8. Cấu trúc đề tài
2.2.3.1 Xây dựng quy trình làm việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng
Để hoạt động văn phòng UBCKNN hiệu quả, ngoài việc nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự văn phòng, trang bị các cơ sở vật chất hiện đại hỗ trợ trong công việc thì việc xây các dựng quy trình nghiệp vụ văn phòng để tổ chức khoa học các công việc trong văn phòng là yếu tố rất quan trọng, góp phần nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động văn phòng. Sau đây là một số quy trình về công tác văn phòng mà ở UBCKNN đã xây dựng được:
- Quy trình về soạn thảo và ban hành văn bản
Văn phòng nói riêng và UBCKNN nước nói chung là một cơ quan Nhà nước nên việc tuân thủ đầy đủ các yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản rất được chú trọng và chuẩn hóa thành các biểu mẫu theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTC ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
Để thuận tiện cho việc thực hiện đúng quy định về việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản, văn phòng UBCKNN đã xây dựng hai quy trình cụ
thể, công khai minh bạch để giúp cho cán bộ, công chức, viên chức có thể theo dõi và vận dụng vào nghiệp vụ hành chính cho toàn UBCKNN nhằm đảm bảo thực hiện công việc và cung cấp thông tin chính xác kịp thời chính xác.
Sơ đồ soạn thảo văn bản của văn phòng UBCKNN
Quy trình soạn thảo văn bản ở văn phòng UBCKNN được các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện rất tốt. Việc cung cấp thông tin chính xác làm tăng giá trị của chất lượng văn bản. Bên cạnh đó, lãnh đạo đánh giá rất cao về kỹ năng soạn thảo văn bản của đội ngũ nhân sự văn phòng UBCKNN. Thông qua đó, cho thấy được trình độ chuyên môn cao của cán bộ văn phòng. Và sự kiểm tra, giám sát từ phía lãnh đạo nhằm tăng hiệu quả công tác văn phòng. Qua quá trình khảo sát, và tiếp xúc văn bản tôi nhận thấy rằng: Soạn thảo văn
Thu thập và xử lý thông tin
Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo Duyệt văn bản Hoàn thiện các thủ tục Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản
bản đảm bảo về thể thức lẫn nội dung, đảm bảo đúng quy trình soạn thảo văn bản. Ví dụ : Soạn thảo công văn đi của văn phòng UBCKNN cụ thể như sau:
Chuyên viên được giao phụ trách soạn thảo công văn đi thì có trách nhiệm tổng hợp ý kiến từ các phòng liên quan đến thông tin soạn thảọ Sau đó, chuyên viên tiến hành việc soạn thảo công văn đi và khi đã soạn thảo xong chuyên viên soạn thảo ký nháy phần kết thúc văn bản, rồi tiếp tục chuyển lên lãnh đạo phụ trách nhóm ký nháy vào phần nơi nhận, tiếp theo là trình ký lãnh đạo cấp vụ hoặc cấp ủy ban.
Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng UBCKNN rất hiệu quả, đúng với tích chất công việc, đảm bảo việc thực hiện đúng quy định đưa ra, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng.
Quy trình ban hành văn bản của văn phòng UBCKNN cụ thể như sau:
Sơ đồ về ban hành văn bản của văn phòng UBCKNN
Quy trình ban hành văn bản của văn phòng UBCKNN đã đảm bảo việc thực hiện đúng quy trình, đạt hiểu quả cao trong công việc. Từ đó, thấy rõ
Soát lại văn bản
Vào sổ đăng ký văn bản đi
Chuyển giao văn bản
Lưu văn bản ở văn phòng
trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức ngày càng cải thiện và nâng cao đáp ứng yêu cầu của việc chuẩn hóa đội ngũ trong công cuộc cải cách hành chính hiện naỵ
Như vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng UBCKNN nói riêng và UBCKNN nói chung đang được tiến hành một cách trình tự và khoa học nhằm đảm bảo được chất lượng văn bản và giá trị thông tin mang lại nhằm phục vụ cho việc giải quyết công việc cho cơ quan. Đảm bảo nhanh chóng, kịp thời để giúp lãnh đạo có thể xử lý công việc, tránh tình trạng chồng chéo công việc, giảm sự kêu ca, góp phần nâng cao chất lượng công tác của văn phòng.
Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở dạng công khai hóa nhằm cho các cán bộ, công chức, viên chức có thể cập nhập liên tục để việc soạn thảo văn bản một đơn giản hóa mà chất lượng văn bản caọ Văn phòng UBCKNN đã tham mưu cho lãnh đạo về việc ban hành một số văn bản quy định về vấn đề soạn thảo văn bản đúng quy định của nhà nước, nhằm tối giản hóa thủ tục hành chính. Cải cách hành chính ở Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã và đang đẩy mạnh việc xây dựng các quy trình ở dạng biểu mẫu các nghiệp vụ để tạo điều kiện cho lãnh đạo có thể kiểm tra, giám sát kịp thời và có những biện pháp xử lý nếu phát hiện làm sai quy định của nhà nước thì lãnh đạo UBCKNN phải có biện pháp điều chỉnh nhằm đảm bảo tính thống nhất về quy trình hóa nghiệp vụ để việc thực hiện công việc hành chính có hiệu quả caọ
Qua các báo cáo được khảo sát và quá trình tham khảo thực tiễn về công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản hiện hành của văn phòng UBCKNN thì nhìn chung công tác này đang được lãnh đạo của văn phòng hết sức quan tâm trong thời gian qua, cán bộ công chức, viên chức chấp hành nghiêm túc thực hiện công việc. Theo khảo sát thực tế ở văn phòng ủy ban chứng khoán nhà nước, hàng năm khối văn phòng phải soạn thảo và ban hành
hơn 2000 văn bản trong đó gồm có các loại: Công văn, tờ trình, kế hoạch nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo và hoạt động cơ quan. Chất lượng soạn thảo văn bản rất tốt được lãnh đạo cơ quan đánh giá cao về nghiệp vụ văn phòng. Bên cạnh đó, vẫn còn tồn đọng một số hạn chế trong quá trình soạn thảo văn bản như: Khả năng soạn thảo văn bản của một số cán bộ, công chức còn hạn chế, các văn bản quy định về soạn thảo văn bản thiếu sự chặt chẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ văn phòng. Lãnh đạo cần phải để ý và kiểm soát kỹ hơn để thuận lợi cho công việc hành chính văn phòng UBCKNN.
Qua đó, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cho thấy được sự thay đổi trong cải tiến về việc thực hiện nghiệp vụ theo hướng đổi mới hành chính, nhằm thấy rõ được trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức, viên chức liên quan. Đó cũng là một điểm tiêu biểu trong việc thực hiện công cuộc cải cách hành chính tại UBCKNN.