòng. Lãnh đạo văn phòng được thủ trưởng đánh giá cao về kỹ năng tốt chức hoạt động văn phòng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cho việc cải cách hành chính UBCKNN.
Kỹ năng kiểm tra, giám sát
Công tác văn phòng có rất nhiều nghiệp vụ cơ bản khác nhaụ Để thực hiện tốt từng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức thì đòi hỏi lãnh đạo cần phải có kế hoạch cụ thể về việc ban hành một số văn bản cần thiết trong việc đánh giá chất lượng hoạt động văn phòng của một số đơn vị.
Như trong vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản , với trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBCKNN phải kiểm soát được quy trình soạn thảo của nhân viên, phát hiện ra sai sót thì phải có phương pháp điều chỉnh để góp phần làm tăng hiệu quả của chất lượng văn bản được ban hành.
Nhìn chung, kỹ năng kiểm tra, giám sát trong hoạt động văn phòng UBCKNN chưa đạt được kết quả caọ Lãnh đạo chưa thật sự quan tâm về chất lượng hoạt văn phòng, không kiểm soát chặt chẽ các hoạt động cũng như quá trình thực hiện các công việc văn phòng. Từ đó, lãnh đạo văn phòng cần phải có ý thức trách nhiệm hơn trong vấn đề kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của cán bộ, công chức trong công tác văn phòng hiện naỵ
Về kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm là khả năng đàm phán, sắp xếp một công việc có hiệu quả của một nhà quản trị. Đối với văn phòng UBCKNN, kỹ năng mềm của các cán bộ, công chức, viên chức có nhiều nét nổi bật, tạo nên nét riêng đối với văn hóa công sở đối với văn phòng nói riêng, UBCKNN nói chung. Cụ
thể như sau:
Kỹ năng giao tiếp:
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt mục đích nào đó. Nhìn chung, văn phòng UBCKNN các cán bộ công chức, viên chức ứng xử rất lịch sự, niềm nở, hòa đồng. Đối với khách hàng khi đến Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, được đón tiếp và chỉ dẫn nhiệt tình, thể hiện sự tôn trọng khách hàng, tạo hình ảnh đẹp trong lòng khách hàng khi đến Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước để giao dịch công việc. Điều đó ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo kỹ năng mềm cho cán bộ, công chức, viên chức. Riêng cá nhân tôi nhận thấy, khi đến Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước thì được các chị lễ tân hướng dẫn rất nhiệt tình , cán bộ, công chức văn phòng thì niềm nở tạo điều kiện cho tôi trong việc tìm kiếm, khảo sát nhằm đáp ứng mục đích tôi cần.Tôi nhận thấy rằng, Văn phòng UBCKNN đang thực hiện tốt khẩu hiệu: “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. Qua đó, cho thấy được sự ảnh hưởng lớn từ kỹ năng giao tiếp đối với chất lượng công sở,để từ đó đánh giá được hiệu quả chất lượng văn phòng xuất phát từ thực tiễn của cán bộ, công chức, viên chức. Lãnh đạo văn phòng cần đẩy mạnh việc khuyến khích, tuyên truyền và có những chính sách phù hợp, cụ thể, sát với yêu cầu thực tiễn để cán bộ, công chức cùa cơ quan tận tâm công tác, phục vụ và cống hiên năng lực vào sự phát triển của cơ quan tổ chức.
Kỹ năng thuyết trình:
Thuyết trình là một hành động có tác động rất mạnh mẽ trong hoạt động văn phòng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Đối với kỹ năng thuyết trình của các cán bộ, công chức, viên chức ở văn phòng UBCKNN đã đạt nhiều kết quả tốt. Với bộ phận thường xuyên giao dịch trực tiếp với các doanh nghiệp để giải quyết giấy tờ kinh doanh, hay các hoạt động khác thì kỹ năng thuyết trình đã tạo ra nhiều thành quả lớn , đem lại nhiều cho việc phản ảnh đến chất lượng của cán bộ, công chức, viên chức ở văn phòng
UBCKNN. Nó là khả năng đàm phán khách hàng, việc giải giảng các quy trình khi đến giải quyết các thủ tục hành chính ở UBCKNN. Điều đó, tô đậm